Grupo Cortefiel: el patrón del éxito

Acceso centralizado y único a toda la documentación, colaboración y comunicación integradas y gestión multiidioma son algunas de las prestaciones del nuevo portal del Grupo Cortefiel, basado en Microsoft SharePoint Portal Server.

Texto: Manuel Navarro
Imagen: Manuel Vázquez

El esfuerzo inversor llevado a cabo en los últimos años por el Grupo Cortefiel lo ha convertido en una de las empresas de distribución textil más punteras en tecnología del panorama europeo. Este desarrollo tecnológico, aplicado al diseño, a la distribución y a la gestión de almacenes, entre otros ámbitos, es de singular importancia en el aprovisionamiento, pues incrementa la calidad y agilidad de la oferta, y garantiza su adecuación a la demanda.

El Grupo está formado por varias empresas, fundamentalmente especializadas en el sector textil (Cortefiel, Springfield, Pedro del Hierro, Women’secret, Milano y Douglas). En la actualidad, cuenta con 5 fábricas (una en España, tres en Marruecos y otra en Hungría) que le suministran alrededor del 10 por ciento de sus necesidades. El resto de sus productos procede de una red de cooperativas externas y de las compras que realiza su oficina de Asia.

Dada esta compleja estructura, en el año 2000 los responsables del departamento de Tecnología decidieron crear un portal corporativo que permitiera a los empleados y proveedores compartir documentos. “La idea era crear una sala de conocimiento, con una vertiente de comunicación interna, a través de la cual los usuarios pudieran acceder a las noticias que se generaban dentro del Grupo, así como a los anuncios que pudieran resultarles de interés”, afirma David Moreno, director de Internet del Grupo Cortefiel.

Con el tiempo, las características y funcionalidades del portal fueron evolucionando, y se empezaron a detectar nuevas necesidades.

Una nueva intranet basada en Microsoft
Para poder responder a los nuevos requerimientos y eliminar la problemática que conllevaba el antiguo portal, durante 2005 se llevó a cabo la actualización tecnológica de toda la infraestructura que da soporte a la intranet. Así, se optó por sustituir el antiguo portal, desarrollado sobre tecnología Oracle, por las herramientas incluidas en Microsoft SharePoint Portal Server. Meytel, partner de Microsoft, fue la empresa encargada de realizar la implementación.

El nuevo portal está dirigido a empleados del Grupo Cortefiel, así como a proveedores y tiendas. El funcionamiento es muy sencillo e intuitivo, según afirma Julio García, subdirector de Sistemas de Información del Grupo. “Cada empleado o proveedor puede conectarse al portal desde cualquier parte del mundo, mediante una clave privada, y disponer en su escritorio de las aplicaciones y documentos a los que está autorizado”, explica. Es decir, que dependiendo del usuario se podrá acceder a unos u otros archivos o aplicaciones.

Sin duda, una de las principales ventajas que Microsoft SharePoint ha añadido a la intranet de Cortefiel es la colaboración. “SharePoint Portal Server permite potenciar la comunicación con el empleado y el trabajo en equipo. La colaboración aporta valor añadido a las tareas de los trabajadores, así como a las de los proveedores”, subraya Moreno. Además, y gracias a la tecnología de Microsoft, se han podido integrar dentro del portal colaboración, acceso a manuales y a aplicaciones.

Todo esto ha supuesto una nueva forma de usar las aplicaciones y los documentos. Para ayudar a los empleados a cambiar “su forma de pensar”, se les ha ofrecido formación sobre cómo compartir datos, actualizarlos, etcétera. Sin embargo, esta ha sido la única ayuda que han necesitado, ya que el resto de las aplicaciones sigue funcionando de la misma manera.

La sencillez, la máxima prioridad
En resumen, Microsoft SharePoint ha conseguido simplificar el trabajo e incrementar la productividad, al lograr una integración de todas las soluciones y archivos. “Lo que buscábamos, sobre cualquier otra prestación, es que la administración fuera mucho más sencilla. Es decir, que si un usuario necesitaba publicar algo en el portal o compartir alguna información en la red no tuviera que estar siempre dependiendo de los administradores. Hasta ahora lo que utilizábamos para poder llevar a cabo estos procesos eran unidades de red compartidas, donde cada uno podía introducir sus documentos de Word y sus hojas de cálculo. Y, teóricamente, desde ahí se podía compartir”, explica el subdirector de Sistemas de Información. El problema radicaba en que cuando un empleado abandonaba la oficina, ya no podía tener acceso a esos datos.

Gracias al empleo de la tecnología Microsoft y a la creación del nuevo portal, este obstáculo se ha salvado con éxito, pues ahora los empleados, los trabajadores de las tiendas y los proveedores tienen acceso a los datos, las aplicaciones y los ficheros desde cualquier punto remoto.

“La mayor dificultad de todo el proyecto, que duró aproximadamente seis meses, radicó en que el Grupo Cortefiel no disponía de una infraestructura de red basada en un directorio activo, por lo que se tuvo que realizar una labor de sincronización compleja entre el directorio activo de Microsoft y el servicio de directorio (NDS) de Novell, con el que trabajaban. Al final conseguimos sincronizarlo todo, gracias a las soluciones de Microsoft y mediante aplicaciones desarrolladas por nosotros mismos”, señalan desde Meytel.

Actualmente el proyecto está terminado e implantado, y en estos momentos el departamento de Tecnología del Grupo está realizando pruebas piloto para comprobar toda la potencialidad de la solución y ampliar, aún más, sus funcionalidades.

Un portal multiidioma
Hoy, la presencia internacional del Grupo Cortefiel es muy elevada —alguna de las empresas está presente en 23 países—, lo que involucra a más de 2.000 empleados y a multitud de proveedores. Por este motivo, una de las pretensiones del nuevo portal era que las aplicaciones y los documentos pudieran ser accesibles en varios idiomas.

“Microsoft SharePoint aborda el aspecto del multiidioma de una forma muy ágil, lo que nos ha permitido manejar con bastante facilidad la información asociada a la lengua de cada país”, explica Julio García.

Mirando al futuro
Microsoft SharePoint ha conseguido que los usuarios del portal del Grupo Cortefiel tengan un acceso centralizado y único a toda la documentación, así como a las aplicaciones de una forma rápida y sencilla. Pero los responsables del departamento de TI de la multinacional quieren llegar más lejos. Dado el éxito que ha tenido la intranet a nivel interno, el siguiente paso, tal y como comenta el director de Internet del Grupo, “será crear un portal específico para los proveedores internacionales, siguiendo las pautas que han protagonizado este proyecto”. Además, y dado que el Grupo está conformado por varias marcas, se pretende realizar un portal personalizado para los usuarios de cada una de ellas.

Por último, la idea es establecer, dentro de él, una zona que favorezca la autoformación de los usuarios mediante la inserción de una serie de trucos y consejos que proporcionarán ellos mismos.

Un portal muy productivo