A comienzos de 2012, dada la madurez organizativa en la gestión del portfolio y sus proyectos, los responsables de TI de la entidad decidieron migrar las plataformas a la Solución EPM con Project Server 2010 y SharePoint 2010 para poder contar con un sistema que les permitiera automatizar los procesos de alineamiento de las iniciativas y proyectos con los objetivos de negocio, identificando y asignando recursos, además de proveer una gestión robusta de proyectos, recursos y riesgos de fácil manejo por parte de todos los stakeholders.

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Conscientes de que la tecnología es un elemento clave para dar un buen servicio al cliente, pero también para ser una referencia en el sector, a comienzos de 2012, lNG DIRECT -presente en España desde 1999- decidió apostar por la innovación para alcanzar las máximas cotas de eficacia y eficiencia en lo que a la gestión de proyectos se refiere.

En ese marco, en 2008 la entidad decidió dar un giro a su metodología de gestión de proyectos con el objetivo de lograr una mejor gestión y visión de los mismos que redundara en unos mejores resultados tanto a nivel interno como para los clientes. Para ello, ese mismo año implantaron Microsoft Project Server 2007 y Project Portfolio Server 2007 con el fin de dinamizar la gestión y controlar el ciclo de vida de los proyectos, reforzar la colaboración y reducir los tiempos y costes de las operaciones, entre otros objetivos.

Sin embargo, dado el constante crecimiento del banco, y el consiguiente incremento de la madurez organizativa en la gestión del portfolio y sus proyectos, a finales de 2011 el área de TI se planteó avanzar un paso más y evolucionar la plataforma: “Necesitábamos una solución potente, fácil de usar, accesible por los usuarios claves, integrada con las herramientas de colaboración, capaz de adaptarse a las necesidades de negocio a todos los niveles organizativos y que pudiese dar respaldo a la estrategia de comunicación, ofreciendo al banco la foto global de la situación de sus proyectos durante su ciclo de vida completo, así como proporcionar información puntual a todas las partes interesadas”, dice Antonio Alonso, PMO Manager de ING DIRECT. “Queríamos, en definitiva, un sistema que nos permita automatizar los procesos de alineamiento de las iniciativas y proyectos con los objetivos del negocio, identificando y asignando recursos, además de proveer una gestión robusta de proyectos, recursos y riesgos, y de fácil manejo por parte de todos los stakeholders”, afirma.

Solución

Partiendo de esa base, en 2011, tras valorar distintas opciones, se decidió migrar las antiguas plataformas a una plataforma conjunta basada en Microsoft Project Server 2010, que aunase tanto la gestión de las iniciativas, con sus correspondientes business case, como la gestión de proyectos, para que pudiera ser utilizada por los equipos de Proyectos y Tecnología, y poder ser extendida, más tarde, al resto de equipos del banco.

“Elegimos la solución de Microsoft porque tienen un producto muy bueno, porque ofrecen un soporte técnico de calidad, porque han colaborado activamente con ING DIRECT en otras ocasiones con resultado muy positivo y, sobre todo, porque respondía a todos los requerimientos planteados”, dice Alonso.

Dichos requerimientos eran:

• Visibilidad completa de la cartera de proyectos desde un repositorio común.
• Mejora de la planificación.
• Un medio para integrar y apoyar los estándares definidos para los procesos.
• Cumplimiento de las directrices del Banco de España relativas a gestión de riesgos, recursos y proyectos.
• Cumplimiento de las recomendaciones por parte de los servicios corporativos de auditoría relativos a procesos de gobierno y gestión de recursos.
• Reducción del tiempo destinado al seguimiento y control financiero de los proyectos en dos días de esfuerzo por mes y responsable.
• Reducción de los tiempos en dos días de esfuerzo por mes en tareas destinadas al soporte.

No obstante, dado que Microsoft Project Server 2010 no incluía algunas de las funcionalidades que sí integraba la versión anterior, hubo que plantear el desarrollo en SharePoint Server 2010 de lo que faltaba para disponer así de una herramienta definitiva que integrase las dos. “El objetivo era trasladar toda la funcionalidad e información existente en Project Portfolio Server 2007 a Microsoft Project Server 2010 y sentar las bases para la incorporación de otras unidades de negocio de la compañía en posteriores fases”, y así se hizo.

De hecho, para Alonso una de las grandes ventajas de apostar por Microsoft Project Server 2010 es que “está construido sobre SharePoint Server 2010, lo cual nos ofrecía la posibilidad de beneficiarnos, por un lado, de todas las ventajas de una plataforma de colaboración potente y flexible y, por otro, de utilizar las sinergias de nuestra intranet, también construida sobre esta plataforma”.

La nueva herramienta fruto de este proyecto se denomina PRAGA Project And Governance Application). “Gracias a esta nueva solución, ahora disponemos de un sistema integrado de la gestión del cambio, desde que se inicia con una iniciativa, hasta que el proyecto se ejecuta y se entrega al sponsor que lo ha solicitado”.

“Con Microsoft Project Server 2010 ahora contamos con una analítica muy exhaustiva que permite extraer datos del portfolio de los proyectos y tener varias vistas de su estado, con informes personalizados por perfiles, lo cual nos permite una mejora considerable en la toma de decisiones. Otra aportación es la posibilidad de disponer en cualquier momento de una planificación completa, gracias a una herramienta que permite conocer, cruzando iniciativas, presupuesto y personas, los proyectos que podrán abordarse en el futuro. Además, a esta visibilidad hay que incorporar las funcionalidades que añade de cara a la priorización y selección de iniciativas”, concluye.

Pero no solo eso; Alonso señala también algunas de las características a su juicio más destacables de la nueva solución:

• Proceso de priorización y selección de iniciativas.
• Repositorio de toda la documentación de gestión relativa al proyecto.
• Automatización de los procedimientos de reporting, los financieros y presupuestarios.
• Imputación de datos presupuestarios en escala de tiempo.
• Sincronización con el ERP financiero para todo lo relativo a la facturación en cada proyecto y resto de iniciativas.
• Control de cambios de los datos presupuestarios.
• Imputación de riesgos calculando los diferentes niveles de riesgo del proyecto.

Y es que tanto para Alonso como para el resto del equipo de PMO, a día de hoy existen funcionalidades que se han hecho indispensables, como la generación de formularios para mostrar indicadores globales, el módulo de Business Intelligence para todo lo relativo a la extracción de datos y ayuda a la toma de decisiones, y la gestión del proyecto vía web, sin necesidad de instalar nada en el PC cliente. Alonso destaca, además, que la reducción en el tiempo que se dedica a la administración y soporte del sistema es más que notable.

En cuanto a la implementación, Alonso pone de relieve la ayuda que ha supuesto contar con PPM Point, partner de Microsoft, de quienes destaca la experiencia y el conocimiento en este tipo de soluciones, así como su flexibilidad y capacidad de adaptación.

Beneficios

• Capacidad de análisis.
• Planificación total.
• Mejora de todos los procesos de gestión del cambio.
• Mayor colaboración entre todos los departamentos.
• Mayor agilidad y control de los procesos.