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Valor de negocio de Exchange Server 2003
Valor de negocio de Exchange Server 2003
 Introducción
a Exchange Server 2003
Exchange Server 2003 se basa en la
sólida arquitectura de Exchange 2000 y emplea muchas de las características
positivas ya disponibles en esa versión. Además, Exchange 2003 eleva sus
posibilidades a nuevos niveles de fiabilidad, seguridad y facilidad de
manejo, incluyendo funcionalidades mejoradas para el acceso de cliente y
dispositivos móviles que mejoran la productividad del profesional de la
información.
Exchange 2003 transforma la mensajería
colaborativa en una ventaja competitiva para su organización y optimiza los
beneficios para cada euro invertido en su infraestructura de correo
electrónico.
Mayor
productividad para los profesionales de la información
Exchange Server 2003, Windows
Server 2003, y Outlook 2003 se combinan para ofrecer una infraestructura que
aumenta la productividad de los profesionales de la información. Poniendo a
disposición de los profesionales las herramientas de comunicación cuando y
donde se necesitan, pueden trabajar de forma más productiva, responder a los
clientes más rápidamente y dar continuidad a los procesos de workflow
prácticamente desde cualquier sitio sin tener que esperar a volver a la
oficina para conectarse.
La disponibilidad de las tecnologías
inalámbricas como 802.11 (Wi-Fi), soporte para accesos a Internet de tipo
campus o enlace inalámbrico de alcance local, junto con las tecnologías GPRS,
1xRTT, y 3G contribuyen a hacer más seguras las conexiones a Exchange
prácticamente bajo cualquier condición. El primer grupo de profesionales que
pueden emplear muchas de estas nuevas funcionalidades son los usuarios
remotos y móviles, para los cuales se puede medir las ganancias en
productividad en términos de nuevas oportunidades de negocio, por ejemplo en
ventas, servicios y otras funciones de cara al cliente. En otros casos, como
sucede con ejecutivos que viajan frecuentemente y trabajadores en remoto,
pueden sincronizar sus clientes Outlook 2003 mediante enlaces lentos y redes
inalámbricas. En esencia, pueden trabajar con su información de Exchange
prácticamente desde cualquier sitio. Uno de los clientes pioneros de
Exchange 2003 está poniendo a disposición de su fuerza de ventas equipos
portátiles con dispositivos inalámbricos y Outlook 2003, y ya está
percibiendo beneficios debidos al aumento de productividad, que se traduce
en aumento de contactos de ventas por empleado y semana.
Los aumentos de productividad que
posibilitan Outlook 2003 y Exchange 2003 incluyen:
· Comunicación donde y cuando se
necesita: Outlook 2003 está diseñado para
un rendimiento óptimo con Exchange 2003, ofreciendo a los usuarios la mejor
experiencia online y offline. Con mejoras en su rendimiento y el nuevo modo
cacheado de Exchange, los usuarios pueden aumentar su productividad
Outlook 2003 sobre conexiones de marcación bajo demanda y enlaces lentos,
con alta latencia o inconsistentes, como pueden ser las conexiones
inalámbricas 1xRTT y GPRS. Estas mejoras en rendimiento y manejabilidad
hacen posible el uso de Outlook 2003 en entornos de frecuente movilidad,
protegiendo al usuario de las deficiencias derivadas de la lentitud de
ciertas redes y modalidades de conexión. Al ser capaz de operar de forma
productiva y de comunicarse donde y cuando la organización lo requiere, se
contribuye a que los profesionales ahorren tiempo y costes de comunicación,
y también a que encuentren nuevas oportunidades de negocio.
·
Ahorro de tiempo y reducción de los
costes de comunicación utilizando Outlook 2003 por Internet sin VPN:
Muchos profesionales de la información que
utilizan Outlook para acceder a Exchange desde Internet han de establecer
antes una conexión VPN para garantizar la seguridad de la comunicación.
Ahora, Outlook 2003 ejecutándose sobre Windows® XP puede conectar con el
servidor Exchange 2003 sobre Windows Server 2003 a través de Internet sin
necesidad de una conexión VPN. Los usuarios de Outlook 2003 pueden
conectarse de forma más segura y sencilla a través de Internet con los
servidores Exchange usando HTTPS.
