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Pymes y Tecnología: ¿estamos en ello?

¿Cómo hemos llegado al punto en que a todo el mundo le parece imprescindible disponer de la posibilidad de realizar fotos con el móvil y sin embargo cueste sudores el que una empresa que factura 100.000 euros se gaste 80 en un buen antivirus?

_{Por: Alejandro Asúnsolo del Barco, Microsoft Centro para Empresas y Profesionales}

El tejido empresarial español nos ofrece una cifras cuando menos significativas, con respecto al volumen de las mismas, que pertenecen al grupo del que estamos hablando.

Si en nuestro país hay registradas (tomamos los dados del informe “La microempresa española en la Sociedad de la Información 2004” realizado dentro del proyecto Red.es del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio) en la actualidad un total de 2.813.159 empresas (excluyendo el sector agrícola ganadero).

De ellas, el 51,9 % son empresas sin asalariados, es decir, normalmente gestionadas por Profesionales Autónomos. Ya solo nos quedan 1.353.221. De éstas, poco menos que 4.000 son grandes empresas con más de 250 empleados; 166.600 poseen entre 10 y 249 trabajadores. El resto, es decir, el 87,4% tienen menos de 10 empleados.

Si la Pyme es la empresa que tiene entre uno y 250 empleados, no hay duda: España es un gran conjunto de pymes, si ajustamos un poco, España es un conjunto de microempresas con menos de 10 empleados. ¿Ajustamos más? Entre empresas sin asalariados y empresas con menos de 3 empleados ya estamos sumando el ¡78,9 de las empresas españolas!

No menos importante es cuando nos acercamos a los datos estadísticos en baremos de calidad: con más de 200.000 millones de Euros, representan el 55% del Valor Añadido Bruto de nuestro país, y sus empleados constituyen nada menos que el 79,4% de la masa laboral española.

Parece que los datos son algo más que claros: resultan abrumadores.

Quizá por ello las oportunidades de negocio y los movimientos estratégicos de grandes compañías o corporaciones tienen cada vez más claro el enfoque hacia ese gran conjunto de las llamadas pequeñas y medianas empresas: en ellas está el motor del país, de la economía y, por qué no, del futuro económico de las mencionadas oportunidades de negocio.

Estas empresas se mueven en una media de facturación de entre 50.000 y 300.000 euros anuales. Ello les lleva en la mayoría de los casos a ajustar sus inversiones hasta el último céntimo de euro, lo cual tiene sus elementos positivos y los que no lo son tanto. Por ejemplo, el empresario medio de este país tiene una expectativa real sobre sus movimientos de caja que muchas veces no supera los seis meses. Eso le hace muy reticente, este sería el elemento negativo, a las medianas, ya no decimos grandes, inversiones, pues exige, necesita, un retorno de la inversión mucho más rápida que la que le ofrecen la mayoría de los productos que hoy existen en el mercado.

Por otro lado, ese ajuste de cinturón ha configurado finalmente un empresario mucho más inteligente a la hora de invertir. Donde hace cincuenta años se realizaban grandes desembolsos a la primera de cambio, o se confiaba en los productos del mercado, hoy hay un conjunto de empresarios que miran, remiran, comparan, piensan y vuelven a pensar en qué van a comprar y a quién se lo van a comprar. Este sería el elemento positivo.

La especialización, aumento de la competencia y, en definitiva, el progreso, lleva a los empresarios hacia una necesidad real de distinguirse, de destacar, de abarcar más, de ser el mejor, de conseguir esa idea rompedora. Es en este punto y lugar donde aparece la tecnología, la mayoría de las veces como ayuda, muchas como solución, otras como inversión de futuro y, no lo neguemos, algunas veces también como esa desconocida a la que nunca sabemos cómo acercarnos.

Es cierto. La pyme aun ofrece unos índices de penetración tecnológica bastante por debajo de muchos países que, sobre los números, deberían estar a parejos a nosotros. O mejor dicho, nosotros a ellos. Entre otros datos, citando el Estudio de Red.es, si bien en las empresas de más de 9 empleados hay un ordenador, en las empresas de hasta 3 empleados solo lo hay en el 76% de ellas.

No nos engañemos, decir PC no es hablar de ordenador por empleado. Recientemente Barrabés Consulting, en un informe sectorial desarrollado para la iniciativa Banespyme Espacio Práctico, de la que hablaremos a continuación, detectaba que en algunos sectores como el de la construcción o restauración el número de empleados por PC llegaba a veces a cinco.

