Compartir y unificar conocimientos

Proporcionar una experiencia online personalizada, actualizar la información y los servicios y fortalecer los vínculos internos y externos. Con la ayuda de Microsoft Consulting Services la web de la Universidad de Bolonia se ha convertido en un referente en el mundo académico.

Texto: Microsoft
Imagen: Microsoft

La universidad de Bolonia, en Italia, es la más antigua del mundo. Sus orígenes se remontan a finales del siglo XI, cuando los grandes maestros de la Gramática, la Retórica y la Lógica comenzaron a interesarse por el estudio del Derecho Romano.

En la actualidad, es la segunda mayor de Italia: agrupa 23 facultades y 120 departamentos, y cuenta con 100.000 estudiantes matriculados y 6.000 empleados, entre profesorado y personal administrativo. Y sigue aumentando. Recientemente ha adquirido nuevos terrenos destinados a la enseñanza de carreras de ciencias en las regiones de la Romagna, Cesena, Forlì, Ravenna y Rimini.

Ante este crecimiento, la universidad quería demostrar a sus estudiantes que seguía ofreciendo el mismo nivel de enseñanza y servicios que cuando poseía un solo campus. Y es que, cuanto más dispersas geográficamente están las aulas, más difícil resulta mantener la imagen de una organización única y uniforme.

Para reforzarla, los responsables del centro decidieron actualizar su portal de Internet, de modo que tanto los estudiantes (actuales y futuros) como el personal pudieran encontrar en él información actualizada y útil sobre la Universidad, así como servicios on line renovados. El objetivo último era lograr que todos los visitantes disfrutaran de una experiencia personalizada, establecer con ellos una relación de tú a tú.

Esta necesidad de brindar un trato más individualizado se hacía patente con los alumnos que no se encontraban físicamente en el campus: y es que más del 50 por ciento no reside en la región Emilia Romagna, donde está la sede central. Además, la universidad sirve de base para los programas académicos de centros norteamericanos. Con una media de 1.500 estudiantes extranjeros anuales, en 2001 se registraron en la página web del centro un total de 80.000 visitas en tan sólo tres meses.

Aportar valor al usuario
"El objetivo del nuevo portal era establecer una relación más avanzada entre la universidad y el mundo exterior; una relación que estuviera enfocada en los usuarios objetivos de nuestro servicios", afirma el rector del centro, Pier Ugo Calzolari. "Queríamos sacar el mayor partido posible a la herencia cultural que tiene la universidad. Con el nuevo portal, aspiramos a convertirnos en líderes en servicios web y a proporcionar a estudiantes, graduados, profesores y administrativos todos los instrumentos necesarios para que lleven a cabo su actividad de la mejor manera posible", continúa.

"Queríamos crear un sistema con una estructura central que combinara la información de otros microsites (campus, facultades, departamentos, institutos y estructuras administrativas). Necesitábamos una solución que aportara un servicio y funcionalidad de alto nivel, a pesar de las limitaciones locales, como la escasez de personal técnico o la falta de recursos y de infraestructura apropiada", explica el profesor Maurelio Boari, director del Comité creado para el desarrollo del Portal.

Así, en 2001 los responsables del centro comenzaron a buscar una solución informática que respondiera a todas estas inquietudes. La clave: que fuera eficiente, flexible, escalable y firme, y que aprovechara al máximo los avances tecnológicos.

Tras un exhaustivo análisis de las aplicaciones que ofrecía el mercado, la Universidad alcanzó un acuerdo estratégico con Microsoft Consulting Services (MCS). Estos profesionales se encargarían de suministrar la infraestructura tecnológica y la consultoría necesarias para la ejecución del proyecto y la formación del personal técnico.

Una de las primeras iniciativas que llevaron a cabo fue la creación de una granja de servidores, para la distribución de los servicios tecnológicos a todas las facultades. Basada en el sistema operativo Microsoft Windows 2000 Advanced Server, esta aplicación funciona con CeSIA, una estructura de procesamiento de datos electrónicos que se encarga de crear y mantener el portal.

