Universidad de Cantabria: información siempre al día

Después de años de problemas con la gestión de contenidos de su web, la Universidad de Cantabria encontró en Microsoft Content Management Server (CMS), la solución perfecta para conseguir un ‘site’ dinámico y a la vez fácil de administrar.

Texto: Paco Meseguer
Imagen: Manuel Charlón

La historia de la web de la Universidad de Cantabria (www.unican.es) es un excelente ejemplo para mostrar la evolución en la gestión de contenidos de los sites corporativos. Su nacimiento se remonta a 1992, con el objetivo, que todavía pervive, de ser un punto de información y referencia de las actividades y servicios de la entidad.

Como en aquella época la edición en HTML no estaba al alcance de todos los usuarios, los responsables de TI crearon para su gestión un servicio central, encargado de convertir a lenguaje HTML la información de los distintos departamentos, que se recibía en documentos de Word y Excel. Sin embargo, debido a que los autores de los contenidos no intervenían en la elaboración del documento final en HTML, eran necesarios retoques que hacían que el proceso fuese largo y que no respondiese a las expectativas creadas.

“Aprovechando la facilidad de edición de Microsoft FrontPage, se decidió crear un diseño que supuso la distribución de la edición de las páginas a los diferentes departamentos”, explica Luis Romero, director del Servicio de Informática de la Universidad de Cantabria. Este nuevo sistema permitió crear el esqueleto estructural y de contenidos de la web actual que, en principio, resultó ser un éxito.

Gestión completa de la web
Los problemas comenzaron a surgir a medida que el número de páginas aumentaba, ya que también lo hacía la complejidad de la estructura de la información. Los responsables de editar los contenidos carecían de conocimientos técnicos, por lo que se producían numerosos errores. “El problema procedía de una organización basada en webs heterogéneas, dispersas en diversos servidores, desarrolladas y mantenidas por muchos grupos que no se encontraban intercomunicados, lo que planteaba un grave problema de mantenimiento”, señala Luis Romero.

Esta situación llevó a los responsables de la Universidad a tomar conciencia de que la gestión de la web no era una cuestión exclusivamente técnica por lo que decidieron que el Servicio de Comunicación, responsable de la imagen de la entidad, también participara en su administración.

De común acuerdo con el Servicio de Informática, se inició en 2001 la búsqueda de una plataforma de gestión de contenidos. El objetivo era encontrar una herramienta que se integrase en los directorios de usuarios, de bajo coste y, sobre todo, que pudiese ser implementada y gestionada al cien por cien por los técnicos de la Universidad.

Tras analizar las diferentes soluciones del mercado se eligió Microsoft Content Management Server (CMS). “Cumplía todos los requisitos: su instalación y configuración son sencillas al estar basadas en herramientas familiares para nuestros técnicos como Microsoft Windows 2000, Microsoft ASP o Microsoft SQL Server. Además, gracias a su API abierto y flexible nuestros técnicos podían ampliar su funcionamiento, creando nuevas funcionalidades y adaptándolas al máximo, para que respondiese a nuestras necesidades”, explica.

Trabajo en equipo
El proceso de migración a CMS se inició a mediados de 2002 y para ello se creó un grupo de trabajo coordinado por Informática y formado por representantes de Organización (contenidos y estructura) y Comunicación (aspecto y navegabilidad). Se impartieron cursos para los responsables de contenidos de cada área, en los que se mostraron los aspectos necesarios para la utilización de CMS. Gracias a esta formación, cada departamento pudo completar en un plazo de dos meses la migración de todos sus contenidos a la nueva plataforma. “El proceso de implementación fue rápido, aunque se realizó de manera escalonada debido a que algunos departamentos aprovecharon para replantearse la estructura y los contenidos. Gracias a la flexibilidad que nos ofreció CMS se pudieron combinar los cambios de la nueva web con la que se encontraba en funcionamiento, produciéndose una convivencia de contenidos mixta, pero sin que los usuarios finales apreciaran un cambio sustancial en la navegación”, señala Romero.

Una vez introducidos los contenidos, se puso en marcha la web el 10 de junio de 2003. El cambio de gestión fue sustancial. Al sacar el máximo partido de las características tecnológicas de Content Management Server, se comenzó a automatizar al máximo el proceso: generación automática de los menús de navegación, creación de nuevos directorios de personas, listados de ofertas de empleo, noticias, agenda, ofertas de concursos públicos… “Los responsables de gestionar los contenidos de cada área nunca se habían encontrado con un proceso de edición tan sencillo: la alimentación del sistema se produce de una manera tan automática y cómoda que uno mismo se sorprende de cómo cambian los contenidos y se mantienen actualizados”, afirma Luis Romero.

A esto hay que unir la creación de una estructura de navegación muy fácil para el usuario final, con múltiples maneras de volver a los índices generales. Ahora no se tiene la anterior sensación de que se profundiza de tal manera en la navegación, que es difícil saber dónde se encuentra. También se ha diseñado una intranet corporativa a la que tienen acceso tanto el personal docente e investigador como el de administración, y en la que se dan cita secciones tan variadas como Recursos Humanos, Formación, Espacio Europeo de Educación, Campus Virtual, Normativa, Consultas, etcétera.

Para Luis Romero “los servicios backoffice de Microsoft como CMS representan una alternativa a tener en cuenta para el desarrollo de todo tipo de servicios de Internet e intranet, con tiempos de implementación rápidos, disponibilidad de personal ya formado y costes de implementación, tanto en software como en hardware, bastante contenidos. Todo esto nos han permitido desarrollar progresivamente un amplio conjunto de servicios para nuestra comunidad universitaria”, concluye.