El uso que se le da al ordenador en las empresas es fundamentalmente como herramienta de facturación o para el manejo de un programa de ofimática básica. Solo el 40% dispone de algún programa propio del sector en el que trabajan.

Respecto a la conexión ADSL, si a partir de 7 empleados ya disponen de ella casi el 80% de las empresas, en las que no llegan a ese número de trabajadores solo disponen de conexión de alta velocidad el 58%. No queremos abrumar con más datos, además de que entraríamos a hablar de los grandes desconocidos como, por ejemplo, el servidor: mientras en Europa la media es de 38 por cada 100 habitantes, en nuestro país es de solo 6.

¿Estamos presentando un panorama negativo? Como siempre, según desde dónde se analice. Nosotros creemos que la botella no está medio vacía, sino medio llena. Si ustedes leyeran un artículo sobre la presencia tecnológica en los hogares estaríamos hablando en otro tono. Nunca como hasta ahora se han vendido tantos portátiles para los hogares, ocho de cada diez usuarios de PC navegan por la red, en 2004 hay un millón más de conexiones que en 2003, el DVD ya está en el 47% de los hogares, las ventas de televisores de plasma casi se han triplicado y hace tiempo que hay más móviles que líneas fijas (datos del Instituto Nacional de Estadística, www.ine.es).Hace algunos meses, Microsoft desarrolló una serie de ponencias encaminadas a las PYMES. En una de ellas, citando un estudio de Sally Mae, se proponían las siguientes actitudes a la hora de que la empresa y el empresario afrontaran el reto tecnológico.

1. Con Optimismo. Tenemos una visión positiva de la tecnología y la creencia de que nos ofrece un mejor control, flexibilidad y mayor eficiencia en nuestras vidas.

2. Con Innovación. Queremos ser los primeros, los líderes, los pioneros en el uso de nuevas tecnologías.

3. Con Incomodidad. Percibimos una falta de control sobre la tecnología y un sentimiento de ser sobrepasados por la tecnología.

4. Con Desconfianza. Sentimos desconfianza y escepticismo, inseguridad, acerca de la capacidad de la tecnología de funcionar apropiadamente.

A nosotros nos gusta añadir una quinta: la pereza tecnológica, con ella queremos representar una actitud. ¿Cuántas veces un amigo, un conocido o compañero de trabajo le ha descubierto que su PC, móvil, su DVD, su aparato de televisión hace cosas que jamás hubiera imaginado? “Tengo que probarlo”, “pues no tenía ni idea de que se podía hacer eso”...

El ser humano es un tanto perezoso por naturaleza. Dicho de forma sentenciosa, se trata de hacer lo menos posible para conseguir lo mismo. Enfrentado a la tecnología, el concepto de pereza tecnológica es el que provoca que seamos capaces de comprar un artículo nuevo cuando ni siquiera hemos utilizado el 70% de las posibilidades del que tenemos, o, al revés, que mantengamos el artículo sin actualizarlo con las novedades disponibles.

Es decir ¿cómo hemos llegado al punto en que a todo el mundo le parece imprescindible disponer de la posibilidad de realizar fotos con el móvil y sin embargo cueste sudores el que una empresa que factura 100.000 euros se gaste 60 en un buen antivirus?

La respuesta se multiplica en motivos pero redunda en lo mismo: porque no se necesita, porque no se conoce, porque se considera un gasto antes que una inversión. Los datos empíricos demuestran como falsas todas estas afirmaciones, y desde Microsoft disponemos de miles de ejemplos reales para atestiguarlo. ¿Entonces? “Quizá una de las razones de este retraso tecnológico se encuentre en el hecho de que no hemos sabido hablar con ellos en su idioma. Esto es algo que queremos cambiar", señala la directora de Pequeñas Empresas de Microsoft Ibérica, Ana Garcillán.

Efectivamente, se trata de hacer conocido lo que ya se tiene, de enseñar lo que se puede hacer con la tecnología, de ofrecerla como solución directa y real a unos problemas reflejados en el día a día de un negocio. Por eso, donde antes se hablaba de procesadores PIV, 330MHZ, 512 RAM, DVD, etcétera, hay que hablar de cómo puedo como empresario conocer lo que están haciendo mis empleados, cómo puedo ahorrar papel, cómo puedo gastar menos en viajes, cómo me comunico mejor con los distribuidores…

"Trabajar en la forma de comunicar dichos beneficios es el objetivo de administraciones y empresas tecnológicas", dice Garcillán. Y añade: "Ello supone un gran esfuerzo para garantizar el futuro de las pymes, haciendo llegar de una forma más visible tales ventajas, adaptando el lenguaje al negocio".

