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Comunicaciones unificadas, el camino más corto hacia la productividad total
Las soluciones unificadas apuestan por vías de comunicación que van más allá de las redes convencionales. ¿el objetivo? lograr una colaboración eficaz a todos los niveles.
Texto: Manuel Navarro
El escenario empresarial ha cambiadoy ahora mismo la sede central de cualquier compañía puede encontrarse en una casa, en un coche o en un avión. Y es que la convergencia existente entre las comunicaciones y las TI ha permitido que las corporaciones hayan cambiado su modus operandi a la hora de hacer negocios. Pero, para no perder productividad, los usuarios necesitan soluciones de comunicación transparentes e igual de eficaces que la del resto de la infraestructura tecnológica instalada en una empresa. Las comunicaciones unificadas juegan un papel protagonista en este nuevo marco tan competitivo para las empresas. Uno de los factores del éxito que está alcanzando esta nueva era de las comunicaciones viene de la mano de la denominada telefonía IP, que mantiene la calidad ofrecida por las redes de telecomunicaciones convencionales a unos precios mucho más competitivos. La comunicación unificada viene impulsada por aplicaciones nuevas para la colaboración que aprovechan redes más asequibles y versátiles de voz y datos. Sin embargo, las comunicaciones unificadas son algo más que simple telefonía IP, aunque ése sea un componente crítico. Por ejemplo, el hecho de que la información que tradicionalmente se transmitía a través de líneas de voz pueda viajar por líneas de datos significa que los faxes y los mensajes de voz ahora pueden aparecer en la bandeja de entrada del buzón de correo electrónico. Ver los correos de voz junto al e-mail y hacer clic en el que sea más importante es mucho más sencillo que tener que escucharlos uno por uno. Sólo con esta herramienta tan simple se incrementa la productividad de los empleados de la oficina.
Consciente de las ventajas que aportan las comunicaciones unificadas, así como de la importancia que está cobrando la tecnología asociada enla industria tecnológica, Microsoft está apostando claramente porque sus clientes se incorporen a la nueva era de las comunicaciones. La tecnología de comunicaciones unificadas de Microsoft combina correo electrónico, mensajería instantánea, voz, audio, vídeo y videoconferencia web en un sistema seguro, confiable, intuitivo y construido pensando en el usuario.
Para la mayoría de ellos, las comunicaciones se llevan a cabo en distintos dispositivos, aislados unos de otros. Una llamada telefónica se realiza desde el teléfono móvil o fijo o desde el correo electrónico del ordenador... Además, los interlocutores pueden interconectarse de múltiples formas, pero, ¿cómo saber cuál es la mejor para contactar con cada uno en cada instante?, ¿estará reunido? o ¿podrá coger la llamada en ese momento?
Las comunicaciones unificadas de Microsoft vienen impulsadas por aplicaciones nuevas para la colaboración que aprovechan redes más asequibles y versátiles de voz y datos. |
Las comunicaciones unificadas de Microsoft rompen las tradicionales islas de comunicación combinando la información de contacto almacenada en el Directorio Activo y todas las fórmulas posibles de comunicación, permitiendo al usuario conocer desde una sola pantalla (Microsoft Office Communicator 2007) el estado de su interlocutor, y establecer el tipo de relación más eficiente en cada momento, según la disponibilidad de la persona a la cual quiere contactar.
Microsoft Office: una base sólida
Una de las ventajas que ofrece a las empresas la solución de Microsoft es la sólida base sobre la que está desarrollada. Y es que, tal y como asegura Victoria Somohano, Product Manager Exchange & RTC de Microsoft, “las herramientas de usuario están construidas sobre el sistema de Microsoft Office, que provee nuevas funcionalidades integradas sobre unas aplicaciones que ya conocen sobradamente. Una clara muestra de la sencillez que ofrecen nuestros productos es que, por ejemplo, el usuario podrá realizar una llamada haciendo clic sobre la dirección de correo de un colaborador que aparece en el correo electrónico o iniciar una conferencia web haciendo clic sobre un icono que aparece en Microsoft Office Outlook”.
Los recursos que provee la solución de comunicaciones unificadas de Microsoft incluyen una herramienta de mensajería unificada con Microsoft Exchange Server 2007, gracias a la cual los trabajadores de una compañía disponen de una bandeja única para la recepción de correo electrónico, fax y mensajes de voz.
Gracias a las soluciones decomunicación unificadas, las organizaciones ganan en competitividad, productividad y en una mejor atención a las necesidades de sus clientes. |
Una de las demandas más solicitadas por las grandes compañías actuales son las herramientas de control de presencia. La oferta de Microsoft de comunicaciones unificadas también comprende una solución de estas características, que permite conocer en tiempo real el estado o disponibilidad de los trabajadores.
