Business Intelligence: decisiones para el éxito

Extraer el máximo beneficio de toda la información disponible para generar oportunidades de negocio e identificar áreas competitivas: las nuevas versiones de las soluciones de Microsoft tienen la inteligencia de negocio en su punto de mira.

Texto: Francisco Javier Palazón

En un mercado tan competitivo como el actual, la información ha pasado a ser uno de los principales activos empresariales. Sin embargo, la recogida, integración, transformación, análisis y presentación final de todos los datos que se generan en el día a día suele convertirse en un auténtico quebradero de cabeza y, lo que es peor, puede traducirse en una toma de decisiones muy lenta y, a veces, poco acertada. Dicho de otro modo: en las empresas suele existir una sobreabundancia de información, pero un escaso conocimiento de ella.

Este déficit ha sido el principal impulsor del Business Intelligence (BI), o Inteligencia de Negocio, un concepto que está cobrando cada vez mayor protagonismo en todo tipo de organizaciones. BI engloba todos los sistemas con los que se puede obtener no sólo información o conocimiento, sino una auténtica inteligencia capaz de proporcionar una ventaja competitiva. Se trata, por lo tanto, de la habilidad que tienen las compañías para manejar, consolidar y analizar sus datos, de forma que estos se transformen en información valiosa para tomar las mejores decisiones estratégicas. Incrementar las ventas, mejorar los productos y las relaciones con los clientes, aumentar la calidad de los servicios prestados, reducir costes... son los principales beneficios que alcanzan las empresas que cuentan con soluciones de BI.

Y es que las aplicaciones tecnológicas que conforman la Inteligencia de Negocio trabajan codo con codo para permitir a directivos y ejecutivos realizar en su ordenador tareas tan variadas como la consulta y el reporte de la información detallada, el análisis y exploración multidimensional de datos agregados, la predicción y optimización de escenarios de negocios o la segmentación de productos y clientes.

Así, no es de extrañar que, según previsiones de la consultora IDC presentadas en su informe Worldwide Business Intelligence Tools Forecast and Analysis, 2003-2008, el mercado de BI crezca hasta los 4.500 millones de euros en 2007, al ritmo de un 4,1 por ciento anual.

Recogida eficaz de datos
Pero para alcanzar estas prestaciones, la información tiene que pasar por varias etapas dentro de la compañía. La primera es la recolección, es decir, el proceso que se encarga de extraer los datos procedentes de diferentes fuentes y determinar cuáles son los realmente útiles para responder a las necesidades de cada empresa, evitando duplicidades y eliminando los datos irrelevantes. A partir de ahí, la información será integrada y analizada, hasta su ulterior presentación.

En la primera fase, cobran un enorme protagonismo aplicaciones como Microsoft Dynamics CRM 3.0, disponible en dos ediciones: Professional y Small Business. Anteriormente conocida como Microsoft Business Solutions CRM, esta solución proporciona todas las herramientas y capacidades necesarias para crear y mantener una visión clara de los clientes de una empresa, desde el primer contacto hasta el servicio de postventa. Gracias a la presencia de tres módulos definidos (Marketing, Ventas y Servicio al cliente), aporta mejoras en todos los procesos empresariales, al posibilitar relaciones más estrechas con los clientes, y ayuda a las compañías a alcanzar nuevos niveles de rentabilidad.

Y todo ello, a través de una experiencia de usuario familiar, ya que la nueva versión de la solución de CRM ha sido diseñada para que sea una ampliación natural de Microsoft Office y Microsoft Outlook. De esta forma, ofrece un entorno de trabajo intuitivo que fomenta la receptividad del usuario y su productividad.

Por otro lado, las nuevas capacidades de configuración, personalización e integración de Microsoft Dynamics CRM 3.0 permiten realizar de una forma más sencilla y rápida la implementación de soluciones a medida y, así, obtener resultados de negocio medibles. Además, facilita la visualización instantánea de informes predefinidos y ofrece la posibilidad de exportar datos en tiempo real a Excel para llevar a cabo análisis on line y off line. A esto se suma su alta movilidad, gracias a la presencia de un motor de alto rendimiento para la sincronización de información.

