Teatre Lliure gestiona la difusión de sus
comunicaciones, sus abonados y sus invitaciones
de protocolo mediante Microsoft Dynamics® CRM
Teatre Lliure implanta Microsoft Dynamics CRM para automatizar la difusión de sus comunicaciones, vía e-mail o vía correo ordinario, gestionar las reservas de localidades de sus abonados y las invitaciones de protocolo, sincronizar las suscripciones al boletín semanal procedentes de su portal web y simplificar el proceso de convocatoria de ruedas de prensa y pases fotográficos de los distintos espectáculos del teatro.
| • | Situación
El primer objetivo de Teatre Lliure era el integrar y homogenizar los procesos de difusión de comunicaciones, tan diversos como el boletín semanal, el programa de temporada, los comunicados de prensa, los flyers trimestrales, los flyers pedagógicos, etc., teniendo presente tanto la automatización de procesos hasta ahora manuales como el control de qué difusiones se han enviado a cualquiera de las diferentes cuentas o contactos.
El segundo objetivo consistía en organizar los datos de los diversos actores de forma ordenada en Microsoft Dynamics CRM, bien cuentas del tipo escuelas, promotores, administración pública, prensa, etc. o bien contactos como los participantes en espectáculos, los abonados, los invitados de protocolo, etc.
El tercer objetivo era el poder gestionar las invitaciones de protocolo a los estrenos de cada espectáculo, automatizando dicho proceso para poder enviar dichas invitaciones vía e-mail o por carta o tarjeta mediante correo ordinario; siempre teniendo presente el aforo de la sala.
El cuarto y no menos importante objetivo de Teatre Lliure era la gestión de los abonos y el control de las diferentes modalidades de reserva a funciones así como de la asistencia real a cada espectáculo con la finalidad de optimizar el aforo del mismo.
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| • | Solución
MLa solución para Teatre Lliure, basada en el producto Microsoft Dynamics CRM, consta de los siguientes elementos:
- Definición en Microsoft Dynamics CRM de un sistema de difusión de comunicaciones basado en la automatización de los envíos según el tipo de difusión y según las diversas suscripciones que las cuentas o los contactos tienen asociadas a cada tipo de difusión.
- Sincronización entre el portal web de Teatre Lliure y Microsoft Dynamics CRM para cargar automáticamente los suscriptores al boletín semanal del teatro.
- Definición de las cuentas y contactos según su tipología y asociación automática a los tipos de difusión: convocatorias de prensa para todas las entidades de tipo prensa, recepción de programas de temporada para todos los abonados, etc.
- Gestión en Microsoft Dynamics CRM de las temporadas del teatro, con sus espectáculos, funciones, participantes y autores teatrales.
- Automatización del envío de invitaciones de protocolo a los estrenos de cada espectáculo dependiendo del nivel de protocolo de los contactos: patrones del teatro, VIP’s, prensa, etc. Gestión en Microsoft Dynamics CRM de los abonados, los distintos tipos de abono, las reservas a espectáculos y el control de asistencia a los mismos.
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| • | Beneficios
El primer beneficio obtenido con la implantación de Microsoft Dynamics CRM en Teatre Lliure es la centralización de todos los datos gestionados por el Departamento de Comunicación, hasta entonces residentes en aplicaciones a medida no relacionadas unas con otras.
El segundo beneficio para Teatre Lliure es la automatización de muchos procesos manuales, con el consiguiente decremento en la generación de datos erróneos o inconsistentes: suscripciones al boletín semanal, convocatorias de prensa, reservas de abonos, etc.
Otro de los beneficios es el de disponer de una única herramienta para todas las gestiones propias del departamento, redundando en la eficiencia de la gestión diaria y en la formación del personal; con la posibilidad futura de ir integrando en Microsoft Dynamics CRM otros departamentos del teatro así como una sincronización con el sistema ERP.
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