Colaboración completa en tiempo real
La mensajería instantánea es otra de las claves de la oferta de la multinacional de Redmond con la ventaja de que, en este aspecto, Microsoft hace un especial hincapié en los requerimientos propios de seguridad, gestión y disponibilidad característicos del mundo empresarial. El sistema también incluye conferencia web, que permite a las corporaciones realizar reuniones virtuales, integrando datos, contenidos, voz, vídeo y texto para ofrecer una comunicación y colaboración completa en tiempo real y desde casi cualquier lugar.
Finalmente, la voz sobre IP (VoIP) es fundamental dentro del conjunto de herramientas que conforman la solución de comunicaciones unificadas de Microsoft. La ventaja es que, en este caso, se trata de una VoIP potenciada por software. Tal y como afirma Victoria Somohano, “voz sobre IP es la siguiente generación de comunicaciones, cuyo uso es accesible mediante las aplicaciones que la gente utiliza y conoce como Microsoft Office Outlook, Microsoft SharePoint y aplicaciones de la unidad de negocio. Las funcionalidades de VoIP potenciadas por software extienden las capacidades de los sistemas tradicionales de telefonía, añadiendo herramientas de usuario que permitan la colaboración y la unificación real de sus comunicaciones”.
Disponibilidad permanente
Ya no importa dónde se encuentren los empleados de una compañía. Las soluciones de comunicación unificadas permiten que las organizaciones ganen en competitividad, en productividad y en una mejor atención a las necesidades de los clientes. Según afirma Somohano, “la tecnología de comunicaciones unificadas de Microsoft permite a los departamentos de TI ofrecer valor adicional a los usuarios, con comunicaciones seguras, flexibles y con una estructura de gestión sencilla que permite reducir los costes de operación y proteger la inversión actual”. Y es que la solución provee un ambiente consistente e integrado que permite acceder a la información necesaria desde múltiples dispositivos y lugares. Además, la experiencia del usuario en el ordenador, con la cual está familiarizado, se replica en su dispositivo móvil o en el acceso Web al correo Outlook.
Acuerdo con fabricantes
Por otro lado, Microsoft ha realizado un importante esfuerzo por mejorar la experiencia del usuario en las reuniones virtuales mediante videoconferencia, lo que permite que ésta pueda ser lanzada directamente desde las aplicaciones, facilitando compartir y revisar la misma información. Gracias a la tecnología desarrollada por la multinacional, las empresas obtendrán una reducción de los costes de infraestructura mediante la construcción de valor sobre el software existente y de las inversiones actuales de Directorio Activo y servidor Microsoft Exchange, lo que reduce el número de sistemas que se tienen que administrar. Además, el sistema permanece abierto a múltiples fabricantes de teléfonos y dispositivos que permiten una competencia real de mercado y ofrecen múltiples opciones al cliente con la mejor relación coste-beneficio. En este sentido, Microsoft tiene ya firmados importantes acuerdos con compañías líderes del sector como el que alcanzó con Nortel hace un año, con el que se pretende transformar las comunicaciones de las empresas combinando la calidad de la red de la multinacional canadiense y la robustez del software de comunicaciones unificadas de Microsoft. Hoy, los beneficios de esta alianza se traducen en la implantación de más de 430.000 licencias de la solución conjunta. Además, en lo que se refiere a los terminales, Microsoft mantiene acuerdos con otras compañías como LG-Nortel, Polycom, Samsung, NEC o Vitelix. Finalmente, también se produce una significativa reducción en los costes de operación: gracias a la gestión de un único directorio creado en la solución de comunicaciones unificadas de Microsoft, el departamento de TI podrá gestionar fácilmente usuarios, servidores, parámetros y monitorizar el sistema.
El sistema de comunicaciones unificadas mejora la experiencia de usuario en las reuniones virtuales mediante videoconferencia. |
Retorno real de la inversión
Toda esta serie de ventajas redunda en un rápido retorno de la inversión (ROI). Según afirma Somohano, “este ROI se produce porque son múltiples las áreas que permiten una reducción de costes o incremento de la productividad en la organización y que, por tanto, crean un retorno real sobre la inversión”. Así, por ejemplo, se produce una disminución de costes de operación que redunda en una reducción en los gastos de viaje, ya que el sistema de videoconferencia de Microsoft Office Communication Server, en combinación con los servicios de Live Meeting y las herramientas de colaboración integradas en el sistema, permite establecer reuniones virtuales con clientes y socios de la compañía. Finalmente, se produce un incremento de la productividad debido a las facilidades de acceso que ofrece la solución de comunicaciones unificadas desde prácticamente cualquier lugar y desde múltiples dispositivos (web, móvil...) al correo electrónico, agenda y contactos”
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La revolución de las comunicaciones unificadas
No importa que sea el presidente de una de las compañías de software más grandes del mundo, un vendedor de una empresa mediana o el recepcionista de una pequeña empresa. Existe un escenario de trabajo común con el que todos estamos familiarizados, que empieza en el momento en que uno necesita comunicarse con un compañero rápidamente. Una década de innovación tecnológica ha transformado el entorno del trabajo y ha permitido una mayor rapidez, eficacia e inteligencia. Pero comunicarse y compartir información es aún complejo.
