LAE: datos fiables, exactos y a tiempo

Loterías y Apuesas del Estado (LAE) ha optado por Microsoft Dynamics NAV como herramienta de gestión con un doble objetivo: contar con un software flexible e integrable y disponer de información relevante y oportuna para optimizar la toma de decisiones en el seno de la entidad.

Texto: Javier Palazón
Imagen: Lucía Moreno Diz

La necesidad de adaptar la contabilidad de la Entidad pública Empresarial (EPE) de Loterías y Apuestas del Estado (LAE) a los principios y normas de contabilidad mercantil y ajustarse a la importante evolución tecnológica que han experimentado las herramientas de gestión en los últimos años han sido los motivos por los cuales la Dirección Económica Financiera de LAE se decidió a actualizar sus sistemas contables y financieros. Para ello, procedió a la implantación de Microsoft Dynamics NAV, que permite la integración de los datos que se derivan de la actividad de Loterías y Apuestas del Estado. Esa integración de la gestión permite realizar análisis de márgenes de forma semanal y/o mensual, así como visualizar de una manera sencilla y completa documentos como la cuenta de resultados, el balance de situación o el estado de los flujos financieros. Como consecuencia, se produce una mejora considerable de la toma de decisiones.

Y es que hasta el cierre del ejercicio 2004, Loterías y Apuestas del Estado (LAE) estaba sujeta a la contabilidad pública como organismo del Estado. A partir de esa fecha, pasaba a convertirse en una Entidad Pública Empresarial (EPE), por lo que debía cubrir los requisitos legales de la contabilidad mercantil según el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad. La nueva situación motivó la decisión de la dirección económica de LAE de implantar una herramienta de software de gestión. “Necesitábamos una solución tecnológica que se adaptara a los nuevos tiempos y otorgara más importancia a la toma de decisiones empresariales que a las tareas manuales, con el horizonte de la integración en una herramienta única para la obtención de un Sistema Integrado de Información a la Dirección”, afirma José Luis Ucieda Arcas, director Económico Financiero de LAE. Hasta ese momento, era habitual la firma manual de asientos contables y nóminas, así como la visualización de los datos de ventas de forma parcial y no integrada. “Anteriormente firmaba los asientos contables por cada una de las líneas de producto semanal: compras, ventas, nóminas... todo se realizaba de forma casi manual, informáticamente reportado al sistema de Contabilidad pública”, explica Ucieda.

Para lograr este objetivo de actualización de los sistemas contables y financieros, un equipo de trabajo de seis personas se puso manos a la obra a mediados de 2004 para la elección de una solución tecnológica única que integrara los diferentes datos. “Tenía claro que lo primero que teníamos que decidir era el software que respondiera a nuestros requerimientos. Después, nos encargaríamos de buscar la consultora que lo implantara”, señala Ucieda.

Flexibilidad e integración
Disponer de un software sólido, flexible e integrable con otras aplicaciones de gestión. Esas eran las pautas básicas que debía cumplir la herramienta elegida según la dirección financiera de LAE.

“Evaluamos las soluciones de diversos fabricantes, como SAP, Oracle, People Soft y Microsoft. Finalmente, elegimos Microsoft Dynamics NAV con la funcionalidad de Business Analytics integrada”, dice el director Económico Financiero quien, además, hace hincapié en la importancia que posee el sistema operativo en cualquier organización. “Supone los cimientos de cualquier aplicación de software. Si eso falla, no hay nada que hacer. Y es que antes, en las empresas se pensaba que Unix era el único sistema operativo que cumplía los requisitos y que Oracle era la mejor base de datos. Hace tiempo que se ha visto que Windows es capaz de ofrecer esa seguridad, y a un precio mucho más competitivo”, afirma Ucieda. Una vez seleccionada la plataforma, se evaluaron distintos implementadores con el procedimiento de contratación propio de la Administración Pública. “Se eligió Sogeti del Grupo CapGemini dado el alto grado de satisfacción en colaboraciones previas en otras áreas y la solvencia demostrada en ésta en concreto”, añade.

Una garantía de éxito El proyecto de implantación comenzó en octubre y se realizó de forma fluida y rápida para que empezara a funcionar el 1 de enero de 2005. “Consistió en cubrir distintas áreas: Contabilidad, Tesorería, Compras y Gastos, Activos Fijos, así como la integración con ventas gastos de personal. Gracias a la implantación de la funcionalidad Business Analytics también se ha integrado el área de planificación y control de gestión”, destaca. La herramienta de Business Intelligence cobraba por tanto una especial relevancia en este proyecto, ya que se trataba de la base para la planificación y el control de la gestión.

Con la nueva solución implantada, los responsables de LAE reciben semanalmente los datos de ventas por línea de producto y por delegación comercial, información de los premios devengados, comisiones de ventas, comisiones de pago por premios, IVA, IRPF y comisiones de los delegados comerciales. Asimismo, gracias a estos datos es posible realizar análisis de márgenes en diferentes plazos, así como visualizar de una manera sencilla y completa documentos como la cuenta de resultados, el balance de situación o el estado de flujos financieros. “La realidad es que la elección de la tecnología Microsoft era una buena alternativa, una solución que puede ofrecer garantías de éxito con menor tiempo de implantación y menor coste”, subraya Ucieda.

Beneficios empresariales