Responder a los problemas

Donde había listados complejos de funcionalidades operativas ahora hay respuestas a preguntas. No se inventa nada nuevo, el famoso filósofo Popper insistía mucho en que uno no aprende lo que le cuentan, sino por lo que pregunta. Por ello proponía que la actitud de los profesores en la clase fuera sentarse y esperar a oír lo que los alumnos le preguntaran. Eso mismo es lo que ha hecho y sigue haciendo la iniciativa Banespyme Espacio Práctico, desarrollada conjuntamente por Banesto, HP, Microsoft y Telefónica.

Tras preguntar a más de 400 empresas sobre sus problemas, resumieron éstos en poco más de media centena. Las conclusiones eran y son esperanzadoras en muchos sentidos. Por un lado se corroboró que hay muchos problemas comunes independientemente del tamaño o el sector al que perteneciera la empresa. Por otro, además, se comprobó y comprueba que la tecnología soluciona completamente muchos de ellos, cuando no ayuda en un alto porcentaje a muchos otros.

La iniciativa Banespyme Espacio Práctico, enmarcada siempre bajo el objetivo de hablar el mismo lenguaje, sencillo y directo, de los empresarios a quienes se dirigía apostó y apuesta por predicar con el ejemplo. Se deja a un lado la exposición de un caso real para, directamente, crear uno. Para ello y durante 2004, eligieron tres empresas: una joyería de Córdoba, una constructora de la Comunidad Valenciana y una bodega de La Rioja. Tres empresas consolidadas y en pleno funcionamiento pero con lagunas tecnológicas que provocaban duplicidad de trabajos, errores humanos, pérdida de datos, y mucho tiempo perdido.

Bastaron menos de tres meses en cada una de ellas para demostrar en vivo y en directo cómo la tecnología mejoraba considerablemente sus resultados. No lo decimos nosotros, en palabras de José Antonio Nacarino, Administrador de la constructora Intersa Levante, “Intersa Levante es hoy más rentable que hace dos meses. No sólo ha mejorado notablemente su gestión interna, al reducir en un 15 por ciento el tiempo dedicado a las tareas administrativas, sino que también hemos ganado en coordinación y rapidez, lo que ha repercutido de manera considerable en los resultados de nuestro negocio”; Carlos Justo, gerente de la joyería Caryma “Ahora, en menos tiempo, llegamos a más clientes y atendemos muchas más peticiones, algo que resulta fundamental en un momento de evidente expansión internacional, lo que ha provocado que nuestras ventas sean hoy mucho más numerosas”; por último, Carlos Moro, presidente del grupo Matarromera, “realmente el proceso de informatización integral ha sido de gran utilidad, ya que calculamos que el retorno de la inversión se producirá en un corto período de tiempo. Todo ello gracias a que con el mismo número de trabajadores ahora podemos atender un 15 por ciento más de pedidos”.

La tecnología funciona, y funciona bien, el dinero que se destina a las partídas de mejora y desarrollo de cualquier negocio es una inversión. Y hemos visto casos donde esa inversión no es a largo plazo, ese plazo al que, desgraciadamente, no llegan bastantes de las empresas de las que poseemos los datos, sino a medio y corto plazo.

Un documento a revisar por varias personas enviado por correo electrónico se cierra en menos de una hora, cuando por otros medios podría alargarse dos días (y costar mucho más dinero). Un servidor donde alojar documentos compartidos evita malentendidos, duplicados (“¿sabéis cuál es el bueno”?), extravíos y es, por supuesto, mil veces más seguro. Una página Web habla de su empresa en todo el mundo, sin necesidad de movernos del despacho. Los ejemplos ocuparían varios libros.

Nunca es tarde. Es posible que se empezara la casa por el tejado, las empresas dedicadas a la tecnología se han dado cuenta de que durante mucho tiempo han hablado un lenguaje incomprensible y alejado de los problemas de sus interlocutores. Nunca es tarde, volvemos al principio, y en el principio estaba una pregunta: ¿Qué es lo que realmente necesitas?