Como administrador de la base de datos se eligió Microsoft SQL Server 2000, y Microsoft Content Management Server se utilizó para crear, introducir y manejar el contenido on line, de forma que fuera más efectivo para los usuarios.

Microsoft Commerce Server y Microsoft SharePoint Portal Server se encargarían, respectivamente, de crear los perfiles de usuario y de administrar el proyecto, asegurando una integración eficaz con las aplicaciones y tecnologías existentes.

Por último, Microsoft ASP.NET, perteneciente a Microsoft .NET Framework, fue la herramienta elegida para diseñar las páginas web. ASP.NET permite que las organizaciones puedan hacer uso de sus conocimientos adquiridos en programación, ya que maneja hasta 25 lenguajes distintos. Además, los diseñadores de las páginas web pueden utilizar menos código, lo que acelera el tiempo de desarrollo y contribuye a reducir costes.

Beneficios tangibles para todos
Facilitar el acceso a los medios disponibles es una prioridad fundamental para cualquier institución educativa. El nuevo sitio web de la Universidad de Bolonia resulta mucho más accesible, y presenta una navegación mucho más fácil. Su sofisticado buscador permite realizar operaciones más específicas, por palabras clave, y ofrece respuestas exactas y rápidas.

El foro on line se ha convertido en un lugar de encuentro para profesores y alumnos, donde se pueden debatir temas sociales o académicos, lo que impulsa la vida universitaria.

Microsoft Content Management Server, además, facilita la introducción de contenidos, lo que garantiza su permanente actualización.

"Cuando estábamos evaluando las ofertas, aparte del precio y el diseño, tuvimos muy en cuenta el impacto en la organización de la nueva plataforma. La herramienta que buscábamos tenía que ser fácil de usar, a la vez que potente, para que pudiera implementarse sin grandes conocimientos técnicos. Microsoft resultó ideal. Nos permitió evaluar los distintos tipos de webs universitarias y, no sólo ha redefinido de forma inmediata los métodos y herramientas de trabajo, sino que ha optimizado los procesos relacionados con producción, almacenamiento, gestión y publicación de contenido", subraya Luca Garlaschelli, responsable del proyecto.

Ahora, los alumnos y empleados pueden acceder a la web de forma personalizada, de modo que la información que obtengan siempre les resulte relevante. Esta personalización es posible gracias a Microsoft Commerce Server, que facilita la creación y mantenimiento de los perfiles de usuario y garantiza la privacidad de la información.

Los profesores, por su parte, pueden utilizar el portal para seguir de cerca los progresos académicos de los estudiantes. Éstos, a su vez, tienen la posibilidad de elegir sus asignaturas y pagar las tasas on line.

También pueden realizar una visita virtual al campus y a la ciudad, y visualizar el primero desde una panorámica de 360 grados.

En un futuro próximo, se pretende ampliar el acceso a otros colectivos, como autoridades locales.

"La solución de Microsoft nos ha ayudado a enriquecer los sitios web de la universidad en un plazo muy breve, y a crear una única identidad. Aparte de su versatilidad, ha demostrado ser una plataforma plenamente escalable, ya que es capaz de gestionar, igual de bien, una sola facultad o la universidad entera", comenta Luca Garlaschelli.

El nuevo modelo organizacional y la flexibilidad de Microsoft Content Management Server permiten, además, ahorrar tiempo y recursos. La principal ventaja de concentrar el proyecto en un centro de datos único es que todas las facultades que participan pueden reasignar sus ordenadores, adquiridos originalmente para la gestión de la web, a otros servicios, con lo que se gana en eficacia y se reducen gastos.

El proyecto también ofrece la posibilidad de adquirir la formación necesaria para mantener el sito web en continuo desarrollo. En un corto espacio de tiempo, el personal técnico de la universidad y los consultores de MCS compartieron sus conocimientos y experiencia, y establecieron una estrecha relación de cooperación. "Microsoft ha transferido su saber hacer al personal de la universidad rápida y eficazmente, convirtiéndolo en un ente autónomo capacitado para consolidar el proyecto con otras estructuras académicas y administrativas y, sobre todo, para dar continuidad al sitio web en el futuro", concluye Garlaschelli.