Tele 5

Una intranet de cinco estrellas

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	Resumen País: España Sector: Comunicación Perfil del cliente Telecinco es una cadena de televisión constituida el 10 de marzo de 1989 y que empezó a emitir el 3 de marzo de 1990. En 2006 alcanzó una facturación de 997,54 millones de euros, un incremento del 7,14% respecto al año anterior. Situación de Negocio Para adaptarse a las nuevas necesidades de los empleados y al crecimiento de la empresa, era necesario plantearse un cambio de la intranet tanto funcional como tecnológico Solución En marzo de 2006 nace CincoNet, una aplicación a la que acceden 1.200 empleados internos y otros profesionales de las áreas de servicios externos. Beneficios Mejora en la automatización de los procesos. Mayor facilidad para la publicación de contenidos. Aumento de la compatibilidad con otras tecnologías. Integración con múltiples usuarios. Creación de un portal inteligente. Software y Servicios ? Productos Microsoft SharePoint Portal Server 2003 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft SQL Server 2000 Windows NT Partners Avanade

	Nuestro objetivo era optimizar todos los procesos, diseñando una herramienta más eficaz, fluida e interactiva Esther García, directora del área de Desarrollo de RR.HH de Telecinco

Telecinco ha confiado en Microsoft SharePoint Portal Server para renovar totalmente su intranet, un escaparate de información y colaboración al que acceden más de 1.200 empleados para realizar múltiples gestiones y conocer mejor su compañía. Antes de construirse la primigenia intranet, los empleados debían ir de un departamento a otro recopilando información de la empresa, consultar interminables listados de papel para conocer una extensión telefónica o rellenar manualmente formularios internos. Para adaptarse a las nuevas necesidades de los empleados y al crecimiento de la empresa, era necesario plantearse un cambio de la intranet tanto funcional como tecnológico. De ese modo, en marzo de 2006 nace CincoNet, la nueva intranet capaz de crear un portal inteligente con la implantación de nuevas funcionalidades, actualización de documentos, un acceso consolidado a aplicaciones empresariales existentes y, todo ello, con escasos costes de mantenimiento tecnológico.

Situación

En 1996 comenzó a definirse y desarrollarse el primer esbozo de lo que más tarde se convertiría en la intranet de Telecinco. Se trataba de una plataforma muy rudimentaria, pero realmente pionera en una época en la que muy pocas empresas disponían de una herramienta similar de comunicación y colaboración.

	Microsoft nos ha ofrecido una gran garantía frente a otras soluciones, además de proporcionar una importante automatización de procesos que permite publicar y olvidarse de los detalles técnicos
	Pablo Suárez consultor de Tecnología para Telecinco.

Antes de que esta primigenia intranet se construyera, los empleados de la conocida cadena de televisión debían ir de un departamento a otro recopilando información de la empresa, consultar interminables listados de papel para conocer una extensión telefónica o rellenar manualmente formularios internos. Como explica a Perspectivas Esther García, directora del área de Desarrollo de Recursos Humanos en Telecinco, ?todo eso cambió con una primera intranet con funciones básicas, como la búsqueda de extensiones telefónicas, resúmenes de prensa o comunicados internos, aspectos que se fueron ampliando?.

Pero para adaptarse a las nuevas necesidades de los empleados y al crecimiento de la empresa, era necesario plantearse un cambio de la intranet tanto funcional como tecnológico: ?Nuestro objetivo era optimizar todos los procesos, diseñando una herramienta más eficaz, fluida e interactiva?, continúa Esther García. Así, y tras efectuar una auditoría de comunicación enmarcada en el tercer Plan de Comunicación Interna de Telecinco, ?surgió el proyecto de modernización y mejora de la intranet desde el punto de vista funcional y tecnológico?, concluye.

Solución

Con el fin de definir esa mejora en la operativa funcional, Esther García y otras dos profesionales de su equipo de RR.HH. ?Lucía Muñiz y Victoria Sánchez? se plantearon que la mejor forma de definir la nueva herramienta de comunicación y colaboración interna era solicitar la opinión de las Direcciones Generales y personal de diversas áreas, para que ?aportaran sugerencias y debatieran propuestas y así contar con una aplicación viva, capaz de facilitar el trabajo y agilizar nuestras tareas?, comenta Lucía Muñiz, jefa del departamento de Desarrollo de RR.HH. Además de los líderes del proyecto ?RR.HH. y Tecnología? participaron en el diseño otras Direcciones como Marketing, Programación, Comercial, Gestión documental, etcétera.

Fue así como se redistribuyeron secciones y se establecieron protocolos para actualizar los contenidos, tarea de la que se encargó Victoria Sánchez, técnico de Recursos Humanos de Telecinco: ?Implantamos un procedimiento de publicación para que todo el contenido fuera procedente y estuviese siempre actualizado, además de que optimizara la operatividad y la navegabilidad y lograra un diseño más atractivo e intuitivo?.

Como resultado, en marzo de 2006 y tras un periodo de cuatro meses, nació CincoNet ?cuyo nombre fue elegido mediante concurso entre el personal?, una aplicación a la que acceden 1.200 empleados internos y otros profesionales de las áreas de servicios externos, como productoras, empresas de trabajo temporal o las responsables de servicios como el comedor o la recepción.

