Los fundamentos del Nuevo Mundo de Documentos
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Por Chris Capossela
Este documento muestra las perspectivas de Microsoft al respecto del futuro de los formatos de documento. Hemos escuchado las opiniones de nuestros clientes en todo el mundo y nos han dicho alto y claro que la interoperabilidad de formatos es un tema absolutamente crítico. Microsoft tiene muy en cuenta estas preocupaciones y está llevando adelante diversas iniciativas para resolver las necesidades de interoperabilidad de sus clientes por medio de la potencia y flexibilidad que ofrece XML de tal forma que los clientes puedan trasladar sus actuales documentos a un mundo basado en XML y acceder a los beneficios que ofrecen una serie de ventajas muy significativas que se incorporarán a las futuras versiones de nuestros productos.
El Nuevo Mundo de Documentos
Durante la década pasada se ha producido una importante evolución en la forma en que trabajan las personas y las organizaciones con documentos. Cada vez más organizaciones se centran en el uso de la versión electrónica de sus documentos en vez de la versión impresa. Los documentos de papel se siguen utilizando para leer y hacer anotaciones, pero el valor de trabajar con documentos electrónicos se ha incrementado espectacularmente gracias a las posibilidades que ofrecen en seguridad, búsquedas, distribución, revisión, copia de seguridad y almacenamiento de los archivos.
En vez de actualizar los documentos mediante copiar y pegar desde distintos orígenes, los usuarios empiezan a utilizar conexiones a orígenes de datos estructurados para actualizar de forma automática los contenidos de sus documentos con la información más reciente. Las organizaciones disponen de plantillas que guían a los autores a través de procesos de documentación muy reglamentados o estructurados que permiten el cumplimiento de los requisitos de negocio. Las organizaciones pueden, además, reutilizar los contenidos para otros muchos fines. Por ejemplo, podríamos obtener el contenido de un archivo de texto y publicarlo en un sitio Web o enviarlo por e-mail a otra empresa. Los formatos de documento deben evolucionar para permitir la conexión a orígenes de datos estructurados, para integrarse con los flujos internos de trabajo de la organización, y para poder reutilizar estos contenidos para otros fines y así poder cubrir las necesidades del mercado, en constante evolución.
Los fundamentos del Nuevo Documento: los Formatos Open XML
Para dar respuesta a estas demandas, Microsoft ha realizado fuertes inversiones durante la pasada década para introducir soporte nativo para XML en Microsoft® Office. Con la versión Microsoft Office 2007, los formatos Open XML pasan a ser el formato de archivo por defecto para Word, Excel® y PowerPoint®. Esto significa que todas las características y funciones de Office se pueden representar en XML y todos los antiguos documentos de Office pueden migrarse desde sus actuales formatos binarios a XML con una compatibilidad del 100%. Nosotros entendemos que nuestra inversión en soporte para XML es la mejor forma de solucionar las necesidades de interoperabilidad de nuestros clientes y mantener simultáneamente la compatibilidad con los cientos de millones de documentos que los clientes generan cada año.
Los Formatos Open XML son para que los utilice todo el mundo
Hemos hecho posible que los formatos Open XML estén a disposición de todo el mundo. Los formatos de archivo son simplemente texto XML basado en estándares y se pueden leer con una amplia variedad de herramientas de creación y edición de XML. Hemos aplicado una nueva modalidad de propiedad intelectual compartida sobre los formatos de archivo, que incluye una cláusula de renuncia a reclamaciones (CNS, Covenant Not To Sue), para garantizar a los desarrolladores de software que podrán utilizar los formatos de archivo de forma gratuita y sin que este uso pueda generar derechos económicos o intelectuales exigibles por parte de Microsoft. Además hemos remitido estos formatos, conjuntamente con otras empresas líderes del sector a la organización de estándares ECMA International, que se encargará de continuar con su gestión y desarrollo.
Con esto esperamos que millones de desarrolladores independientes en todo el mundo puedan crear soluciones utilizando los formatos de archivo Open XML. Ahora mismo, cientos de miles de desarrolladores ya están trabajando con las posibilidades que ofrece XML en Microsoft Office. Cualquier desarrollador puede utilizar o unirse a la comunidad OpenXMLDeveloper.org (en inglés) para recibir la información más actualizada y participar en un entorno activo para intercambio mutuo de código y experiencias profesionales.
