Uno de los más grandes retos de los propietarios de empresas es encontrar tiempo para hacer todo lo que necesitan. Sin importar si es dueño de una florería o de un consultorio dental, lo más probable es que no haya puesto su negocio para pasarse el día realizando tareas administrativas de rutina.

Y sin embargo, seguramente es lo que hace.

	SUGERENCIA: Si necesita enviar una carta comercial estándar, puede encontrar plantillas listas para usarse en Office Online. Hay plantillas para cartas de cobros, anuncios de apertura de tiendas y muchos otros temas más. Podrá utilizar todo el texto ya preparado que quiera. Es una manera rápida de ocuparse de su correspondencia rutinaria.

Puede que no se haya dado cuenta de lo sencillo que es hacer más ágiles muchas de esas tareas administrativas que tanto tiempo le quitan, con sólo aprovechar al máximo las ventajas que le ofrecen los programas con los que probablemente ya cuenta. Microsoft Office Small Business Edition 2003, que incluye Word, Excel, el nuevo Outlook con Business Contact Manager, PowerPoint y Publisher, le ofrece la posibilidad de usar una gran variedad de plantillas diseñadas específicamente para acelerar esas tareas rutinarias.

Las plantillas se crearon para facilitar el trabajo repetitivo que se realiza en todas las empresas del mundo. Puede acceder a ellas en línea, directamente desde el programa de Office que esté usando. La ventaja de usar las plantillas de Office Online es que no tiene usted que comenzar desde cero. Cuenta con una estructura básica, tal vez para un formulario de empleo o un informe de gastos, que puede personalizar de forma sencilla con la información de su empresa, el logotipo y hasta los colores, para satisfacer sus requisitos específicos.

Existen cientos de plantillas que puede descargar gratuitamente en el sitio Web de Office Online. A continuación le presentamos algunos ejemplos de cómo puede usar estas plantillas para hacer más rápidas y eficaces sus tareas administrativas:

• Presentación de un plan de negocios: Si tiene pensado presentar un plan de negocios a personas que están interesadas en invertir en su empresa, la plantilla de plan de negocios de PowerPoint disponible en Office le proporciona un marco completo y atractivo que cubre todos los elementos clave, incluyendo un resumen de mercado, la competencia y los requisitos de recursos. Basta con insertar la información pertinente para su empresa en la diapositiva apropiada y personalizarla como sea necesario.
  
  
• Estados de facturación: No tiene que contratar a alguien para crear estados de facturación profesionales para su empresa. La plantilla de estados de facturación en Excel de Office es fácil de personalizar con la información específica de su negocio, y además cuenta con opciones de desglose que pueden adaptarse a sus procedimientos de facturación.
  
  
• Calculadora de nómina: Con la calculadora de nómina basada en Excel, disponible en Office Online, puede introducir fácilmente la información de sus empleados, el registro del tiempo de trabajo y el salario por unidad de tiempo, y el programa crea automáticamente los comprobantes de pago detallados para cada uno de ellos.
  
  
• Lista de tareas de proyectos: Esta lista electrónica en Excel le permite realizar un seguimiento sencillo de todas las tareas que necesita llevar a cabo. Basta con escribir los nombres de sus proyectos, las tareas y las anotaciones para personalizar su lista. Conforme va realizando las tareas, las puede eliminar de la lista; además, puede usar la función de Autofiltro de Excel para resaltar rápidamente las tareas que ya ha realizado o aquellas que todavía necesita completar.
  
  
• Formulario de evaluación de solicitudes de empleo: El proceso de contratación puede ser extremadamente tardado. Si utiliza la plantilla personalizable para evaluación de solicitantes, disponible en Office Online, puede organizar a los candidatos de un modo eficaz y congruente.
  
  
• Contratos y acuerdos: Si no desea contratar a un abogado para elaborar contratos y acuerdos sencillos, puede ahorrar tiempo y dinero con la amplia variedad de plantillas en el sitio de Office Online. Hay desde formularios para administración de propiedades, hasta acuerdos de confidencialidad.
  
  

Utilizar las plantillas creadas con las interfaces conocidas de Office para agilizar los procesos administrativos rutinarios puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. Y lo más importante, le permite concentrarse en las actividades prioritarias de su negocio.