Microsoft adopta XML como formato de archivos para la próxima versión de Microsoft Office
Preguntas y respuestas: Steven Sinofsky, vicepresidente senior, nos explica cómo el adoptar XML como formato de archivos por defecto probablemente ayudará a los clientes a reducir costes de almacenamiento y ancho de banda, mejorará la seguridad y acelerará la recuperación de datos.
REDMOND, Wash., 1 Junio 2005 — Cuando Microsoft anunció el soporte para XMl en Microsoft Office 2000, hace ya siete años, muchos clientes corporativos no conocían el valor de negocio potencial de un formato común de datos capaz de ser entendido y utilizado por muchas aplicaciones y plataformas, y en Internet. Hoy día, con más de 300.000 desarrolladores trabajando con XML en sus soluciones de acuerdo con las estimaciones de Microsoft, las cosas han cambiado.
Y están a punto de volver a cambiar. Hace poco, durante el TechEd 2005, Microsoft ha anunciado que XML será adoptado como el formato de archivo por defecto para la siguiente versión principal de su software Microsoft Office, actualmente conocida como "Office 12". Para entender las razones por las que Microsoft da este paso y qué supone esto para los clientes, desarrolladores y para la industria en general, PressPass habló con Steven Sinofsky, vicepresidente senior de Office.
PressPass: Un nuevo formato de archivo para Microsoft Office es algo bastante trascendental. ¿En qué contexto se produce este cambio?
Sinofsky: Hace un par de semanas, Bill Gates [Director de Microsoft y Jefe de Arquitectura de Software] estableció nuestra visión del "Nuevo mundo del trabajo". Esta visión pone en relación las tendencias emergentes que son conocidas por todos los que utilizamos los ordenadores en el trabajo: un crecimiento exponencial del volumen de información de negocio que la gente tiene que manejar, y el reto de obtener una visión general de negocio a partir de esa información; la conectividad 24x7 conduce a demandas de trabajo 24x7; la demanda explosiva de colaborar de forma eficiente y segura con personas en cualquier sitio del mundo.
Microsoft Office 2003 hizo un gran papel al empezar a resolver algunos de estos nuevos retos. Pero aún podemos hacer más para dar al usuario un mayor control sobre su información, su tiempo, su actividad y sus resultados. La nueva versión de Microsoft Office, llamada en clave "Office 12", lo hace. La introducción de formatos XML por defecto, el Microsoft Office XML Open Format, es una de nuestras innovaciones más importantes.
PressPass: ¿Por qué es tan importante XML?
Sinofsky: XML permite la captura de información para su reutilización con fines muy variados, donde y como se necesite, con independencia de la plataforma. Basándose en el soporte que tiene Microsoft Office para XML, los clientes puede mejorar el flujo de información a través de sus organizaciones. Pueden crear procesos de negocio personalizados y soluciones de productividad que permiten a los profesionales de la información obtener el máximo rendimiento en sus actividades.
Por ejemplo, la información que los usuarios crean u obtienen en sus equipos puede ya conectarse directamente con procesos vitales de negocio mediante XML, optimizando la gestión de esos procesos y evitando la necesidad de volver a teclearla en sistemas distintos. Piense en un representante de servicios a clientes que ahora puede responder a alguna incidencia de un cliente utilizando componentes de documento estándar almacenados en un servidor, en vez de tener que volver a escribir todo el documento.
Por lo mismo, XML puede desbloquear la información actualmente almacenada en los sistemas de backend, que puede procesarse y reutilizarse en las aplicaciones Office, con las cuales la gente ya está familiarizada. Por ejemplo, un ejecutivo podría analizar el rendimiento al minuto de sus empresas con un paquete de análisis en su equipo, que recibe actualizaciones en tiempo real desde diversas bases de datos ubicadas en el backend corporativo, con información financiera, de ventas y de inventario.
PressPass: Pero no es la primera vez que se integra XML en Microsoft Office.
Sinofsky: Cierto. El soporte para XML empezó con Office 2000, cuando se introdujeron las propiedades de documento basadas en XMl, y después se siguió en Office XP, cuando se introdujo SpreadsheetML, una manera de utilizar XML con el formato de archivo Excel. En Office 2003 se introdujo Microsoft InfoPath 2003, un programa para introducción de datos totalmente basado en XML. WordprocessingML era la forma de utilizar XMl con el formato de archivo de Word. Además introdujimos soporte para la integración de servicios Web basados en XML con algunos de nuestros programas para garantizar que los datos se podrían transportar con facilidad desde las aplicaciones de desktop hacia los sistemas de backend y viceversa.
PressPass: entonces ¿cuál es la novedad que aportan los Formatos Abiertos XML de Microsoft Office?
Sinofsky: Los formatos abiertos XML de Microsoft Office introducen mejoras muy significativas en los formatos XML para Microsoft Word y Excel, y el primer formato XML para Microsoft PowerPoint. Los formatos utilizan un sistema de markup XML consistente, específico de la aplicación y se basan totalmente en XML, utilizando la tecnología de compresión ZIP, estándar del sector.