El acceso con Outlook sin red privada virtual abre las puertas a la
generalización de escenarios de portátiles con conexión inalámbrica. En la
medida en que la cobertura de las redes inalámbricas puede ser poco
consistente, los usuarios con Outlook 2003 que emplean esta nueva
funcionalidad no tienen que reestablecer manualmente la conexión VPN cada
vez que se cae el enlace; continúan trabajando con Outlook 2003 y Exchange.
Outlook restablece automáticamente la conexión cuando la red vuelve a quedar
disponible. Esto mejora la productividad y la velocidad de la comunicación
con la organización, reduce los costes de infraestructura derivados de las
VPN y reduce el tiempo y costes asociados con las llamadas de soporte al
departamento de Help Desk causadas por las VPN.
· Mayor productividad por buzón:
Outlook 2003 también ayuda a los profesionales
que tienen buzones muy saturados. El empleo de marcas de diferentes colores
permite a los usuarios priorizar mejor sus mensajes de correo; las novedades
en el almacenamiento y búsqueda ahorran tiempo a la hora de localizar
mensajes archivados; las nuevas características anti-spam permiten eliminar
correos basura que normalmente requieren tiempo adicional para su
clasificación. El trabajo eficiente con grandes cantidades de correos que
tienen menos correos espúreos y la priorización de los mensajes incrementan
directamente la productividad y efectividad de estos trabajadores.
Con las nuevas características antes
mencionadas, el acceso entre Outlook y Exchange se vuelve mucho más fiable,
fácil de usar, más rápido y menos caro de mantener y requiere menos
infraestructura VPN; todo ello se traduce en ahorro de costes y mejora en la
productividad para los usuarios y los responsables de IT.
Los aumentos de productividad con
Outlook Web Access y Exchange 2003 incluyen:
· Acceso sencillo y rápido:
desde cualquier ordenador con acceso a Internet, los
profesionales de la información pueden acceder a su correo con Outlook Web
Access en Exchange Server 2003.
· Acceso de larga duración con Outlook
Web Access Outlook Web Access se
introdujo por primera vez en Exchange 5.5 y luego fue mejorado en
Exchange 2000. Proporciona acceso a Exchange desde ordenadores con un
navegador de internet usando HTTP o HTTPS (Secure Sockets Layer, or SSL).
Con Exchange 2003 se han introducido nuevas funcionalidades y una nueva
interfaz de usuario que hace que la experiencia de usuario de Outlook Web
Access sea muy similar a la de la versión estándar de Outlook. Outlook Web
Access ofrece al usuario más flexibilidad en cuanto a la forma en que se
conecta a su organización, al habilitar un acceso a Exchange más seguro y
que puede iniciarse desde cualquier equipo con un navegador y conexión a
Internet.
Los escenarios más comunes son los de lectura de correo, calendario y
contactos desde lugares como aeropuertos y kioskos de internet en centros de
convenciones, cibercafés, ordenadores en casa o en oficinas del cliente. En
muchos casos, los usuarios que se desplazan pueden evitar la necesidad de
llevarse sus portátiles en viajes de corta duración y visitas a clientes
cuando únicamente necesitan leer su correo. Outlook Web Access con
Exchange 2003 se ha actualizado para poder ofrecer muchas de las
funcionalidades de productividad antes solo disponibles en el cliente
Outlook, como pueden ser los revisores ortográficos, soporte para Tareas,
Búsqueda en carpetas, soporte para Secure/Multipurpose Internet Mail
Extensions (S/MIME) que permite la inserción de firmas digitales y cifrado
de mensajes, soporte para reglas (procesado de correo entrante), soporte
para listas de emisores aceptados/rechazados y fin de sesión por timeout. El
rendimiento de Outlook Web Access se ha mejorado también, y con ello la
experiencia del usuario sobre conexiones lentas.
· Ahorro de costes de comunicación para
usuarios ocasionales del correo electrónico: Muchas
organizaciones utilizan ya el correo para permitir la comunicación de
trabajadores que tradicionalmente no lo utilizaban o no tenían acceso a este
servicio, como los operarios de plantas de fabricación o personal de venta
al público. Los boletines de difusión interna, políticas de personal,
marketing y mensajes internos se distribuyen por medio de correo electrónico
en lugar de los métodos tradicionales basados en papel impreso, lo que
permite una comunicación más rápida y barata. Algunas organizaciones han
eliminado casi por completo la comunicación impresa, y piden a sus empleados
que lean su correo al menos una vez al día, para estar enterados de las
noticias, políticas e información en general.
