Desde quienes administran pequeños hoteles hasta el veterinario de la esquina, la diversidad de la pequeña empresa es sorprendente. Sin embargo, a pesar de sus diferencias, las pequeñas empresas comparten muchas de las mismas preocupaciones cuando se trata de utilizar la tecnología para seguir siendo competitivos y mejorar el rendimiento del negocio.

	SUGERENCIA: Tome los cursos breves en línea que se ofrecen para desarrollar sus habilidades en el uso de Microsoft Office. Los cursos pueden ayudarle a aprender desde cómo formatear un documento de Word hasta cómo crear una base de datos en Access. Más información.

Vea si reconoce estas preocupaciones como propias de un dueño o director de una pequeña empresa:

• La tecnología cambia con tanta rapidez que no sé bien lo que necesito, así que prefiero quedarme con lo que ya tengo, pero me preocupa quedarme rezagado
  
  
• Realizar el seguimiento de nuestros clientes es un reto constante y mi actual capacidad tecnológica no puede hacerle frente
  
  
• Mis empleados y yo perdemos demasiado tiempo con el correo electrónico no deseado y preocupándonos por los ataques de virus en nuestros sistemas
  
  
• No puedo dedicar mucho dinero a una gran campaña publicitaria, pero sé que dar a conocer mi empresa es vital si quiero mantenerme a la vanguardia de mis competidores
  
  

Si estos temores le quitan el sueño, aquí tiene algunas ideas que pueden ayudarle a dormir mejor.

Identifique las soluciones que necesita para mantenerse competitivo

Microsoft Office es, hoy en día, el software de productividad más difundido en el mundo. Es el punto de inicio obvio si está pensando en cómo puede ayudarle la tecnología a mejorar el rendimiento de su empresa.

Microsoft Office Small Business Edition 2003 es la versión más reciente de Office, diseñada especialmente para empresas de entre 1 y 25 empleados. Contiene los programas que usted utiliza con más frecuencia: Word, Excel, PowerPoint y Publisher, y el nuevo Outlook con Business Contact Manager, que le ayuda a gestionar sus contactos empresariales y sus oportunidades de ventas. Sin embargo, debido a que se trata de la primera versión de Office que se centra exclusivamente en las necesidades de las pequeñas empresas, contiene funciones que le ayudan a superar muchos de los retos que enfrentan los propietarios y directores modernos.

Lleve a cabo el mejor seguimiento de sus clientes

Puede gestionar contactos, oportunidades de ventas y cuentas, todo en un solo lugar, con el nuevo Business Contact Manager para Microsoft Office Outlook 2003. Además, cada vez que envíe un correo electrónico a un cliente al que haya registrado con anterioridad en Outlook, el correo electrónico se adjunta automáticamente a esa cuenta, de modo que cuando la consulte tendrá un registro de todos los correos electrónicos que le han enviado y que usted les ha enviado, todo en un solo lugar con un acceso rápido y fácil.

Outlook 2003 con Business Contact Manager le permite también:

• Vincular documentos, (correos electrónicos), notas, citas y tareas a sus contactos y registros de oportunidades de ventas
  
  
• Consultar el historial de actividades de su cuenta con un solo clic
  
  
• Gestionar con mayor eficacia a sus posibles clientes a lo largo del ciclo de ventas llevando a cabo un seguimiento de la información más importante, como el potencial de ingresos o la probabilidad de cierre de una venta
  
  
• Generar informes para ayudarle a organizar por prioridades sus oportunidades de ventas y seguimientos
  
  

El tiempo de aprendizaje es mínimo, porque con Business Contact Manager para Outlook 2003 estará trabajando con una herramienta que ya conoce, la interfaz de Outlook.

Reducción del correo electrónico no deseado y protección contra virus

El tiempo que pasa borrando los correos no deseados le roba tiempo a sus actividades empresariales. Con los filtros mejorados para correo electrónico no deseado de Outlook 2003, puede reducir el tiempo de inactividad relacionado con este tipo de correo. También puede añadir direcciones de correo electrónico a la lista de remitentes seguros, a la lista de destinatarios seguros y a la lista de remitentes bloqueados para tener un mayor control de lo que se considerará correo no deseado y lo que no.

Esta función de control de Outlook le permite también:

• Ajustar su nivel de protección según sea necesario para obtener la máxima seguridad; por ejemplo, puede recibir mensajes sólo de su lista de remitentes seguros
  
  
• Actualizar su filtro regularmente en Office Online
  
  
• Bloquear imágenes en mensajes HTML que los que envían correo electrónico no deseado utilizan como "Web beacons" para capturar información sobre usted
  
  

Outlook 2003 también puede ayudarle a protegerse contra los virus, incluidos los virus de macros que se diseminan en los archivos adjuntos de correo electrónico.

Dé a conocer su empresa

Para promover a su empresa o sus servicios sin tener que realizar un gran desembolso, considere aprovechar las herramientas de Microsoft Office Small Business Edition 2003. Éstos son algunos ejemplos:

• Boletines por correo electrónico. Puede elegir una plantilla de diseño en Publisher y usar la función de combinación de correspondencia para enviar boletines a determinadas direcciones de correo electrónico o mensajes personalizados para sus principales clientes.
  
  
• Folletos o tarjetas postales. Con las plantillas de Publisher 2003 podrá crear piezas publicitarias de aspecto profesional, tales como tarjetas de visita, folletos y boletines. Todos pueden personalizarse con la información de su empresa, su logotipo y colores.
  
  
• PowerPoint: Cree presentaciones eficaces para banqueros, clientes o equipos de ventas con las plantillas fáciles de usar de PowerPoint.
  
  

Poner lo mejor de la tecnología moderna al servicio de su negocio es una manera eficaz de mantenerse a la vanguardia de la competencia.