Por último, otra de las novedades de esta suite de Microsoft es la incorporación de distintos módulos de trabajo que agilizan la tramitación de los datos. Por un lado, se encuentra el módulo de automatización de marketing para la gestión de listas, campañas y recursos, y por otro, el de planificación de servicio, que gestiona automáticamente peticiones complejas que requieren personal, recursos y habilidades específicas.

Integrar la información, la clave para ganar
En el proceso de recogida de datos también posee una enorme importancia el software encargado de integrar aplicaciones y sistemas procedentes de distintas plataformas tecnológicas, algo muy habitual en las medianas y grandes organizaciones. En otras palabras: las empresas ya no pueden darse el lujo de seguir teniendo una visión fragmentada de sus clientes ni de su mercado, debido a las distintas fuentes de información presentes en sus departamentos. La diversidad y la falta de conexión entre las aplicaciones llevan a la creación de depósitos de información cada vez más grandes e inconexos entre sí, lo que dificulta enormemente las tareas de análisis. Esto se traduce en una pérdida de datos de interés, así como de tiempo y recursos.

Para evitar esta situación entran en escena las soluciones de integración de aplicaciones, aliados indispensables de la Inteligencia de Negocio. Microsoft BizTalk Server 2006, la nueva versión de la aplicación de integración de Microsoft, está provista de innovadoras características que permiten a las compañías gestionar e implementar todos sus procesos empresariales de misión crítica. Para ello, incluye hasta nueve adaptadores para las diversas versiones de herramientas empresariales, de firmas tan conocidas como Siebel, PeopleSoft, Oracle o JD Edwards. Además, dispone de un nuevo asistente de instalación, que simplifica y acelera este proceso, un actualizador de componentes y un sistema de configuración más sencillo. Todo ello permite instalar y configurar BizTalk Server 2006 de forma más eficiente y con las máximas garantías.

Otra importante novedad es la presencia de una nueva consola de administración, con funciones mejoradas de monitorización y control de instalaciones. Por último, BizTalk Server 2006 amplía las funciones de usuario final gracias a la presencia de nuevas características incorporadas en BAM (Business Activity Monitoring), que ahora dispone de soporte en tiempo real para suscripciones de actividad de negocio y alertas.

Presentar con fines prácticos
Tan importante como la recogida e integración de la información, es su posterior presentación en un formato utilizable para su análisis. Las empresas necesitan contar con una estrategia que ayude a reducir el tiempo necesario para su procesamiento. En esta etapa es donde radica el corazón del sistema de Inteligencia de Negocio: la base de datos. Microsoft SQL Server 2005 es la nueva versión de la solución de administración de datos empresariales de la compañía de Redmond, una plataforma global cuya principal carta de presentación es la gestión de la información junto con herramientas integradas de Inteligencia de Negocio. Esto permite a las organizaciones gestionar de manera fiable sus datos críticos y usar complejas soluciones empresariales de manera segura. Para ello, combina las mejores aplicaciones de análisis, información, integración y notificación, lo que permite incorporar datos en cada rincón del negocio a través de tableros de comando, escritorios digitales, servicios web y dispositivos móviles.

Los tres pilares de SQL Server 2005 son: Servicios de Integración (Integration Services), Servicios de Análisis (Analsys Services) y Servicios de Notificación (Reporting Services).

Los primeros son muy útiles para los procesos de integración de datos, pues permiten agregar a sistemas de datawarehouse información procedente de bases de datos operacionales, un proceso clave para la Inteligencia de Negocio de cualquier compañía. Para ello, los Integration Services están compuestos por un conjunto de herramientas de desarrollo, servicios on line y utilidades de gestión que posibilitan el manejo de los procesos de extracción, transformación y carga de información.

