Con anterioridad a la implantación de Microsoft Dynamics NAV en la empresa por parte de SEINTECO, la gestión de la empresa se realizaba a través de dos aplicaciones independientes: una se ocupaba de la gestión financiera y la contabilidad y otra de la gestión comercial, por lo que el flujo de la información no estaba integrada. "Tener que trabajar con varias aplicaciones supone una serie de desventajas ya que se duplican tareas, y por tanto no se optimiza el tiempo de los recursos" afirma Isabel Cebrián.

Debido a que desde el 1 de Enero de 2005 las empresas agroalimentarias deben obligatoriamente mantener sistemas de trazabilidad, tal y como establece el reglamento 178/2002, en RÍO JALÓN se plantearon la necesidad de integrar toda la información bajo una única solución. "Enseguida advertimos en las demostraciones de SEINTECO que Microsoft Dynamics NAV era la herramienta que necesitábamos para gestionar la empresa de una manera unificada, ya que, además de su enorme funcionalidad, hay que sumar su capacidad de personalización y parametrización a las peculiaridades de nuestro sector y modo de trabajo" añade Isabel Cebrián.

Actualmente RÍO JALÓN, tras haber superado sin excesivas dificultades el traspaso de datos de su antiguo sistema de gestión, está trabajando con Microsoft Dynamics NAV de una forma totalmente coordinada, donde todas las áreas de la empresa, desde la recepción de la fruta en los almacenes, su pesaje, fabricación y posterior gestión comercial y financiera comparten la información, agilizando tareas y con un acceso a la misma mucho más rápida, con el consiguiente ahorro de los recursos y optimización de sus tiempos de trabajo.

El proceso de implantación de Microsoft Dynamics NAV en la empresa sigue un plan de ruta perfectamente delimitado por Seinteco y Agrícola Río Jalón, en donde se establecen una serie de fases y subfases con sus respectivos grupos de trabajo dependiendo de la actividad que se fuera a tratar.

El primer escollo a superar, y que ambas partes consideraban como un paso fundamental y básico para el buen desarrollo de la implantación, fue el diagnóstico de empresa. En él se debía establecer de una forma muy clara la forma de trabajo que hasta entonces tenían aquellas actividades o tareas que eran susceptibles de mejora, las diferentes alternativas que teníamos con Microsoft Dynamics NAV, y por cuáles de ellas optábamos.

Con toda la información que se recogió en el diagnóstico de la empresa, SEINTECO se puso manos a la obra para conseguir que Microsoft Dynamics NAV se ajustara perfectamente a todas las demandas que RÍO JALÓN había solicitado en la fase anterior. Entre todas hay que destacar los siguientes aspectos: una automatización del anterior proceso de fabricación, donde desde el pesaje de la fruta en la báscula se le otorga un número de lote (que reúne las características fundamentales del producto de entrada), todo ello gracias al componente diseñado por SEINTECO que permite la transmisión directa de datos desde la bascula a Microsoft Dynamics NAV, para su posterior almacenaje y venta, controlando de esta manera todo el proceso de trazabilidad de la fruta.

El siguiente paso fue la formación de las personas responsables de cada a área de la empresa, que a su vez se encargaban de enseñar al personal a su cargo. "El manejo de Microsoft Dynamics NAV resulta sencillo, dado que el sistema y la Navegabilidad es muy intuitivo, lo que nos permitió trabajar con la aplicación mucho antes de lo que pensábamos", comentaba Isabel Cebrián.

Durante los primeros días de trabajo con Microsoft Dynamics NAV, SEINTECO dió un soporte personalizado en las oficinas del cliente lo que dio mucha más seguridad y confianza aquellos que debían utilizarlo además de disminuir los posibles errores que pudieran producirse.

Desde la implantación de Microsoft Dynamics NAV en RÍO JALÓN se han producido una serie de mejoras y beneficios, debido principalmente a la optimización de la gestión diaria en todas áreas de la empresa, tanto desde un punto de vista económico como organizativo. Así podemos decir que globalmente la incorporación de Microsoft Dynamics NAV a la empresa ha supuesto un éxito tanto para SEINTECO por el desarrollo del proyecto como para los responsables de RÍO JALÓN por los resultados obtenidos.

Se ha conseguido también un mejor control de los stocks de producto, que conlleva una reducción del tiempo de entrega de los pedidos a clientes, ya que se es mucho más consciente del volumen de disponibilidad de producto que se tiene en una fecha determinada. Gracias a estas mejoras en el servicio y el consiguiente aumento en el grado de satisfacción de los clientes, se ha logrado un aumento de las ventas, al incrementarse el número de pedidos.

La posibilidad de disponer en cualquier momento de información detallada permite tener una visión real de la situación de la empresa a través de la multitud de informes económico-financieros, lo que facilita en gran medida la toma de decisiones para realizar nuevas inversiones y dirigir la compañía hacia un óptimo equilibrio presupuestario.

La piedra angular de todo el proyecto era el control efectivo y real de todo el proceso de producción, desde la recepción de la fruta en la empresa hasta su salida al mercado. Ahora con Microsoft Dynamics NAV se es capaz de determinar una gran cantidad de información de cualquier partida de fruta: agricultor al que pertenece, parcela de la que procede, productos incorporados, fechas de entrada y salida y, cómo no, el cliente que la adquirió. Todas las partidas son controladas y codificadas bajo números de lote y números serie, los cuales reúnen esta información antes descrita.