· Outlook Web Access como herramienta
para migrar y ampliar Exchange: Outlook Web
Access es una herramienta muy potente para migraciones y entornos de equipos
heterogéneos, así como para acceso desde plataformas no basadas en Windows.
Outlook Web Access está soportado tanto en Internet Explorer como en
Netscape. Los usuarios que se conectan desde máquinas no basadas en Windows
o que no disponen de cliente Office Outlook 2003 pueden también beneficiarse
de una experiencia más productiva utilizando Outlook Web Access con
Exchange 2003.
· El soporte e implantación de Outlook
Web Access conlleva menores costes: Outlook Web
Access es una alternativa atractiva también para los departamentos de IT
porque requiere menos carga de formación y soporte en los procesos de
implantación; no se necesira instalación de software en los puestos de
trabajo (excepto la del navegador de Internet, si es que no estuviese ya
instalado). La implantación de Outlook Web Access es también más rápida,
puesto que queda accesible a cualquier PC con un navegador y acceso a
Internet. Outlook Web Access, el usuario final de Exchange 2003 se puede
obtener beneficios casi al momento.
El soporte que ofrece Exchange
Server 2003 para dispositivos móviles permite a los usuarios permanecer
conectados y acceder a la información necesaria para la toma de decisiones.
Los beneficios en la productividad incluyen:
· El acceso a Exchange desde
dispositivos móviles le ayuda a estar siempre accesible: Imagínese
poder dedicar 15 o 30 minutos extra cada día para recibir su correo o
revisar su siguiente cita en el calendario mientras está fuera de la
oficina. La tecnología ActiveSync® de Exchange Server permite la
sincronización directa mediante enlace inalámbrico del correo, calendario y
contactos con Pocket Outlook en Pocket PC, Pocket PC Phone Edition y Windows
Powered Smartphones. Los dispositivos basados en navegadores para
dispositivo móvil pueden acceder a Exchange Server 2003, soportándose los
dispositivos basados en navegadores HTML, cHTML (para el mercado japonés),
y xHTML (WAP 2.x). En Exchange 2000, la conexión con dispositivos móviles se
realizaba con un producto separado, Mobile Information Server 2002. Ahora,
esta función está integrada en Exchange Server 2003 y no necesita licencias
adicionales para el acceso desde dispositivos móviles.
· Los dispositivos con Pocket PC pueden
acceder a Exchange: De forma parecida a los
beneficios que reportan Outlook y Outlook Web Access para los usuarios
móviles y remotos, los dispositivos basados en Pocket PC también pueden
conectarse con buzones Exchange. Mantener al día el correo, calendario y
contactos mientras se viaja nunca ha sido tarea fácil. Responder a mensajes
urgentes y limpiar la bandeja de entrada puede suponer un significativo
ahorro de tiempo, a la vez que aumenta la velocidad de las comunicaciones y
la colaboración. Con un teléfono integrado en el Pocket PC Phone Edition y
Smartphones, puede también telefonear directamente a un contacto simplemente
pulsando con el punzón sobre el número que queda almacenado en la lista de
contactos. Los Pocket PCs incluyen también versiones Pocket Word y Pocket
Excel, que permiten leer los archivos adjuntos enviados por correo. Estos
dispositivos también incluyen aplicaciones como clientes VPN y Terminal
Server, y hay otras más disponibles, como SQL Server™ Windows CE Edition
(SQL Server CE), que hacen posible un acceso más seguro a las aplicaciones,
archivos y datos.
Los usuarios disponen una amplia variedad de opciones para
acceder a Exchange. Tanto si se trada de Outlook, Outlook Web Access,
Outlook Mobile Access, o Pocket Outlook sincronizado en un dispositivo móvil
con Windows Powered Mobile, los usuarios acceder a experiencias e interfaces
muy similares. Acciones como pueden ser la aceptación de convocatorias de
reunión, clasificación de contenidos en carpetas,
envío/respuesta/reenvío/borrado de mensajes de correo o búsquedas en la
Lista Global de Direcciones, todas estas actividades se hacen de una manera
muy parecida en todos los casos. Los usuarios serán más productivos con
Outlook en menos tiempo y con menor necesidad de aprendizaje y soporte.
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Última
actualización de esta página:
26 de enero de 2007
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