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Resumen
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País: España
Sector: Industria
Perfil del cliente
Técnicas Reunidas es una compañía de referencia en el sector de la ingeniería y la construcción.
Situación de Negocio
En 2008 incluyen en su plan de sistemas la optimización de cuentas a pagar, por lo que inician un proceso de digitalización y aprobración electrónica de facturas de proveedores.
Solución
Los responsables de sistemas optaron por la tecnología Microsoft Office Outlook, conectado con SAP a través de BizTalk Adapter Pack y Office Business Applications sobre Visual Studio.
Beneficios
- Reducción de costes.
- Reducción del tiempo de registro de facturas en el sistema y automatización de su consulta.
- Aumento de la eficiencia del proceso.
Software y Servicios
Microsoft Office Outlook
Visual Basic 6.0
BizTalk Adapter Pack
Microsoft Office Business Applications
Tecnología
.NET
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Técnicas Reunidas mejora la gestión de sus facturas llevando la tecnología de SAP a un entorno Microsoft, facilitando la labor del usuario al trabajar con una interfaz habitual en sus labores diarias.
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En su apuesta por usar las últimas tecnologías para mejorar sus procesos de negocio y la relación con sus clientes, Técnicas Reunidas decidió llevar a cabo un proyecto de digitalización y aprobación electrónica de facturas y proveedores para mejorar la gestión total del ciclo de vida de las mismas. Para ponerlo en marcha optaron por la tecnología de Microsoft Office Outlook conectado con SAP a través de BizTalk Adapter Pack y Office Business Applications sobre Visual Studio.
Situación
Como compañía de referencia tanto nacional como mundial en el sector de la ingeniería y la construcción, Técnicas Reunidas siempre ha apostado por contar con las últimas tecnologías para mejorar sus procesos de negocio. Esta política llevó a la firma a incluir como objetivo dentro de su plan de sistemas del año 2008 la optimización del proceso de cuentas a pagar, de modo que el pasado mes de abril se pusieron manos a la obra con un ambicioso proyecto de digitalización y aprobación electrónica de facturas de proveedores.
Según Marcos Bauer, responsable de la Unidad de Informática y Comunicaciones de Técnicas Reunidas, la compañía quería "mejorar la gestión total del ciclo de vida de las facturas, buscando fundamentalmente la optimización de la previsión de Tesorería".
Solución
Después de estudiar cómo conseguirlo, decidieron apostar por informatizar el flujo de aprobación y contabilización de facturas de proveedores a través del cliente Microsoft Office Outlook, conectado con SAP a través de BizTalk Adapter Pack y Office Business Applications sobre Visual Studio. De esta manera, se generaría un workflow eficiente y más completo, al incluir de forma controlada a todos los responsables de la empresa que aportan algo para la correcta aprobación de dichas facturas.
"Concretamente, el adaptador de BizTalk para conexión con SAP permite implantar en poco tiempo escenarios de negocio con capa de presentación en herramientas de Microsoft Office. La lógica de negocio continúa estando dentro de SAP, donde están implantados los procesos de gestión, pero de este modo Microsoft Office aporta una interfaz muy cercana a los usuarios, siendo especialmente eficaz cuando hablamos de escenarios de negocio en los que se busca una mayor facilidad de uso, la reducción de la curva de aprendizaje, así como la de tiempos de ejecución de un proceso", explica Bauer, que destaca también una importante mejora en la experiencia del usuario final, que ahora tiene la capacidad de interactuar ajeno a la complejidad propia de los procesos de negocio.
Así pues, el hecho de que los diferentes responsables de la empresa no tengan que entrar directamente a SAPGui o SAP Enterprise Portal hace que intervengan de una forma más ágil y eficiente. Y todo es posible gracias a que se trata de una herramienta tan cercana a cualquier usuario como es el correo electrónico. Como hemos visto, en el caso de Técnicas Reunidas es Outlook, donde se pueden utilizar funciones ya conocidas como alertas, marcas de seguimiento, reglas de clasificación, etc., de tal forma que es posible organizar mejor el trabajo.
Pero eso no es todo; tal y como comenta Bauer, la fase de formación para el usuario se ha reducido, principalmente porque se trata de un entorno integrado en su labor diaria y, por lo tanto, no requiere de una "educación" específica.
Este innovador proyecto ha tenido una fase de implantación de seis meses, mientras que el desarrollo de la interfaz SAP?Outlook requirió un esfuerzo de siete semanas. "No obstante, el despliegue de la herramienta ha sido simple, ya que el componente para presentar la información y permitir la ejecución del proceso en SAP mediante una llamada de servicios web se ha desarrollado a medida en .NET", apunta el responsable de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la empresa.
En este punto es esencial reseñar la labor de Indra, compañía que ya había implantado SAP en la estructura de Técnicas Reunidas y que, tras un periodo de aprendizaje de cinco jornadas (concretamente en el Programa de Presales Architect de Microsoft Servicios), se encargó de desarrollar de forma eficiente el componente de tratamiento de facturas de proveedores desde Outlook, "superando los diferentes problemas surgidos durante el desarrollo de esta iniciativa tan novedosa", recuerda Bauer, que añade: "Mediante el análisis y la valoración consensuada con nosotros de las diferentes alternativas, resolvieron los requerimientos funcionales y técnicos del proyecto". Precisamente este responsable de TI ha sido una de las personas del equipo que ha trabajado en esta iniciativa, y que estaba compuesto por cinco profesionales tanto de Técnicas Reunidas como de Indra, con la colaboración puntual de un consultor técnico de alto nivel de Microsoft.
Entre las dificultades surgidas durante esta implantación, desde el punto de vista de la organización, uno de los escollos más importantes ha sido la gestión del cambio, debido a que variar procesos fuertemente arraigados en las organizaciones suele resultar bastante complejo. Por esta razón, la decisión de apostar por una herramienta conocida por el usuario ha sido fundamental para reducir el rechazo natural que éste presenta hacia dichos cambios.
Desde el punto de vista tecnológico, las dificultades llegaron por el hecho de tratarse de un desarrollo pionero en España, sin referencias a las que atenerse; de modo que el equipo de trabajo tuvo que llevar a cabo labores de investigación en diferentes aspectos, como la autenticación de usuarios vía SNC en SAP con las credenciales de dominio de cada usuario y la posterior extensión del componente desarrollado.
Sin embargo, los beneficios no se han hecho esperar, y aunque según Bauer, "es pronto para poder asegurar que todos los objetivos perseguidos del proyecto han sido alcanzados, vistos los resultados que hasta ahora hemos conseguido y el nivel de aceptación, estamos plenamente confiados en los resultados del mismo".
Beneficios
Reducción de costes: la compañía ha conseguido eliminar ciertas tareas administrativas que estaban presentes en perfiles contables. Reducción del tiempo de registro de facturas en el sistema y automatización de su consulta por parte del resto de áreas de la empresa. Aumento de la eficiencia del proceso mediante una serie de ventajas, como son la reducción de los tiempos de aprobación de facturas, la eliminación del tiempo empleado en el movimiento físico de papel, una visión a corto o medio plazo de la deuda a pagar, la realización de informes que muestran los indicadores de eficiencia por departamento/responsable y finalmente, el control del ciclo de vida de la factura, un aspecto esencial cuando se desea identificar puntos de mejora en el proceso.
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Para más información sobre Técnicas Reunidas visite su Web: www.tecnicasreunidas.es.
Para más información sobre Indra visite su Web: www.indra.es.
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