|
Microsoft Office System nos ofrece funcionalidades de alto interés y nos ha facilitado el
desarrollo y la consecución con éxito del proyecto, la colaboración y el trabajo en equipo
Nicolás Gaminde Alix, Director General Cementos Lemona
|
|
| |
|
Cementos Lemona es una compañía fundada en 1917, especializada en la producción y venta de cemento. Con una cifra de negocio próxima a 100 millones de euros y 250 empleados, cuenta con 13 filiales dedicadas a los áridos, morteros y el hormigón y una planta para la fabricación de cemento en Vizcaya, denominada Lemona Industrial.
Desde su nacimiento, Cementos Lemona ha mostrado preocupación por la mejora continua y el capital humano, por lo que valoró la gestión del conocimiento como factor estratégico. En paralelo, comenzó a trabajar en una Web corporativa, proyecto que se amplió para cubrir las necesidades de comunicación interna y externa de la compañía.
Los requisitos de esta nueva orientación justificaron la utilización de herramientas avanzadas para la Gestión de Contenidos, Análisis y personalización del Portal, enlace con el ERP y otras aplicaciones de gestión, almacén de documentos e Intranet, etc., recayendo la elección en herramientas de Microsoft. Posteriormente, durante la fase de definición de requisitos, y ante el anuncio inminente de Microsoft Office System, se decidió incorporarlo al proyecto por sus interesantes funcionalidades.
Situación
Antes de afrontar este proyecto, los empleados de Cementos Lemona disponían de una Intranet básica y el correo electrónico para comunicarse, herramientas insuficientes, según explica Nicolás Gaminde Alix, Director General de Cementos Lemona. En cuanto a la gestión documental, se utilizaba un sistema de archivos estructurado, que funcionaba con dificultades sin alcanzar los objetivos planteados.
Una vez analizadas diversas soluciones alternativas (Desarrollo a medida, Software de Gestión de Contenidos, etc) se optó por una plataforma basada en las tecnologías de Microsoft: la herramienta Content Management Server para la gestión de contenidos en la Web. Esta decisión se tomó en base a criterios de funcionalidad/coste y por la facilidad de integración con la plataforma Microsoft Office System, que se eligió para el desarrollo del Portal del empleado, la Intranet e integración con las aplicaciones de gestión y con la Extranet.
Entre las razones que motivaron la incorporación de Microsoft Office System cabe destacar: la integración que se ha conseguido con el Portal Corporativo, facilitando la interacción entre datos (sobre todo los del ERP) y documentos con las herramientas que se integran: Office 2003, SharePoint Portal Server 2003, Content Management Server 2002 y Biztalk Server 2002 (para que puedan ser utilizadas en una única Plataforma Cliente). Además, en la Intranet, es importante la integración de todas las aplicaciones del Grupo Cementos Lemona, junto con otras herramientas de colaboración como Foros, Mensajería Instantánea, Encuestas, Documentos compartidos, Seguridad de acceso a los documentos, etc. Estas herramientas también mejoran la movilidad, al permitir al usuario acceder a todas sus funcionalidades mediante un navegador y las prestaciones del Portal Personal se ven mejoradas notablemente en lo relativo a la compartición de la información y la colaboración, lo que resulta fundamental para la Gestión del Conocimiento. Por último, la herramienta InfoPath, diseñada para la creación y gestión de formularios (compatibles XML) que, conectados a un Servicio Web (un programa), permite el intercambio de información con los sistemas en uso (ERP, Aplicación de Nómina, Aplicación de mantenimiento, etc.), además de la Publicación de contenidos, mediante una interfaz amigable. ?Microsoft Office System nos ofrece funcionalidades de alto interés y nos ha facilitado el desarrollo y la consecución con éxito del proyecto. Ha sido especialmente interesante la utilización de InfoPath para alcanzar un objetivo principal: la colaboración y el trabajo en equipo? explica Nicolás Gaminde Alix.
Solución
Softec, en colaboración directa con Microsoft, ha diseñado e integrado toda la arquitectura y herramientas de última generación en la empresa vizcaína: el Portal de Intranet, el Portal Público de Internet y la Extranet para el intercambio de información con clientes, proveedores, accionistas, banca, entidades oficiales, etc.
En este sentido, el nuevo Portal de Internet de Cementos Lemona ha provisto a la empresa de un sitio en Internet, donde se puede publicar de forma sencilla información referente a la compañía, tal como: actividades, normativa, información comercial, etc.
Este Portal se ha diseñado con la utilización de Microsoft Content Management Server 2002, que hace posible una gestión sencilla del contenido basada en el uso de plantillas, ciclo de aprobación de contenido a publicar en éste, posibilidad de definición de áreas de acceso restringido y una interfaz sencilla de administración de la estructura del portal y de los permisos de acceso a las distintas áreas en éste. Asimismo, se ha utilizado Microsoft Commerce Server 2002, que es una herramienta de análisis de los flujos de navegación de los usuarios del portal.
Paralelamente, SharePoint Portal Server 2003 provee al sitio web de los servicios de búsqueda sobre el contenido publicado en éste, mientras que InfoPath permite simplificar la publicación de contenido en el portal a través de formularios incluidos en la Intranet, para así facilitar el acceso a ellos por parte de los empleados de Cementos Lemona.
