IESE Business School: Educación avanzada basada en la colaboración

SharePoint Portal Server 2003 es la solución Microsoft que la escuela de negocios IESE ha elegido para crear un ágil entorno de trabajo online en sus programas de formación MBA.

Texto: David Sanz
Imagen: Marc Verges

Si existe una palabra que defina con exactitud la realidad del trabajo actual en cualquier empresa, entidad, organización o colectivo, ésa es colaboración. Y si ese concepto lo trasladamos al mundo de la educación, su significado se magnifica hasta cotas muy elevadas. IESE Business School, la escuela de postgrado en administración de empresas de la Universidad de Navarra, con sedes en Barcelona y Madrid, ofrece, desde hace años, los programas MBA, Global Executive MBA, Executive MBA y el doctorado en administración de empresas (PhD), así como una amplia gama de programas de perfeccionamiento para ejecutivos seniors nacionales e internacionales, y de formación continua para antiguos alumnos. En todas estas actividades, así como en sus cursos complementarios, IESE apuesta fuertemente por el trabajo en grupo. Esta particularidad le llevó a implantar un sistema avanzado para mejorar la comunicación entre alumnos, profesores, directivos de los MBA y administrativos.

La solución elegida fue Microsoft SharePoint Portal Server 2003, y el integrador, NEORIS. “Había llegado el momento de evolucionar. Por esta razón, depositamos nuestra confianza en NEORIS y en Microsoft para el diseño de un entorno de trabajo amigable dentro de nuestro programa Full Time MBA. La idea era ofrecer a los usuarios nuevas posibilidades de trabajo en grupo y flujos de información más rápidos y sin intermediarios”, explica Luis Palencia, director asociado de MBA de IESE.

El programa MBA requiere que alumnos, profesores, directivos y otros departamentos de IESE se comuniquen permanentemente. Cada una de estas relaciones tiene, además, diferentes características y requerimientos. Antes de implementar la solución de Microsoft, el contacto se establecía directamente entre las personas implicadas, aunque otras veces se hacía a través de la dirección del programa, lo que, unido a la creciente complejidad de los servicios ofrecidos, generaba ineficacias y consumía recursos. El reto, entonces, era diseñar un sistema que facilitase el flujo de información entre los diversos grupos y la distribución de material de apoyo a la docencia, y que permitiera a los usuarios centralizar la información relevante bajo formatos diversos, según explica Ramón Costa, manager de proyecto de NEORIS.

Un grupo interdisciplinario
En mayo de 2003 se puso en marcha el proyecto. Inicialmente, profesionales de NEORIS trabajaron con una unidad de IESE en la definición y los requerimientos del sistema. El equipo de NEORIS, coordinado por Ramón Costa, estaba conformado por Josep Ausensi, responsable técnico del proyecto; Jordi Alemany, ingeniero de sistemas; Javier Martín y Alejandro Rodríguez, ingenieros de software, y África Ragel, diseñadora gráfica. Por parte de IESE trabajaron, además de Luis Palencia, Eduardo Díaz del Río, director del proyecto; Adam Mendelson y Marc Moliné, responsables de la definición de requerimientos y diseño, y Manel Carrasco, responsable de la implantación de la aplicación.

En junio se unió al equipo Álvaro Ramis, alumno del programa MBA y project manager, como parte de sus prácticas de verano. Ramis tenía amplia experiencia en consultoría de soluciones de Internet y resultó ser una pieza clave del grupo por sus conocimientos técnicos, de la institución y de las necesidades de los alumnos.

“IESE no tenía una plataforma de apoyo al trabajo en equipo y a la formación presencial para el colectivo del Full Time MBA (420 alumnos por año, un claustro de 80 profesores más el personal administrativo y técnico). Parte de los profesores disponían de página web propia, con diferentes contraseñas de acceso y niveles de complejidad. Asimismo, los clubes y asociaciones del MBA, 38 en total, tenían sus propios sitios web, con los mismos problemas de acceso, uso y apariencia”, señala Ramon Costa.