En cuanto a los Analysis Services, proporcionan a las compañías la capacidad necesaria para llevar a cabo complejos análisis on line de datos. Disponen de características para la implementación de aplicaciones de data mining, al tiempo que permiten crear indicadores para recibir información al instante sobre factores clave para el negocio. Por último, los Reporting Services son un conjunto de herramientas de desarrollo e interfaces de programación. Con ellos, los usuarios corporativos pueden crear sus propios informes ad hoc cuando lo precisen, y acceder a la información de la base de datos sin necesidad de solicitar la colaboración del departamento de TI de la compañía.

En resumen, la nueva versión de SQL Server va un paso más allá al utilizar herramientas para ordenar los datos y crear inteligencia. De esta forma, además de procesar la información, se adentra en los dos últimos estadios de un sistema de Inteligencia de Negocio: análisis y difusión. Las compañías que la empleen contarán, por lo tanto, con una solución de Inteligencia de Negocio que les permitirá ofrecer a sus trabajadores información crítica y oportuna, y adoptar mejores y más rápidas decisiones.

Visual Studio 2005

El ciclo de la Inteligencia de Negocio de una compañía se cierra con la difusión de los datos de la forma más rápida, sencilla y completa posible. Así, junto a las prestaciones de Reporting Services que ofrece Microsoft SQL Server 2005, los desarrolladores también cuentan para esta labor con Microsoft Visual Studio 2005.

Las mejoras incluidas en esta nueva versión permiten a los equipos de desarrollo construir soluciones de Business Intelligence de alto rendimiento, fiables y de seguridad reforzada. Para ello, ofrece una serie de nuevas y mejoradas herramientas, como Visual Studio Team System, que permite la creación de aplicaciones en todas las fases del ciclo de vida del software, así como la colaboración entre los equipos de desarrollo para ofrecer innovadoras soluciones orientadas a servicios. Gracias a su facilidad de uso, Visual Studio Team System no sólo favorece la integración de distintas aplicaciones, sino que contribuye de manera esencial al incremento de la productividad. Esta solución cuenta además con versiones adaptadas a las necesidades de cada tipo de usuario, lo que reduce en gran medida los costes de inversión.

Soluciones Microsoft, una opción inteligente de BI

Cada vez son más las organizaciones que eligen las soluciones de Business Intelligence (BI) de Microsoft para incrementar la rentabilidad de su negocio. Responsables del Ministerio de Fomento, El País, Volvo Austria y Spenta Consulting explican cuáles son los principales beneficios que han obtenido gracias a Microsoft SQL Server 2005, Microsoft Dynamics CRM 3.0 y Microsoft Visual Studio 2005.

SQL Server 2005: seguridad y eficacia para los informes del Ministerio de Fomento El Ministerio de Fomento contrató con la consultora BG&S el desarrollo de un cuadro de mando integral sobre la base de datos SQL Server 2005. La Administración confía en los proyectos de BI y en su capacidad para mejorar la gestión del Ministerio, la toma de decisiones y el incremento de la fiabilidad de la información para responder adecuadamente a las interpelaciones parlamentarias. Tras un primer proyecto sobre SQL Server 2000, comenzaron a implantar algunas funcionalidades con la nueva versión. Hasta el momento sólo se está utilizando Reporting Services 2005, ya que no se trata de una renovación, sino de una migración gradual de bases de datos al motor relacional, que tienen previsto finalizar en este primer trimestre de 2006. “El proceso se está realizando perfectamente, sin ninguna incidencia hasta el momento. Hemos logrado un indiscutible progreso en el entorno de desarrollo en Reporting Services, gracias a la mejora de la conexión al origen de datos de Analysis Services, que proporciona un moderno entorno gráfico para el desarrollo de consultas MDX y para la obtención de datos”, afirma Rafael Chamorro Marín, subdirector general de Tecnologías y Sistemas de Información en el Ministerio de Fomento. Aumento de la productividad Según indica el responsable del Ministerio, “SQL Server 2005 aporta también un incremento de la productividad de TI, gracias a la simplificación y el soporte de aplicaciones de bases de datos”. Así, el mayor beneficio que esperan obtener es una mayor funcionalidad en el desarrollo de los informes, al poder compartir datos entre múltiples plataformas y conectar diversos sistemas. “Pretendemos resolver problemas relativos a la conexión con los orígenes de la información de Analysis Services, ya que con esta nueva versión se potencia la infraestructura de datos en tres áreas claves: administración, productividad de los desarrolladores e inteligencia empresarial”, añade Chamorro. En su opinión otras de las grandes ventajas de SQL Server 2005 son la mejora de la gestión y de la seguridad. “Permite administrar aplicaciones empresariales más seguras y escalables. Además, aporta ventajas competitivas al incorporar servicios de replicación y notificación, nuevos algoritmos de data mining y sistemas de alertas y herramientas integradas para generar informes”, puntualiza.

