Olcina Integral de Espacios realizaba su gestión administrativa con hasta 4 sistemas de gestión distintos.

o Gestión contable. (Contaplus)
o Facturación. (Facturaplus)
o Gestión de proyectos. (Presto)
o Gestión de pedidos. (HASYS)

Esta situación hacía complicado el acceso a la información y explotación de forma conjunta, unido al crecimiento continuo de la empresa y a la necesidad de seguir siendo una empresa de referencia en el sector, hacia necesario tomar la decisión de optar por un sistema de gestión que unificara todas las tareas y que ayudara a optimizar la productividad personal así como mejorar el acceso y explotación de la información. Para ello se tomo la decisión de optar por Microsoft Dynamics NAV, desarrollando los módulos necesarios para la integración de las distintas tareas.

Microsoft Dynamics NAV permite la gestión conjunta de los distintos sistemas de información de la compañía referentes a la gestión de sus proyectos y a su ciclo de ventas, permitiendo importar datos de forma unidireccional desde el catálogo electrónico de Steelcase.

En cuanto a las funcionalidades que aporta la herramienta:

- El informe de impresión de la oferta está preparado para mostrar imágenes de los productos con sus textos de características técnicas y para realizar totales y subtotales, además de poder imprimir en distintos formatos y tamaños de letra.
- Al convertir la oferta en pedido se crean de forma automática un proyecto y su presupuesto de proyecto a partir de los datos informados en la oferta, evitando al usuario que tenga que realizar dicho proceso de forma manual.
- Posteriormente al crear una nueva factura se tiene la posibilidad de crear las líneas de factura, también de forma automática, seleccionando unos de los presupuestos de proyecto creados anteriormente.

- Otras funcionalidades relacionadas son:

o Posibilidad de gestionar “% de gastos generales” y “Beneficio Industrial” durante el proceso de gestión.
o Además se dispone de un gestor documental para que la documentación relativa al proyecto esté ligada de manera accesible y permanente.

Olcina IE se puso en contacto con AYAnet para la mejora de su sistema de gestión, realizando la implantación en 2006.

Como resultado de dicha implantación se ha conseguido unificar todos los procesos de la compañía dentro de Microsoft Dynamics NAV con la ventaja añadida de tener centralizado el acceso y la explotación de los datos.

Además, como resultado del desarrollo de adaptaciones a medida se consiguió:

- Integrar el catálogo electrónico de Steelcase con Microsoft Dynamics NAV.
- Automatización de la creación de Proyectos y Presupuestos de proyectos a medida que se avanza en el ciclo de ventas, es decir, al convertir ofertas en pedidos de venta se crean los proyectos. Teniendo en cuenta el gran tamaño de los proyectos el ahorro de tiempo es considerable.
- Mejoras en la gestión comercial: con las mejoras introducidas en las ofertas de venta que proporcionan un mayor y mejor detalle.

En definitiva, gracias a la implantación de Microsoft Dynamics NAV, se ha conseguido integrar todas las áreas de la empresa en un único sistema de gestión y controlar el estado de los proyectos en cada momento.