Toda la comunicación entre la dirección de los programas MBA de IESE y los profesores con los alumnos se hacía a través de correo electrónico y de una página web, Student’s HomePage, que incluía noticias generales del MBA y algunos links. El programa no contaba con un entorno de colaboración y comunicación entre los miembros de los diferentes colectivos (asignaturas, equipos de trabajo y departamentos y servicios) y los alumnos tampoco disponían de un entorno virtual personal de trabajo.

Adaptación en tiempo récord
“Los dos principales requerimientos de la nueva plataforma, además de implementar los entornos de colaboración, fueron la unificación de los sistemas de comunicación y la integración y consolidación de las diferentes agendas de trabajo en el entorno personal de cada usuario. Otro objetivo implícito era la unificación y simplificación de las tareas de administración por parte del departamento de sistemas y soporte a usuarios”, explica Álvaro Ramis.

La solución se ha adaptado teniendo en cuenta los requerimientos originales y en un tiempo récord (tres meses), y ha tenido una respuesta satisfactoria por parte de la dirección del programa y de los diferentes grupos de usuarios, según los encargados de su puesta en marcha.

En esencia, la solución integra una serie de entornos de colaboración con contenidos diversos, un número elevado de usuarios (alrededor de 540 personas) y un protocolo de acceso a cada uno de los medios, que ofrece la posibilidad de entrar en el sistema con roles diferentes.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 ofrece, además, un portal que cubre las necesidades de comunicación y publicación para el programa MBA y para los futuros programas de la escuela; un conjunto de entornos de trabajo y colaboración específicos (integrados en el portal) para cada asignatura, club, equipo, departamento y servicio, con una identificación única por usuario; un entorno personal virtual de trabajo (MySite), y un medio unificador de la gestión administrativa, de la operatividad y de la apariencia.

Este sistema sustituye la página web de información a los estudiantes y las webs de los profesores y clubes, lo que aporta todo un conjunto de nuevas funcionalidades. Entre ellas, destacan los entornos virtuales para cada asignatura (un total de 150); para clubes (38); para departamentos institucionales (5); para equipos de trabajo de alumnos (24 entornos mínimos), y los entornos virtuales de trabajo personal (unos 550).

“Buscábamos una solución que respondiese a las necesidades específicas de un programa muy concreto de IESE. La primera fase ha solventado eficazmente estas necesidades”, asegura Luis Palencia, quien sostiene que el proyecto cuenta con la suficiente flexibilidad como para dar cabida a una eventual segunda fase, que integre otros elementos del sistema de información central de IESE.

Compartir: la clave de SharePoint Portal Server

SharePoint Portal Server 2003 crea un potente entorno de colaboración en equipo que permite a las organizaciones encontrar, clasificar y proporcionar sitios de SharePoint a toda la empresa. Los sitios de SharePoint para equipos, documentos y reuniones también se pueden hacer extensibles a clientes y socios, lo que aumenta el alcance y la eficacia de los métodos de colaboración existentes. Además, el portal facilita la comunicación de un extremo a otro, con herramientas para que personas, equipos y unidades de negocio compartan contenidos y documentos con la empresa. Las versiones de documentos, el flujo de trabajo de aprobación, la protección y desprotección, la generación de perfiles y la publicación, facilitan la colaboración a través de documentos, proyectos y tareas. La solución también permite a los profesionales de la información encontrar fácilmente a las personas, los equipos y las mejores prácticas existentes, así como disponer de ellos, sin tener que empezar desde cero en cada nuevo proyecto.

Una herramienta multiusos

Como suele ocurrir con todos los productos Microsoft, la solución SharePoint Portal Server 2003, implantada en IESE, comienza a ser de gran utilidad para otros proyectos de la entidad educativa, lo que supone un retorno de la inversión muy elevado y un alto grado de rendimiento para la organización. En los últimos meses, el sistema se ha adaptado al Advanced Management Program (AMP), un programa de executive education de ámbito internacional y máximo nivel, con un alto componente de formación on line. La solución permite a los participantes y a los profesores realizar sus trabajos en grupo de modo natural, estén donde estén y cuando lo necesiten. También se está explorando la posibilidad de adaptar Microsoft SharePoint Portal Server 2003 en uno de los programas de IESE con mayor proyección, el Global Executive MBA, que tiene como uno de sus componentes más importantes el e-learning.