El País optimiza la gestión de sus bases de datos gracias a SQL Server 2005 Contar con un entorno de alta disponibilidad de servicios y datos es una de las principales apuestas del departamento de TI de El País para este año. Por este motivo, sus directivos han decidido implantar SQL Server 2005. “Esta solución incorpora un gran abanico de herramientas por defecto que, sin necesidad de una gran inversión, y en algunos casos con sólo migrar, nos permite contar con ese entorno de alta disponibilidad para el motor y la base de datos”, afirma José Antonio Pineda Montes, administrador de Bases de Datos de El País. “Las nuevas aplicaciones de administración y las vistas de catálogo nos permiten obtener mayor información sobre lo que está pasando. Además, es posible realizar una auditoría con las opciones de notificación de eventos y el nuevo service broker, y ofrecer un mejor servicio a nuestros usuarios gracias a la nueva versión del motor de búsqueda de texto —es más rápido y permite realizar, de forma sincronizada, copias de seguridad de los catálogos de texto junto con las bases de datos del sistema documental—”, añade. Mejor aprovechamiento de los recursos En opinión de Pineda, uno de los grandes problemas de las empresas actuales es que invaden, literalmente, a sus clientes (y posibles usuarios) con información comercial y ofertas. Si pudieran dirigir mejor esa información, se evitarían los envíos indiscriminados y se racionalizaría la utilización de los recursos. “Para ello, es fundamental contar con buenas herramientas de análisis de negocio, que permitan operar fácilmente con las grandes bases de datos existentes, de tal manera que la oferta al consumidor final esté mejor dirigida: lo que le ofrecemos es lo que necesita. En este sentido, SQL Server 2005 es una opción a tener en cuenta, tanto por su precio como por su completa funcionalidad (incluye todas las herramientas del ciclo de BI)”, declara. Y es que, en lo referente a Inteligencia de Negocio, SQL Server 2005 aporta grandes novedades. “Herramientas como Reporting Services y Report Builder, entre otras, nos ayudarán a acercar los datos a los usuarios de una forma mucho más dinámica e intuitiva. Esto nos permitirá dirigir mejor nuestra oferta de servicios a los clientes, tanto actuales como potenciales”, concluye.

