Las 10 preguntas más frecuentes sobre formatos de archivo en Office 2007

A la hora de pensar en el diseño de las nuevas versiones de la próxima generación de la plataforma de productividad individual, Microsoft está desarrollando nuevas capacidades en cinco áreas principales que permitirán resolver algunas de las necesidades más frecuentemente planteadas por los usuarios, y ampliar su fuertemente integrado conjunto de programas, servidores y servicios:

En el CEO Summit, hicimos una mención especial a lo que hemos denominado “Nuevo Mundo del Trabajo”, destacando las tendencias que, a nivel de puesto de trabajo, están transformando el paisaje del comercio a nivel mundial. Como parte de este análisis, desvelamos las cinco áreas principales por medio de las cuales Office 2007 pretende llegar a este “Nuevo Mundo del Trabajo”, una de las cuales es la de Soluciones de Información y Fundamentos de TI. En este capítulo incluimos un esfuerzo para mejorar la capacidad de los desarrolladores para crear y ampliar aplicaciones que incorporen información de los sistemas de negocio corporativos y la integración de workflows, dentro de un marco de escalabilidad, seguridad y facilidad de gestión. Por medio de un nuevo formato de archivo basado en XML, los clientes y otros fabricantes del sector pueden aprovechar las ventajas que estos nuevos formatos ofrecen en cuanto a facilidad de recuperación de datos, reducción del tamaño de archivo y un intercambio de información más eficiente con los sistemas de backend.

No. Los formatos Open XML de Office se han diseñado para otros fines distintos que los de XPS, aunque ambos formatos utilizan tecnologías XML y ZIP. XPS es un formato de documento más orientado a la presentación, introducido por Microsoft con Windows Longhorn, para permitir a los clientes, con un mínimo esfuerzo, crear, compartir, imprimir y archivar documentos. Los Formatos Open XML de Office son un nuevo formato de archivo por defecto que potencia el contenedor de XPS, pero que se utilizará exclusivamente en las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint 2007 para permitir una más rápida creación de documentos a partir de fuentes de información diversas, simplificará la labor de ensamblaje de partes del documento y los escenarios de data-mining.

Los clientes y partners recibirán más detalles sobre los Formatos Open XML de Office en las sesiones inaugurales de TechEd, el evento de Microsoft donde se reúne el mayor número de profesionales de TI. Debido al carácter técnico y las dimensiones de esta noticia, hemos preferido asegurarnos de que todos la conocen de forma anticipada, para agilizar las conversaciones y sesiones que tendrán lugar allí.

Todo lo contrario: los Formatos Open XML de Office van a facilitar a todo el mundo el acceso a los datos, con independencia de los programas con los que trabajen, y se publicarán conversores para los clientes que dispongan de versiones anteriores de Office, a fin de que puedan acceder a archivos de Word, Excel y PowerPoint 2007.

En la nueva edición de productos de Microsoft Office se consideraron a Word, Excel y PowerPoint como las aplicaciones más adecuadas para aprovechar los nuevos Formatos Open XML de Microsoft Office. Más o menos la mitad de los desarrolladores que participaban en nuestro programa de Esquema de Referencia de Office 2003 utilizaban los Esquemas de Referencia de Word y Excel en sus soluciones, por lo que decidimos añadir PowerPoint, debido a la gran cantidad de peticiones y preguntas que recibimos de nuestros clientes. Siguiendo esta línea de trabajo, en el futuro tendremos en cuenta la opinión de los clientes para determinar qué otras aplicaciones pueden beneficiarse de disponer de Formatos Open XML de Office como formatos por defecto. Aunque todavía es muy pronto para decir con exactitud lo que esto puede suponer para las demás aplicaciones, creemos que es solo el comienzo y seguiremos considerando XML como una tecnología clave que permitirá a las empresas ser más ágiles en el “Nuevo Mundo del Trabajo”.

Estamos haciendo grandes esfuerzos para garantizar que los nuevos formatos de archivo son compatibles con las versiones anteriores de Office que los actuales formatos de archivo están plenamente soportados en Office 2007. Más allá de los problemas de compatibilidad, nuestra intención es garantizar una transición no traumática hacia los nuevos formatos. Para ello, estamos creando herramientas de implantación, recursos y asistencia a clientes y partners, y publicando las especificaciones del formato de archivo antes de que el producto esté disponible comercialmente. Queremos que nuestros clientes, partners y desarrolladores puedan analizar el formato antes de empezar a recibir o crear archivos.

Los nuevos formatos Open XML de Office se basan en estándares de la industria, como XML y ZIP, y están totalmente documentados, y además incluyen una licencia exenta de royalties, de forma que cualquiera, incluso nuestros competidores, pueden crear soluciones que accedan a la información contenida dentro de los documentos de Office.

Los nuevos formatos de archivo de Office se basan en la especificación 1.0 de XML, lo que quiere decir que se basan en estándares abiertos existentes, no en un “sabor” especial de XML que estemos creando por nuestra cuenta. Cada componente dentro del documento se describe utilizando la sintaxis XML. Los nuevos formatos emplean además ZIP, otro estándar muy difundido en el sector para la compresión de archivos. Pero yendo más allá de lo que es puramente la interoperabilidad, sin embargo, nuestros clientes nos han pedido que les garanticemos la compatibilidad con versiones anteriores. Creemos que se pueden conseguir ambos objetivos con los nuevos Formatos Open XML de Office, y que el trabajo realizado hasta hoy con XML va a demostrar nuestra capacidad para gestionar la evolución de los formatos de archivo de Office de forma que pueda dar soporte tanto a los documentos que ya existen como a la demanda de una mayor interoperabilidad.

Nuestros 400 millones de clientes nos dicen que, a la vez que se desarrollan las tecnologías basadas en XML, esperan de nosotros que sigamos resolviendo la necesidad que tienen de compatibilidad con las versiones anteriores. Creemos que Microsoft ha demostrado su capacidad para gestionar la evolución de los formatos de archivo de Office de forma que pueden seguir dando soporte a los documentos actuales de nuestros clientes y a la vez darles la opción de utilizar XML con Office, y la licencia exenta de royalties del Esquema de Referencia XML para que puedan realizar cualquier tipo de transferencias de información que deseen.

El tener 400 millones de clientes supone que tenemos la responsabilidad de encontrar un equilibrio y creemos que lo estamos consiguiendo, a día de hoy con el programe de Esquema de Referencia, y para el futuro, con los nuevos Formatos Open XML de Microsoft Office.