Los nuevos formatos mejoran la gestión de los archivos y los datos, la recuperación de datos y la interoperabilidad con los sistemas de línea de negocio más allá de lo posible con los archivos binarios de Office 2003. Y cualquier programa que soporte XML -no tiene por qué ser un programa de Office, ni siquiera de Microsoft- puede acceder y trabajar con estos datos en el nuevo formato de archivo. Puesto que la información se guarda en XML, los clientes pueden aprovechar transformaciones de datos estándar para extraer o reutilizar los datos.
PressPass: ¿Por qué hace esto Microsoft?
Sinofsky: Dicho en pocas palabras, es porque estas capacidades -mejor gestión de archivos y datos, mejor interoperabilidad y una especificación de formato de archivo pública- son exactamente lo que nuestros clientes nos demandan.
Si entramos en más detalles, le diré que lo que estas funciones suponen para nuestros clientes. Por ejemplo, en el terreno de la interoperabilidad, los nuevos formatos posibilitan la creación de archivos de documentos que se pueden utilizar sin necesidad de disponer del código de Microsoft Office. Y la información creada en Office se puede integrar fácilmente con los sistemas de back-office. Así que aquí vemos una forma de hacer Office más atractivo para nuestros clientes. La interoperabilidad también supone inmensos beneficios para el conjunto de la industria del software, ya que permite que otros fabricantes se basen en documentos de Office y sus formatos de archivo, y hagan que la información en ellos contenida fluya con más facilidad hacia y desde sistemas de otros fabricantes.
PressPass: sus clientes y partners han hecho enormes inversiones en los actuales formatos de archivo de Microsoft Office. ¿Qué ocurre ahora con estas inversiones y cómo les van a ayudar a pasarse a "Office 12"?
Sinofsky: Esta es una prioridad para nosotros, para garantizar que los clientes y el conjunto del sector pueden adoptar "Office 12" con el mínimo esfuerzo posible, beneficiarse de sus nuevos formatos de archivo y seguir obteniendo el máximo beneficio de sus archivos actuales de Microsoft Office. Así que lo primero que surge dentro de este esfuerzo es la compatibilidad con versiones anteriores de Microsoft Office, que la inmensa mayoría de la gente y las empresas están utilizando: Office 2000, Office XP y Office 2003. Los clientes que disponen de estas versiones pueden descargarse un nuevo e innovador parche que hemos creado para permitirles abrir, editar y guardar archivos utilizando el nuevo formato desde sus versiones de Office anteriores.
Después, los actuales formatos binarios .doc, .xls y .ppt serán totalmente compatibles con "Office 12". La gente puede guardar estos formatos desde "Office 12" sin más problemas. Cuando se instale "Office 12", se podrán definir los formatos de archivo por defecto y elegir cualquiera de los disponibles, lo que es especialmente importante en entornos de puesto de trabajo gestionados. Con ello nos garantizamos que los usuarios de "Office 12" pueden seguir trabajando con soluciones de terceros basadas en las versiones anteriores de Office, así como con sus colegas, proveedores y el resto de usuarios que aún no hayan actualizado a "Office 12". Además, los documentos se guardarán siempre en el mismo formato en que fueron abiertos, lo que permitirá trabajar con documentos basados en servidor o archivos adjuntos de correo, en un entorno de trabajo en grupo totalmente transparente.
En los meses previos a la aparición de "Office 12" ofreceremos más información sobre el nuevo formato, incluyendo borradores del esquema, para asegurarnos de que los desarrolladores y los profesionales de TI están preparados para cuando salga a la venta.
PressPass: ¿Cómo están resolviendo la interoperabilidad que antes describía?
Sinofsky: XML es interoperable por naturaleza, debido a que es un estándar basado en texto definido por el W3C. Se puede consumir y crear a partir de una gran variedad de herramientas ya disponibles en el mercado. Hemos utilizado este estándar como base para nuestros nuevos Formatos Abiertos XML de Office, que son abiertos y públicos. Además los estamos publicando, en forma de licencia exenta de royalties, para que cualquier cliente o proveedor de tecnología pueda utilizarlos en sus propios sistemas sin que Microsoft obtenga beneficio de ello. Con ello nos aseguramos de que los nuevos formatos de archivo los pueden utilizar todos los que necesiten crear, acceder y modificar documentos creados con ellos.
PressPass: ¿Y no supone esto dar facilidades a la competencia para copiar Microsoft Office?
Sinofsky: Evidentemente, para otros desarrolladores el uso de nuestros formatos de archivo les facilitará la labor de crear soluciones que no necesitan Office. No obstante, la capacidad de otros proveedores de tecnología para utilizar el nuevo formato de archivo para integrar sus soluciones con Microsoft Office System es una de las funcionalidades más importantes y más frecuentemente demandadas por el sector. Nosotros percibimos que responder a ello es un beneficio para todos. Los clientes saben también que el verdadero valor de una aplicación de escritorio no es el formato en el que se guardan los datos, sino todo el conjunto de funcionalidades que ofrece esa aplicación, junto con la calidad y la seguridad de la experiencia de usuario que aporta.