La tecnología Open XML Technology cubre las necesidades de los clientes más exigentes
Actualmente hay unos 450 millones de clientes de Microsoft Office, que han creado miles de millones de documentos. En consecuencia, tenemos la obligación de responder a una gran variedad de necesidades de estos clientes con nuestro software y nuestros formatos Open XML, lo que no sucede con otros fabricantes y formatos de archivo XML.
| • | Los formatos Open XML se diseñaron para mantener plena compatibilidad con Microsoft Office. Con ello se facilita la migración de todos los documentos de Microsoft Office hacia el mundo de XML. |
| • | Los formatos Open XML admiten todas las funcionalidades de la versión Microsoft Office 2007 y los nuevos escenarios del entorno de trabajo actual, como la seguridad digital y firma de documentos, y el enrutamiento de documentos para su revisión y aprobación. |
| • | Los formatos Open XML pueden ampliarse para resolver ciertos escenarios de uso particulares, como requisitos de sectores verticales o de algunas organizaciones concretas. Open XML permite una potente integración de los propios datos y formatos XML corporativos dentro de los documentos. Permite la interoperabilidad de los datos, en vez de obligar a los clientes a restringir el uso de XML a sus actuales esquemas de documento. |
| • | Los formatos Open XML están optimizados para un máximo rendimiento. La sintaxis se ha simplificado intencionadamente a fin de obtener una mayor rapidez a la hora de abrir y guardar archivos, muy superior a la de otras ofertas disponibles, de modo que la experiencia del usuarios el la misma experiencia de un Office fácil de utilizar, con la cual ya están familiarizados millones de usuarios hoy día. |
| • | Microsoft ha realizado un gran esfuerzo de inversión en Microsoft Office para hacerlo accesible a usuarios discapacitados. Otros fabricantes simplemente no han entrado siquiera a considerar esta posibilidad. |
Suporte para múltiples formatos de archivo
A día de hoy Microsoft Office soporta múltiples formatos de archivo, incluyendo algunos basados en estándares, como HTML y RTF (Rich Text Format). Con la versión Microsoft Office 2007 hemos incorporado soporte para publicar en los formatos PDF y XPS (XML Paper Specification) mediante complementos gratuitos que se pueden descargar desde la Web.
Además hemos anunciado recientemente la inclusión de soporte para un proyecto de código abierto, a fin de crear una herramienta de traducción de formatos entre Open XML y ODF (OpenDocument Format). Esta herramienta de traducción también estará disponible como descarga gratuita. Aunque la traducción de archivos no mantendrá una fidelidad absoluta al original debido a las diferencias entre formatos y productos, es la manera más eficiente de proporcionar interoperabilidad en un mundo donde van a tener que convivir muchos formatos de archivo distintos.
Microsoft ha realizado también grandes esfuerzos de inversión para facilitar a los clientes de versiones anteriores de Microsoft Office el acceso a las ventajas que ofrecen los nuevos formatos Open XMl. Los usuarios de Office 2000, Office XP y Office 2003 pueden actualizar sus productos de forma gratuita por medio de paquetes y herramientas de compatibilidad, de manera que no tendrán que actualizar forzosamente sus versiones de Office para acceder a los beneficios que ofrecen los nuevos formatos Open XML.
Resolver las necesidades de las organizaciones del Sector Público
Microsoft comprende que las organizaciones gubernamentales tengan necesidades y requisitos tecnológicos especiales, dada la gran cantidad de normativas complejas y requerimientos existentes para servir al interés público. Microsoft considera que los formatos Open XML pueden contribuir a resolver muchos de los retos que afrontan las organizaciones del sector público por las razones ya expuestas en este documento.
Microsoft cree que las organizaciones del sector público tienen mucho que ganar de la rápida evolución hacia documentos abiertos, basados en XML. Nosotros recomendamos a las organizaciones del sector público migrar a formatos de archivo XML, pero no obligamos a adoptar un formato o implementación concreto. Habrá muchos formatos XML distintos en el mundo, y las organizaciones deberían poder elegir el más adecuado para ellas en base a los principios de libre elección, competencia, interoperabilidad y el valor aportado para cada proyecto. Creemos firmemente que las organizaciones del sector público deberían mantener abiertas sus opciones en un terreno en continua evolución como es el de las innovaciones en XML, con políticas neutrales de compras a proveedores que permitan a las agencias elegir la tecnología más adecuada a sus necesidades y establecer sus directrices de interoperabilidad.
Una oportunidad para la industria
Microsoft confía en que nuestras inversiones en los formatos de documento Open XML y la estrategia abierta que hemos iniciado para facilitar la interoperabilidad con otros formatos sea en extremo beneficiosa para todo el sector. Estamos muy satisfechos de ver el gran interés que ha suscitado la nueva versión de Microsoft Office y nuestras inversiones en XML. Les recomendamos que exploren las oportunidades que ofrecen para su organización, y estaremos encantados de poder ayudarles en esta tarea.