Junto a RR.HH. y el resto de Direcciones, la división de Tecnología de la cadena se puso a trabajar con el fin de definir las especificaciones técnicas de la nueva intranet, con tres demandas fundamentales: ?ofrecer una navegación rápida, dar soporte tecnológico a toda la plantilla y hacer que los contenidos fueran fácilmente actualizables?. Así lo detalla Pablo Suárez, consultor de Tecnología de Everis, que proporciona soporte informático a Telecinco, aunque fue otra consultora, Avanade, la que inició el proyecto y seleccionó la plataforma tecnológica de Microsoft como la clave de todo el proyecto. ?La labor de Avanade consistió en la instalación, configuración, desarrollo y puesta en marcha de la intranet, siguiendo las pautas marcadas por todos los departamentos implicados?, comenta Suárez.

?CincoNet está configurada con una cabecera fija y tres secciones: día a día, corporativa y la parte de servicios, todo elaborado con fotos?, señala Lucía Muñiz. En la zona central se informa de noticias diarias (como las audiencias, novedades y titulares de prensa del mundo de la TV); la parte de servicios incluye enlaces importantes y datos de utilidad (teléfonos, parrilla de programación, menú del comedor, etcétera). ?Además, cuenta con otras aplicaciones como el portal del empleado para descargarse las nóminas o pedir adelantos y un sistema de fichaje on line?, añade.

Por su parte, la información corporativa comprende todo el grupo de empresas hermanas de Telecinco, accionariado, organigramas, logotipos, además de aplicaciones de otras Direcciones y áreas funcionales y otras de interés general. También existe un tablón de anuncios que ahora se pretende mejorar, y están publicadas todas las revistas internas de Telecinco para hacer consultas, pero quizá lo más importante es que este tremendo escaparate es un proyecto vivo, en constante evolución.

Esto supone que Telecinco no dejará de reforzar su particular intranet, dando prioridad a corto plazo a aspectos como la medición de los usuarios. Y desde el punto de vista tecnológico, se va a estudiar próximamente la migración a la versión 2007 de SharePoint Portal Server.

Beneficios

• Mejora en la automatización de los procesos. La tecnología en la que se basa toda la intranet, dado que no hubo integración con la anterior, sino que se efectuó la implementación partiendo de cero, es Microsoft SharePoint Portal Server 2003, que fue seleccionada frente a otras herramientas por diversas razones. ?La principal fue la garantía que nos ofrecía Microsoft frente a otras soluciones, además de proporcionar una importante automatización de procesos que permite publicar y olvidarse de los detalles técnicos. Es un portal inteligente cuyo mantenimiento resulta realmente sencillo?, dice el experto. Esto se debe a que todo el contenido del portal está almacenado en la base de datos Microsoft SQL Server 2000 sobre Windows Server 2003 SP2.

• Mayor facilidad para la publicación de contenido. La tecnología SharePoint no sólo se instaló en un tiempo récord, sino que además ?facilitó un gran nivel de automatización en cuanto a la publicación de contenido, de forma totalmente transparente para los responsables de subir la información de cada área o departamento?, comenta el consultor de Everis.

• Aumento de la compatibilidad con otras tecnologías Igualmente, ha resultado esencial la compatibilidad de SharePoint Portal Server con otras tecnologías, como Adobe o el software de Meta4, que gestiona las nóminas y los procesos de RR.HH. ?y al que se accede de forma directa desde la intranet mediante un link?.

• Integración con múltiples usuarios. Con el fin de gestionar las identidades y relaciones de los cerca de 1.800 usuarios integrados en el sistema de red de Telecinco, la cadena ha apostado por desplegar el Directorio Activo (Active Directory) incluido en Microsoft Windows Server 2003.
  
  Se trata de una herramienta capaz de almacenar toda la información de dominios, relativa a usuarios, recursos y servicios, en un directorio o base de datos central, que facilita establecer políticas, desplegar programas y aplicar actualizaciones en los PCs.
  
  Como explica Faustino Rodríguez, responsable de Sistemas Informáticos de Grupo Telecinco, ?el año pasado hicimos la migración al Directorio Activo de Microsoft desde un entorno Novell (con 1.000 usuarios) y Windows NT, integrándolo todo en el mismo directorio?. Esta operación se realizó entre julio de 2006 y enero de 2007, después de lanzar la nueva intranet de Telecinco, ?y fue hace cuatro meses cuando incluimos la intranet en el mismo Directorio Activo, consiguiendo una integración muy importante a nivel de usuarios y contraseñas?.
  
  Todo lo que implica acceso a usuarios en Telecinco está ahora basado en Windows, incluyendo el correo: ?Hemos renovado todo el sistema adoptando un entorno Single Sign On (SSO), y en cuanto al correo se ha migrado desde iPlanet y Netscape, pasando todo a Microsoft Exchange Server 2003. Además, SharePoint tiene una gran disponibilidad, con informes de estabilidad del 99,99%?. Para garantizar esa disponibilidad, la cadena de televisión ha implementado un cluster de base de datos basado en Microsoft SQL Server, instalado a la par que el servidor web.

• Creación de un portal inteligente. La tecnología SharePoint ha permitido a Telecinco construir un portal inteligente capaz de conectar usuarios, equipos y conocimiento para compartir información y procesos. Estos son algunos de sus puntos clave:

  • Implantación de nuevas funcionalidades de forma rápida.
  • Escasos costes de mantenimiento tecnológico.
  • Actualización de documentos y modificación de los web part muy sencilla.
  • Diseño del sitio gestionado centralmente.
  • Administración de contenido web integrado.
  • Acceso consolidado a aplicaciones empresariales existentes
  • Identificación de audiencias y vistas de resumen
  • Ahorro de costes gracias a la automatización de procesos.

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Última actualización: 25 de febrero de 2008