PressPass: Antes ha mencionado unas nuevas capacidades de gestión de archivos y datos. ¿Cuáles son?
Sinofsky: Uno de los principales beneficios del nuevo formato es una reducción significativa del tamaño de los archivos, hasta un 75% menos que los equivalentes en Office 2003. Esta es una de las ventajas que aparecen al combinar las tecnologías XML y ZIP para almacenar nuestros archivos. Puesto que XML es un formato guardado como texto que se comprime muy bien, y el contenedor ZIP soporta la compresión de contenidos, podemos conseguir tasas de reducción del tamaño muy notables.
Esta compresión supone documentos Word, hojas de Excel y presentaciones de PowerPoint más pequeños, aunque la compresión y descompresión suceden de forma automática y a los usuarios nunca se les pide que ejecuten ZIP o UNZIP con sus archivos. Imagine todos los documentos que puede tener almacenados una empresa, y comprenderá la ventaja que supone un tamaño de archivo menor, tanto en términos de menor ancho de banda necesario para su transmisión por la red como de capacidad de disco necesaria para archivarlo.
Con más y más documentos viajando por el correo electrónico o en dispositivos removibles, la posibilidad de un fallo en la red o en el sistema de almacenamiento hace aumentar la probabilidad de corrupción del documento. Por eso es importante que los nuevos formatos de archivo además faciliten la recuperación de datos; puesto que los datos son la esencia vital de muchas empresas, una mejor recuperación de datos tiene el potencial de ahorrar una enorme cantidad de dinero a las empresas.
PressPass: ¿Cómo se consigue esto con los nuevos formatos?
Sinofsky: En los nuevos formatos, cada tipo de dato dentro del archivo se secciona y almacena por separado. Así, cuando un componente del archivo se corrompe, el contenido restante sigue abierto dentro de la aplicación. Por ejemplo, si un gráfico está dañado, eso no impedirá al usuario abrir cualquier otra parte del documento, sin el gráfico. Esto es distinto de lo que sucede con los formatos binarios en versiones anteriores, donde la corrupción de una parte concreta de los datos puede impedir el uso de todo el archivo, al no poderse cargar adecuadamente.
Además, para las partes que quedan dañadas o corrompidas, las aplicaciones Office pueden detectar los defectos e intentar "arreglarlos" cuando se abre un documento, recuperando la estructura de datos correcta dentro del contenido. Los datos XML perdidos o escritos incorrectamente pueden ser reescritos para garantizar que los archivos cumplen con la especificación de formato de archivo, y dar la posibilidad de que se puedan abrir correctamente. Puesto que el formato XML es un archivo de texto, simplemente comprimido, para cualquier herramienta o usuario es fácil recupera la información, ya que el contenido se puede leer directamente.
PressPass: La seguridad sigue siendo una de las principales preocupaciones de las empresas. ¿Los Formatos Abiertos XML de Office ayudan a mantener el nivel de seguridad de la información?
Sinofsky: Una de las áreas donde el mensaje de los clientes es más claro es la necesidad de identificar y proteger la información sensible almacenada dentro de sus documentos. Los comentarios, seguimiento de cambios y los metadatos del documento son los tipos de información que no quieren ver salir fuera de sus firewalls. Los Formatos Abiertos XML de Office almacenan cada tipo de dato como una etiqueta independiente dentro del archivo, lo que facilita la detección y eliminación de ciertos tipos de contenidos. Por ejemplo, los comentarios introducidos en un documento como parte de una revisión pueden eliminarse antes de que el documento salga de la compañía. De hecho, un desarrollador tendría que escribir una solución para que las páginas Web que van a publicarse no contengan documentos con comentarios embebidos.
Los Formatos Abiertos XML de Office además permiten mejorar la seguridad de los propios documentos con código embebido o macros. Por defecto, los nuevos formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint no van a ejecutar código embebido. Así que si alguien recibe un mensaje de correo con un documento de Word adjunto, puede abrir ese documento sabiendo que no va a ejecutarse ningún código dañino. Los Formatos Abiertos XML de Office incluirán un formato especial con una extensión distinta para archivos que incluyen código ejecutable, lo que facilitará a los responsables de TI su identificación.
Por supuesto, nuestros clientes ya no son vulnerables a los ataques basados en macro cuando utilizan Microsoft Office, a partir de las mejoras que hemos introducido desde Outlook 98, así como con las medidas de seguridad introducidas en Visual Basic for Applications --VBA-- desde Office 97 y la incorporación de macros con firma digital a partir de Office 2000.
PressPass: ¿Alguna reflexión para finalizar?
Sinofsky: Estamos a punto de sacar a la luz una nueva tecnología que tiene el potencial de generar un enorme impacto positivo en la eficiencia de los profesionales y en su productividad, sin necesidad de dedicarle un solo minuto a aprendizaje por su parte. Realmente estamos satisfechos con esto.
