Cinco sugerencias y trucos para usar Word en los negocios

La mayoría de la gente no utiliza todas las funciones integradas que acompañan a sus aplicaciones de software. Todos tendemos a quedarnos con las funciones que encontramos más útiles, y ya no investigamos más.

A continuación señalo cinco funciones integradas en Microsoft Word, el software de procesamiento de textos de Microsoft Office que utilizo en mi negocio para ahorrar tiempo y dinero. Écheles un vistazo y vea si alguna de ellas puede venirle bien también a usted.

1. Cree y diseñe usted mismo el membrete de su empresa, sus propias plantillas y mucho más

Todas las empresas necesitan un membrete oficial. Pero no es necesario encargarlo a otra empresa. Si sabe qué diseño quiere, podrá crearlo usted mismo en Microsoft Word y guardarlo como plantilla para utilizarlo después cuantas veces quiera.

Los membretes no tienen por qué ser rebuscados; pueden ser muy sencillos. Por ejemplo, bastaría con incluir el nombre de la empresa, la dirección y el número de teléfono. Word proporciona gran cantidad de fuentes y tamaños.

Pero supongamos que usted quiere añadir una imagen a su membrete. Podría digitalizar su logotipo y añadírselo. Aunque también hay otra opción.

Microsoft tiene una enorme colección de imágenes prediseñadas gratuitas. ¿Quiere agregar una flor? Microsoft le ofrece más de 1.000 diseños. Esta colección de imágenes prediseñadas está disponible para usuarios de Word registrados en la galería de imágenes prediseñadas de Microsoft Office.

Microsoft también ofrece plantillas gratuitas para cartas, etiquetas y formularios a través de su galería de plantillas. (La mayoría de ellas funcionan en Word, si bien algunas se ejecutan en otros programas de software. Por ejemplo, las plantillas de administración de proyectos sólo pueden abrirse en Microsoft Project 2000 o en una versión posterior.)

2. Envíe la misma carta a muchos destinatarios sin tener que incluirlos por separado

Supongamos que tiene que enviar el mismo anuncio publicitario a todos sus clientes. O que quiere hacer público un cambio en el personal. Puede parecer desalentador, pero no tiene por qué serlo, pues la función de combinación de correspondencia de Word simplifica enormemente esta operación.

Básicamente, Word utiliza una lista de nombres y direcciones almacenadas en una tabla. Esta tabla se puede crear en Word, en Access (un programa de base de datos de Microsoft), o incluso en Microsoft Outlook®. Todos estos programas forman parte de Microsoft Office.

Obviamente, esta función resulta realmente útil si se programa con antelación. Probablemente le haga falta una base de datos, en cuyo caso, Access es la mejor opción. No obstante, la curva de aprendizaje en este caso es mucho más empinada que si se incluyen todos los datos en Excel (también parte de Microsoft Office). En este ejemplo vamos a usar Excel, pero sepa que dispone de más opciones.

Comenzamos el proceso con la carta. Supongamos que todos van a recibir la misma carta; no se puede personalizar demasiado. Cuando escriba la carta, deje un espacio en blanco en la dirección del destinatario y en la fórmula de saludo.

Cuando vaya a preparar su tabla de Excel, obviamente necesitará el nombre de los destinatarios y sus direcciones, al igual que un campo para incluir la fórmula de saludo. Si, por ejemplo, uno de los destinatarios de la carta fuese a ser Ricardo Morales, la fórmula de saludo podría ser simplemente, «Querido Ricardo». Si su relación con el Dr. Ricardo Morales es más formal, podría ser «Estimado Dr. Morales». Así pues, los nombres de la columna correspondiente a la fórmula de saludo serían «Ricardo» o «Dr. Morales».

Ahora es el momento de abrir la carta. Haga clic en Herramientas > Cartas y correspondencia > Asistente para combinar correspondencia. Sigas las instrucciones del asistente. Si el vínculo de la libreta de direcciones y de la fórmula de saludo no se insertan correctamente, use la opción Más elementos.

Además de en las cartas, la función de combinación de correspondencia también le permite insertar direcciones en sobres y en etiquetas. Esta posibilidad puede serle muy útil.

3. Agregue una marca de agua al documento para dar a entender que se trata de un borrador

Supongamos que tiene que enviar una circular al personal con una propuesta, y quiere asegurarse de que no se va a tomar por un documento terminado. Una buena manera de hacerlo es incluir una marca de agua que lea, por ejemplo, «Borrador», «Confidencial», «Ejemplo», o cualquier otra cosa que estime oportuna.

Las marcas de agua se distinguen claramente dentro del documento y no perjudican a la visibilidad del texto. Incluso se puede jugar con colores diferentes.

También se pueden incluir imágenes. Supongamos que lleva usted una floristería. Podría incluir un dibujo o una imagen de una flor en todos sus documentos impresos. ¿Le gusta la idea?

Para insertar la marca de agua, haga clic en Formato > Fondo > Marca de agua impresa. Elija las opciones que le interesen y haga clic en Aceptar. Si piensa que va a utilizar la marca de agua frecuentemente, cree una plantilla (vuelva al primer apartado).

Recuerde que, a veces, la línea que distingue algo simpático de algo irritante es delgada. Si los lectores tienen que estar haciendo malabares para poder leer el documento por culpa de la marca de agua, pueden optar por simplemente cerrarlo. Asegúrese de seleccionar las opciones de semitransparente o de descoloración.

4. Esté al tanto de los cambios que realizan los demás en los documentos

Cuando se le devuelve un plan de ventas u otro tipo de documento, a veces es difícil ver qué cambios se han aplicado. Word pone a su disposición una herramienta que lo hace muy fácil.

Así se hace en Word 2002: en primer lugar, abra el documento de Word más reciente. A continuación, haga clic en Herramientas > Comparar y combinar documentos. Localice el documento de Word original. Haga clic en él una vez para resaltarlo. En la esquina inferior derecha, haga clic en el cuadro desplegable y seleccione la opción Combinar en el documento actual.

En Word 97 y en Word 2000: haga clic en Herramientas. Diríjase a Control de cambios y haga clic en Comparar documentos. Localice el documento original de Word y haga clic en él una vez para resaltarlo. Haga clic en Abrir.

A veces, el desarrollo de un documento es tan trabajoso que se puede llegar a perder la noción de lo que se está intentando hacer. Poder volver a consultar las versiones anteriores puede resultar muy útil.

Word lo pone fácil. Haga clic en Archivo > Versiones. Seleccione Guardar automáticamente una versión al cerrar. Cada vez que cierre el documento, se guardará la versión correspondiente.

Cuando quiera consultar una versión anterior, seleccione las mismas opciones. Todas las versiones que haya disponibles aparecerán en un cuadro, la más reciente en primer lugar. Resalte la versión que le interese y haga clic en Abrir.

Para desactivar esta función de almacenamiento de distintas versiones, basta con que elimine la marca de Guardar automáticamente una versión al cerrar. Otra opción es ir eliminando versiones. Para hacerlo, simplemente resalte las que quiera borrar y haga clic en Eliminar.

5. Utilice métodos abreviados para muchas de las tareas

Algunas operaciones se hacen más rápido con el teclado que con el mouse. Probablemente conozca los métodos abreviados más utilizados: Ctrl+C para copiar, Ctrl+V para pegar, Ctrl+Z para deshacer, Ctrl+E para seleccionar todo el texto y Ctrl+P para imprimir. Aquí le ofrecemos una lista con más métodos abreviados que pueden resultarle útiles al trabajar con Word.

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