El Mundo: una redacción coordinada

Para un periódico resulta tan importante estar al tanto de lo que sucede en el exterior como que los redactores se encuentren coordinados internamente para cubrir todos los aspectos de la actualidad diaria. Hoy, gracias a la Agenda de Redacción, implantada con Microsoft SharePoint Portal Server, El Mundo cumple ambas exigencias.

Texto: David Marchal
Imagen: Manuel Vázquez

Muchas veces son las aplicaciones tecnológicas las que crean necesidades de utilización en los usuarios. Sin embargo, en otras ocasiones son los propios interesados los que demandan soluciones que se adapten a sus requerimientos para facilitarles el trabajo diario.

Esto es precisamente lo que sucedió en el periódico El Mundo, donde cada sección del diario mantenía una agenda en la que se apuntaba, a veces en formato papel, la información sobre el evento que se iba a cubrir, cuándo y qué se necesitaba para ello. El problema es que en ocasiones esos datos sólo eran conocidos por el redactor y el jefe de sección. “Por este motivo, de la redacción surgió la idea de elaborar una agenda común para todo el periódico donde se compartiera la información e intercambiaran sinergias”, explica Cristina de Sequera, directora de Organización y Sistemas de Unidad Editorial, editora de El Mundo. Ahora bien, no debía ser una agenda sin más, sino que además de dar de alta todos los acontecimientos futuros, tendría que permitir denegar eventos, asignar responsables, realizar peticiones de material y, especialmente, convertirse en un repositorio común de información relativa a cada acto.

Con estos parámetros, el Departamento de Aplicaciones y Sistemas Informáticos se puso manos a la obra para buscar una aplicación que encajara con sus necesidades.

“Recorrimos otras redacciones de agencias nacionales y de periódicos internacionales para conocer su experiencia y buscamos qué soluciones se ajustaban a lo que precisábamos. Al final, dimos con Microsoft SharePoint Portal Server, vimos cuáles eran sus posibilidades y empezamos a trabajar en un pequeño proyecto piloto con un número escogido de redactores para que fueran evaluando los resultados”, añade. Durante mes y medio, justo antes del verano de 2005, se realizó esta prueba y se comprobó que realmente la herramienta resultaba útil.

De esta forma, a partir de septiembre se inició la implantación en todo el periódico. “En un primer momento se trabajó con la sección de Nacional, porque ya tenían una disciplina de compartir los eventos en la agenda de Microsoft Outlook”, puntualiza la responsable tecnológica. Posteriormente, y de forma progresiva, se fueron sumando otras secciones, como Economía, Internacional, Deportes, Motor, Madrid, etcétera. En este momento la Agenda de Redacción incluye todo el periódico y los suplementos como Aula, Campus o Ariadna. “A lo largo de este año seguiremos con el resto de revistas del grupo y también lo extenderemos a las delegaciones”, comenta De Sequera. “Todo ello, sin prisas, respondiendo a la demanda, porque no queremos implantar la aplicación con calzador”, matiza.

Las claves del proyecto
La rápida implementación de la solución ha sido posible gracias a que “no ha supuesto ningún problema técnico”, según De Sequera. De hecho, recibieron la ayuda de la compañía NetPoint, partner de Microsoft, quien destinó a tres personas para la realización del despliegue. Pero a pesar de que la instalación final no tuvo complicaciones, hasta que se llegó a la versión definitiva que ofrecía toda la funcionalidad hubo que hacer varias pruebas, “sobre todo, por dos temas funcionales clave que se buscaban: la sencillez y la jerarquía de utilización”, agrega. En cuanto al primero, los responsables del periódico querían que la aplicación resultante fuera muy fácil de utilizar, “tanto como apuntar una nota en un cuaderno”, para no añadir dificultad al ya complejo trabajo de la redacción. En lo que respecta al segundo, querían aplicar varios niveles de visibilidad, es decir, establecer quién vería qué tipo de eventos y quién no: “Hay acontecimientos que son interesantes para todo el periódico, pero otros sólo para una sección o, incluso, un redactor”, explica la directora de Organización y Sistemas.

A partir de ahí comenzaron a desarrollar la solución, con la idea de continuar añadiendo nuevas funciones de forma progresiva. “El objetivo es que la Agenda de Redacción sea un punto de encuentro desde el que se pueda desde pedir un fotógrafo para cubrir un acto y solicitar una infografía o una ilustración, hasta colgar documentos relacionados con el evento”, explica De Sequera. Para ello, el redactor lo único que debe hacer es acceder a una página web interna a través de un icono situado en el escritorio y rellenar cuatro campos clave: día, hora, título y descripción. Además, puede complementarlos con la elección del grado de visibilidad que desea que tenga el evento. En cualquier caso, la idea es que esta plataforma sirva de base a los jefes de sección para organizar mejor el trabajo en la reunión diaria que mantienen para distribuir los temas de actualidad.

Claros beneficios
Esta nueva forma de trabajar en el diario El Mundo ha conllevado, en opinión de la directora de Organización y Sistemas, muchas ventajas para los periodistas. Sin embargo, la primera y más importante es “la posibilidad de compartir la información”. En otras palabras, ahora todo el periódico está informado sobre los actos y eventos que se van a celebrar y, por tanto, se pueden aprovechar mejor esos datos. “Por ejemplo, si hay un acontecimiento que puede resultar interesante para dos secciones del periódico y ambas conocen su existencia, es posible compartir sinergias, pedir que se haga una foto o unas preguntas concretas a las personalidades que asistan”, puntualiza De Sequera.

Pero esto, por supuesto, sólo es el principio. “A partir de aquí van a venir muchas más cosas que nos van a facilitar el trabajo diario, porque lo que queremos es aprovechar la Agenda de Redacción para que los redactores utilicen otros flujos administrativos que anteriormente se hacían por teléfono, lo que también supondrá un valor añadido”, subraya. Otra de las ventajas es contar con el respaldo total de los responsables de redacción, “que apoyan el proyecto y se sienten muy identificados con él, porque ha surgido de ellos”, y de la dirección del periódico, “que hace de palanca de cambio”, apunta. El reto: que todos los redactores sean conscientes de que disponen de una herramienta muy útil que puede ayudarles en su trabajo diario. Y es que, como asegura De Sequera, “la única complejidad ahora es que sean disciplinados a la hora de introducir la información, aunque sabemos que al principio cuesta. No obstante, el día que se acostumbren a utilizar la agenda, esta se convertirá en una herramienta imprescindible”, concluye.

Una herramienta para la colaboración

Ubicado dentro de la solución Microsoft Office system, Microsoft SharePoint Portal Server permite encontrar, compartir y publicar información fácilmente y, si se desea, con una apariencia web, gracias a Web-Parts. Con esta tecnología es posible personalizar la interfaz y administrar rápida y cómodamente los recursos comunes, como contactos, calendarios y mensajes. También cabe la posibilidad de añadir nuevas funciones según las necesidades de cada cliente. No en vano trabaja con los principales estándares de la industria como OLE DB, Microsoft ActiveX Data Objects (ADO), Extensible Markup Language (XML) y Microsoft Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV). La solución incluye además funciones avanzadas para gestionar y compartir documentos. Así, es posible guardar y verificar información en el almacén, capturar los metadatos relevantes para el negocio en los formularios Document Profile o controlar los cambios por medio de borradores, mientras el documento es editado, revisado y aprobado. Finalmente, permite localizar información clave dentro de toda la infraestructura tecnológica de la empresa, y configurar el portal para hacer que los datos se muestren mediante suscripción, entregando directamente notificaciones de contenido nuevo y actualizado.