En cuanto a la Intranet, ésta facilita y simplifica el acceso a la información, tanto corporativa como departamental, a los empleados del Grupo mediante una interfaz de usuario intuitiva e integrada con las herramientas de productividad utilizadas habitualmente; herramientas de categorización y clasificación de contenidos; funciones de alertas proactivas sobre contenido publicado en el portal, búsquedas, etc. y herramientas de búsqueda eficaces sobre el contenido del portal y otros identificados en la empresa. Además, proporciona acceso a las herramientas de uso diario para simplificar y acelerar los procesos de negocio internos (Ej.: Aplicación de gestión de nóminas, aplicaciones de banca electrónica, etc.) y favorece la colaboración y compartición de información entre empleados mediante herramientas de publicación y categorización de contenidos sencillas, listas de discusión temáticas y portales temáticos.
La Intranet está basada en SharePoint Portal Server 2003 y está completamente integrada con Microsoft Office System, permitiendo: acceso desde las herramientas de Office 2003 al contenido creado en el portal a través de un panel de tareas; creación de portales de reuniones/documentos a través de Outlook 2003 y la utilización de InfoPath? sobre las plantillas publicadas. ?Queremos que nuestra Intranet se convierta en un portal del empleado que facilite la relación entre las personas, el trabajo en equipo y la compartición del conocimiento de forma fácil? destaca Nicolás Gaminde Alix.
Por ultimo, Cementos Lemona dispone de un sistema de intercambio de documentos electrónicos (EDI), basado en Microsoft Biztalk Server 2002. Este nuevo sistema permite agilizar el intercambio de información referente a productos, pedidos y facturas entre las empresas del grupo y los distintos proveedores con los que trabajan, lo que trae como beneficios: la eliminación del envío de dicha información en formato papel, permitiendo ahorrar costes de impresión, envío y almacenamiento; la eliminación de errores en los datos que pueden producirse al traspasar de forma manual la información del documento papel al sistema de gestión seleccionado; disponer de información siempre actualizada al establecer una comunicación directa y permanente entre los distintos sistemas de gestión utilizados por los proveedores y el sistema ERP de Cementos Lemona; automatizar procesos de negocio en los que intervienen distintas aplicaciones, plataformas y partners de negocio; y disponer de un sistema que les permita almacenar y gestionar su información en un formato estándar (XML).
Beneficios
Entre los principales beneficios del proyecto de Internet, Intranet y Extranet de Cementos Lemona cabe destacar la alta escalabilidad, ya que la nueva infraestructura informática se ha diseñado de tal manera que asegure la reducción de costes en el momento en que sea necesario ampliar su capacidad. Asimismo, es importante la disminución de tiempo y costes de implementación del portal, ya que los profesionales de TI pueden fácilmente incorporar información, aplicaciones y Web Services a través de herramientas familiares. Otros beneficios son: la reducción de tiempo del Help Desk, la simplificación del Back-up y recuperación de la información, el rápido desarrollo e implementación de aplicaciones (utilizando políticas de grupo se puede realizar la implementación de una solución en todos los escritorios en forma centralizada, lo cual reduce significativamente el coste), la mejor administración y el menor coste de mantenimiento y la mayor seguridad de la información (la estructura centralizada, permite a los administradores, centralizar el acceso a la información desde un solo lugar). ?Considerando los ahorros de tiempo y las facilidades que podemos conseguir en cuanto a la obtención y gestión de datos, me atrevería a estimar que el periodo de retorno de la inversión no será superior a 18 meses? destaca Nicolás Gaminde Alix.
En cuanto a los beneficios para los usuarios del portal hay que destacar el acceso sencillo y rápido a la información del negocio, ya que éste integra información, desde dentro y fuera de la organización, lo que elimina la necesidad de aplicaciones concretas para encontrar y operar con distintos tipos de información. Otras ventajas son: el trabajo colaborativo más eficiente (la solución permite a los equipos de trabajo colaborar de forma sencilla en los proyectos, mediante un marco personalizable; una mayor productividad, posibilidad de compartir documentos, control del nivel de acceso de las personas autorizadas y encuestas para supervisar eventos), la simplificación de las actividades de gestión documental y agilización del proceso de recopilación de información para una adecuada toma de decisiones.
Como futuro del proyecto, el Director General de Cementos Lemona destaca que se centrarán en aprovechar las oportunidades que les brinde la evolución tecnológica, con el fin de utilizarlas en la mejora de la gestión del Conocimiento, y de la Información en general, ?permitiéndonos alcanzar la excelencia empresarial?.
Microsoft® Office es el entorno preferido por las empresas para trabajar con información, que proporciona el software, servidores, servicios y soluciones que le ayudarán a tener éxito transformando la información en impacto.
Para más información sobre Microsoft Office System, visite: www.microsoft.com/spain/office
Para más información
Para más información sobre los productos y servicios de Microsoft llame al teléfono de Atención al Cliente: 902 197 198. Para acceder a más información sobre los productos y servicios de Microsoft para grandes organizaciones, consulte nuestra Web: www.microsoft.com/spain/enterprise
Para más información sobre los productos y servicios de Softec, llame al teléfono +34 94 487 11 00 o visite su Web: www.softec.es
© 2003 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados.
Este case study se publica únicamente con propósito informativo. MICROSOFT NO OFRECE GARANTIAS, NI EXPRESAS NI IMPLICITAS, EN ESTE RESUMEN. Microsoft, Active Directory, Windows, el logo de Windows, Windows Server y Office System son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en los Estados Unidos de América y/o en otros países. Los nombres de compañías y productos reales mencionados pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios.
Última actualización: 23 de febrero de 2004
|
Imprimir esta página
