SUGERENCIA: Para una publicidad más efectiva, dirija el material promocional a aquellos clientes que hayan adquirido los mismos productos u otros similares. Por ejemplo, el propietario de una tienda de mascotas que desee vender comida para gatos podría enviar material promocional a los clientes que ya hayan comprado productos para gatos. Con Microsoft Business Contact Manager para Office Outlook 2003 puede generar un informe en el que se muestren las oportunidades por productos.

Un uso adecuado del tiempo puede ser uno de los mejores indicadores del éxito empresarial; aunque es también uno de los más difíciles de conseguir. Imagínese lo bien que podrían organizarse usted y su equipo... si tuvieran tiempo para organizarse.

Pero hay buenas noticias: conseguir una buena organización para administrar los contactos con los clientes es más sencillo de lo que pueda parecer, gracias a los avances introducidos en el software de administración de contactos. Por ejemplo, el nuevo Business Contact Manager (BCM) de Microsoft para Office Outlook 2003 es casi como un asistente personal de publicidad.

A continuación se describen seis formas de usar BCM para aumentar la eficacia y el éxito de su empresa:

1. Centralice todos los datos importantes de los clientes. Con BCM puede vincular a sus registros de oportunidades de ventas y contactos todo tipo de información de utilidad acerca de sus clientes, como mensajes de correo electrónico, notas, citas y tareas. De ese modo, cuando esté hablando por teléfono con un cliente, sólo tendrá que hacer un clic para conocer su historial de actividad y los datos asociados que pueden ayudarle en la venta.
2. Gestione a sus posibles clientes a lo largo del ciclo de ventas. Cuando organice la información comercial en Business Contact Manager, puede ejecutar informes con formato predefinido para realizar previsiones de ventas con mayor precisión. BCM permite un seguimiento de la información clave, como el potencial de ingresos, la probabilidad de que se concrete la venta y la fecha prevista.
3. Defina prioridades para las tareas según criterios de eficacia. Dedique tiempo a los clientes potenciales más prometedores a través de un seguimiento del estado de los esfuerzos de ventas. Con BCM puede ordenar y filtrar datos con objeto de disponer de la información necesaria para tomar decisiones bien fundadas acerca de sus actividades de ventas. También puede exportar los resultados a un documento de Word o a una o hoja de cálculo de Excel para realizar otros análisis.
4. Obtenga un acceso rápido a la información sobre productos y precios. Si alguna vez ha sentido la frustración que supone no encontrar la lista de precios durante una llamada de negocios, entenderá bien la ventaja que ofrece BCM. Podrá crear presupuestos con rapidez y precisión porque siempre tendrá a mano los datos más actualizados. También puede utilizar BCM para crear presupuestos de servicios especiales o calcular descuentos.
5. Dirija los materiales promocionales a clientes determinados. Si sabe que un cliente que adquirió un producto determinado puede estar interesado en un nuevo producto, tiene la opción de utilizar BCM para generar un informe en el que se muestren las oportunidades por productos. Si filtra el informe podrá ver una lista de clientes que ya hayan realizado compras. En el mismo informe podrá ver también datos acerca de dónde enviar el material promocional a cada cliente seleccionado.
6. Envíe boletines personalizados a los clientes de una zona geográfica determinada. Si desea realizar un envío de correo a los clientes de una zona determinada, puede ordenar en BCM las cuentas y los contactos empresariales por ubicación y después utilizar la opción de combinación de correspondencia de Microsoft Word para enviar los boletines.

El aspecto familiar de BCM
Las ventajas que ofrece un programa como BCM son notables, pero quizá se pregunte si tiene tiempo para aprender a utilizar una herramienta con tantas funciones. Lo bueno de BCM es que funciona en el ámbito de Outlook 2003, un paquete que es probable que a su equipo ya le resulte familiar. Eso significa que podría empezar a utilizar BCM de forma eficaz en muy poco tiempo.

Pero puede comprobarlo usted mismo: siga los sencillos pasos necesarios para crear manualmente un registro de oportunidad en BCM. En este caso, la "oportunidad" hace referencia a una ocasión de venta de productos o servicios a un cliente En los registros de oportunidades se almacena la información acerca de esas ocasiones, que puede ser:

• Información importada o escrita en un formulario de oportunidad
• Registros vinculados
• Elementos de historial

Creación de un registro de oportunidad

1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en la flecha situada junto a Nuevo y, a continuación, haga clic en Oportunidad.
2. Escriba la información correspondiente a la oportunidad. (Para obtener ayuda acerca de cómo introducir información, haga clic en Ayuda de Business Contact Manager en el menú Ayuda del formulario).
3. Haga clic en Guardar y Cerrar.

Nota: cuando vaya a crear varios registros, haga clic en Guardar y Nuevo para guardar la información actual y abrir otro formulario.

Después de haber creado registros de oportunidades, puede utilizar las características de seguimiento e informes de BCM para establecer prioridades entre los datos de compras, realizar un seguimiento de los procesos de ventas y las interacciones con los clientes, así como elaborar previsiones comerciales. También deseará vincular un registro de oportunidad a un registro de cuenta o de contacto empresarial. De ese modo, a medida que avance en el ciclo de ventas, puede ver y actualizar las fases de la oportunidad. También puede crear informes de progreso u ordenar las oportunidades para determinar qué clientes requieren mayor atención.

En caso de dudas sobre si dispondrá de tiempo para organizarse, pregúntese si puede permitirse no hacerlo.