| • | Comunicaciones mejoradas cualquier cosa. Las aplicaciones de productividad nos ayudan a
usar esa información para introducirnos en un mundo que cambia
rápidamente, y las herramientas de colaboración permiten
trabajar juntos para transformar ideas en decisiones de negocio
exitosas. Durante la próxima década, una nueva generación de
tecnologías digitales permitirá a las empresas crear negocios con
gente preparada que abrirá la puerta a nuevas oportunidades.
Pero la comunicación aún es un desafío significativo.
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| • | La era de las comunicaciones unificadas Según un estudio reciente, el 70% de las veces que se llama a
alguien en el trabajo, salta el buzón de voz. Otro estudio señala
que uno de cada cuatro trabajadores pasa el equivalente de tres
días laborables intentando conectar por teléfono sin éxito con
otras personas. Y cuando lo consiguen, no hay garantía de que
puedan responder a sus demandas en ese momento.
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| • | La convergencia de las comunicaciones
La llegada de las comunicaciones unificadas marca el principio
de la convergencia de la telefonía de VoIP (a través de Internet),
el email, la mensajería inmediata, las comunicaciones móviles, y
la comunicación de audio y vídeo web en una sola plataforma
con un directorio común. Para ello, los sistemas unificados aprovechan
los protocolos de comunicación estándar que consiguen
llevar las comunicaciones a la gente adecuada en el dispositivo
correcto. Sobre estos estándares, Microsoft está construyendo
una plataforma de gran alcance que proporcionará un sistema
de comunicaciones personal e intuitivo, integrado, flexible
y confiable que hará de Microsoft Outlook el centro de operaciones.
Así, las empresas podrán consolidar sus sistemas en una
plataforma integrada que utilice una sola identidad para cada
usuario y proporcione una infraestructura de gestión común, lo
que mejorará la colaboración, reducirá la complejidad y bajará el
coste total de propiedad, de forma segura.
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| • | People Ready BusinessPara hacerse una idea de lo que será el mundo de las comunicaciones unificadas, mire a la gente joven de su organización, especialmente a los recién titulados. Han vivido su vida entera en la era digital, conocen la tecnología más puntera, crean comunidades on line basadas en intereses compartidos, desarrollan, recogen y comparten el contenido digital, sea el que sea. Una vez en la empresa, estas personas cuentan con el entrenamiento perfecto para crear equipos virtuales de trabajo que atraviesen el Globo. De hecho, la gente joven con talento elige trabajar para las compañías que reconocen el valor de una nueva generación formada en la innovación de las comunicaciones. Por tanto, las empreas que les proporcionen ese marco adquirirán ventajas increíbles. En última instancia, las comunicaciones unificadas tienen que ver con un nuevo mundo del trabajo en el que la tecnología es un medio para extraer el potencial de las personas. |
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HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN UNIFICADA
La solución de comunicaciones unificadas de Microsoft está formada por una línea de productos que se construye sobre los cimientos del Directorio Activo de Windows Server:
| • | Microsoft Office Communications Server 2007: Se trata del primer producto de Microsoft que combina Voz Sobre IP (VoIP) mejorada, mensajería instantánea para empresas, presencia y conferencia vía web en un solo producto. |
| • | Microsoft Exchange Server 2007: Las nuevas funcionalidades de Microsoft Exchange Server 2007 proporcionan seguridad avanzada, acceso web vía Windows Mobile al correo electrónico, al correo de voz, al calendario y a la base de contactos. La mensajería unificada de Exchange 2007 incluye funcionalidades de reconocimiento de voz, permitiendo a los usuarios acceder a sus mensajes desde cualquier teléfono. |
| • | Microsoft Office Communicator 2007: Es el cliente para Microsoft Office Communications Server 2007 y provee gran cantidad de modalidades de presencia y comunicación como mensajería instantánea, voz y vídeo de PC a PC, compartición de documentos, e integración con Live Meeting y con las infraestructuras de telefonía. |
| • | Microsoft Office RoundTable: Dispositivo de colaboración en audio-vídeo que contiene una cámara con visión de 360 grados y detección automática de la persona que se encuentra hablando en el momento. Cuando este dispositivo se combina con Microsoft Office Communications Server 2007, la RoundTable provee una experiencia única de videoconferencia extensible a múltiples localidades. |