Actualmente, la tendencia en el mercado se orienta hacia la externalización de servicios para procesos hipotecarios en entidades financieras.

Cada vez más, los proveedores de servicios financieros precisan contar con sistemas eficientes de gestión, que permitan optimizar recursos y tiempo empleado en las operaciones; además de incrementar la fiabilidad de la información.

UGH es una empresa que se orienta hacia la provisión de servicios financieros de outsourcing para entidades bancarias, en la gestión de hipotecas. Para ello, dispone de más de 50 delegaciones provinciales desde donde provee este servicio.

UGH gestiona y registra la información y operaciones contables, a través de un sistema denominado TSEO. Este sistema revisa expedientes y realiza el seguimiento correspondiente; además de generar movimientos contables que se replican en diarios generales para su posterior integración en Microsoft Dynamics NAV.

Esta herramienta de registro, procesa únicamente datos contables en registros diarios y no realiza procesos de análisis de la información resultante.

En consecuencia, situaciones como la presentación periódica de libros fiscales (IRPF, IVA, etc.), eran tareas que se realizaban manualmente. El análisis de datos y consolidación de la información, demandaban un tiempo considerable y debían ser realizadas por personal especializado generando costes adicionales.

Asimismo, su operativa administrativa estaba condicionada por el procesamiento manual de entrada de facturas, actividad que consumía tiempo y generaba frecuentes incompatibilidades en la secuencia de registros e identificación de documentos.

A través de una consultoría de procesos, el equipo de profesionales de Active planteó una serie de modificaciones en determinados procesos de gestión en UGH, con el fin de incrementar la fiabilidad de la información, sin necesidad de cambiar la estructura básica de su sistema.

También fue necesario realizar un exhaustivo análisis de la información adicional que requería Microsoft Dynamics NAV para el suministro de información fiable y concluyente.

Entre las modificaciones realizadas en los sistemas de UGH, se destacan:

- La centralización e integración de toda la información resultante en Microsoft Dynamics NAV para su posterior análisis.
- La habilitación de un módulo de análisis financiero, que permite mantener la información contable y fiscal completamente actualizada y lista para ser extraída de forma automática, en cualquier momento.
- También se destaca la creación de un menú de selección para registrar operaciones, que permite que cualquier movimiento elegido, siga su propia secuencia lógica, evitando la duplicidad de procesos, documentos, tareas y/o registros.
- Por último, las operaciones de facturación manual han sido eliminadas gracias a la importación directa de datos desde Microsoft Dynamics NAV, que genera las facturas de venta o compra automáticamente, evitando la entrada manual para cada operación.
- La validación final se produce cuándo la información se registra desde Microsoft Dynamics NAV y, de éste modo, se aplican las reglas de negocio establecidas para ser gestionadas por el usuario.

Actualmente, el sistema se encuentra funcionando de manera óptima y obtiene como resultado, información fiable en menor tiempo.

El análisis de la información contable y fiscal es ágil y automático, obviando la recopilación manual y reduciendo al mínimo la probabilidad de error.

Se han optimizado los procesos y centralizado la información en un solo sistema, dedicando un mínimo de recursos, lo que permite garantizar que la información que se obtiene es única e igual para todos. Además, se encuentra accesible para cualquier usuario y se actualiza en tiempo real.

También, se ha conseguido minimizar los esfuerzos administrativos, mediante la automatización de tareas como la generación de informes, documentos y presupuestos, que ahora están perfectamente integrados con la ofimática de la empresa (Word, Excel...).

Además, gracias a la automatización de procesos se han optimizado tanto los recursos humanos, como los costes y el tiempo empleado.

Funcionalmente, la relación entre departamentos ha mejorado significativamente, dado que los procesos están definidos en el sistema.

Así los responsables de cada área pasan a disponer de las soluciones de gestión adecuadas a las necesidades propias del negocio, facilitando en gran medida el trabajo en equipo y el diálogo interdepartamental.