Volvo rentabiliza al máximo su relación con los clientes con Dynamics CRM 3.0 Las compañías que operan en diferentes mercados comparten un mismo reto: mantener unos costes competitivos y, al mismo tiempo, garantizar la máxima calidad del servicio al cliente. Este era el caso de Volvo Baumaschinen Österreich GmbH, un distribuidor de Volvo ubicado en Austria. “Trabajamos en siete países distintos y, por razones culturales, las estrategias de negocio son muy diferentes en cada uno”, explica Thomas Schmidt, Managing Director de la compañía. Por esta razón, los directivos de Volvo Baumaschinen encontraban serias dificultades a la hora de localizar y compartir la información relativa a sus clientes. ”Necesitábamos un sistema que diera soporte a los procesos de ventas y a las relaciones con los consumidores de una manera flexible y eficiente”, aclara Claus Längauer, Sales & Marketing Manager. Mejor conocimiento de los clientes La solución la encontraron en Microsoft Dynamics CRM 3.0, que sustituyó a la aplicación CRM propia de la empresa. Tras su implantación, las expectativas no pueden ser más optimistas: “Creemos que la solución de CRM de Microsoft va a tener un tremendo impacto sobre nuestras relaciones con los clientes: un mejor conocimiento sobre ellos y un mayor y más eficiente flujo de información desde nuestra fuerza de ventas hasta las oficinas, así como un ahorro de costes debido a un incremento de la eficiencia”, argumenta Längauer. “Para nosotros era fundamental contar con una herramienta flexible como Dynamics CRM 3.0, que nos permitiera unificar nuestras bases de datos y mantener el flujo esencial de los procesos”, puntualiza Schmidt. Por su parte, Peter Glück, IT Manager de la empresa, subraya algunos de los principales beneficios que les está aportando la nueva aplicación: “La mayor ventaja que ofrece Dynamics CRM 3.0 es que está perfectamente implantada en el estándar de las aplicaciones de Microsoft. Además, está diseñada para lograr una fácil integración con todos los procesos y sistemas de negocio, y posee un modelo de seguridad muy fuerte”. Por último, la gestión de campañas de la compañía también ha salido fortalecida. “Hemos creado un nuevo equipo para desarrollar negocios en áreas de mercado especiales, y esos profesionales van a precisar una aplicación para las cartas, postales y mails de sus campañas. La gestión que les brinda Microsoft CRM funciona a la perfección”, apunta Glück. “Sin duda, Microsoft CRM cumple completamente nuestras más elevadas expectativas”, concluye.

Visual Studio 2005, la clave de la productividaad de Spenta Consulting La consultora tecnológica Spenta Consulting, líder en el desarrollo de soluciones basadas en la plataforma Microsoft .NET, ha sido una de las primeras compañías en constatar los beneficios de Visual Studio 2005 (VS 2005). “Antes de la versión 2005, Visual Studio ya era una potente herramienta para los desarrolladores. Pero ahora, va mucho más allá y cubre todo el ciclo de vida de los proyectos, adaptándose a todos los perfiles que forman el equipo. Podría decirse que Microsoft ha personalizado la productividad”, sentencia Jordi Plana, Director General de la consultora. En su opinión, desde el punto de vista de un arquitecto de software, lo más relevante de la nueva aplicación son sus diseñadores: Application Designer (AD), Infrastructure Designer (ID) y Code Designer (CD). “Los tres son de gran ayuda por sí solos, pero cuando realmente aportan valor es cuando trabajan conjuntamente”, aclara. En cuanto a los desarrolladores, Plana destaca dos grandes novedades: el análisis estático de código, que facilita la adopción de las normativas de codificación corporativas, y la suma de la cobertura de código y los tests unitarios. Pero para él, las grandes aportaciones de la solución vienen de la mano de Team System. “Las plantillas de proyecto en Team System son totalmente configurables, y permiten incorporar las lecciones aprendidas en un determinado proyecto y las mejores prácticas en el futuro. La posibilidad que ofrece Team System de trabajar de la manera que uno desee y de adaptarse a la metodología que uno prefiere es para nosotros primordial”, comenta. La integración es la clave Según Plana, Team System mejora la comunicación y la colaboración de los equipos mediante la integración de los productos que intervienen en el ciclo de vida de las aplicaciones, simplificando los proyectos. Asimismo, incorpora el control de versiones, sustituyendo y mejorando a Source Safe, y la automatización de builds diarios. “Otro de los aspectos clave es la integración de Team System con nuestro sistema EPM actual (Enterprise Project Management), basado en Project Server y SharePoint. Además, ofrece más de 50 reports out of the box, que nos serán muy útiles a la hora de analizar la situación financiera de los proyectos”, añade. En resumen, “las diferentes ediciones de VS 2005 aumentan enormemente la productividad del equipo de trabajo. Esto se traduce en mayor rentabilidad y menores costes para nosotros, y en más calidad para el cliente. Con VS 2005 ganamos todos”, puntualiza.