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La tecnología, como inversión, tiene la capacidad y
la flexibilidad de adaptarse conforme las personas que la utilizan
aumentan su propia capacidad y productividad. Las TI pueden generar
valor en un entorno dinámico mediante la integración, simplificación y
adopción de aplicaciones y servicios de software capaces de reducir el
nivel de complejidad global inherente a la tecnología y aumentar las
capacidades del ser humano. Todo esto lo consigue permitiendo la
interacción y ayudando a las personas a gestionar una cantidad cada vez
mayor de información y obtener significado de grandes volúmenes de datos
complejos.
El modelo de optimización de las infraestructuras de
productividad empresarial (BPIO, Business Productivity Infrastructure
Optimization) es un conjunto completo de tecnologías que ayuda a mejorar
la gestión y control de contenidos, datos y procesos a lo largo de una
serie de áreas de la empresa. Contribuye a simplificar el trabajo en
equipo, hace que los procesos y la gestión de contenidos sean más
eficientes y mejora la calidad de los análisis internos de negocio,
aparte de aumentar la capacidad de respuesta de las tecnologías de
información y posicionarse como activos estratégicos para la propia
empresa.
Las capacidades que componen el modelo de
Optimización de Infraestructuras de Productividad Empresarial son las
siguientes:
Niveles de madurez de Infraestructuras de Productividad Empresarial
Nivel Básico: Uso
rudimentario del correo electrónico y archivos compartidos.
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En el nivel básico, el teléfono (fijo y móvil) y el fax son los medios
de comunicación más importantes.
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Los datos se guardan en carpetas compartidas y discos duros de los
desktops u otros medios de almacenamiento masivo de tipo personal, con
herramientas de búsqueda muy diversas (las búsquedas se realizan
habitualmente en repositorios independientes tanto en servidores como en
desktops, y pueden incluir aplicaciones de búsqueda complejas o
especializadas solo disponibles para un reducido número de usuarios).
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La gestión de registros se hace mediante procesos manuales, basados en
papel.
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El rendimiento empresarial se controla mediante la introducción manual
de indicadores de rendimiento (KPIs) y documentos estáticos.
Nivel Estándar: Disponen
de alguna modalidad de trabajo en equipo.
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La infraestructura estándar incorpora diversas alternativas de
colaboración para ciertas funciones y proyectos. Los contenidos se
agrupan y consolidan, y la retención de registros se realiza mediante
repositorios no conectados, con funcionalidades básicas de búsqueda.
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Los estándares aplicados para las búsquedas, tanto para desktops como
servidores, así como los criterios para adoptar una determinada solución
para las búsquedas se basan en el ahorro de costes y mejora de la
productividad.
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Los procesos transaccionales se basan en formularios electrónicos y el
análisis para los datos almacenados de manera centralizada dependen de
los departamentos de IT.
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Aunque aún no se han puesto en marcha medidas de gobierno de IT de forma
completa, en la organización ya se empieza a experimentar con
capacidades de red social, pero no forman parte todavía de la
infraestructura corporativa de colaboración y portales.
Nivel Racionalizado: Uso
generalizado de soluciones de colaboración y portales.
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La organización dispone de una infraestructura única de colaboración y
portal que conecta las personas, los procesos y los datos en todo el
ámbito corporativo y métodos más sofisticados de colaboración.
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Las organizaciones son capaces de utilizar los archivos sin conexión y
utilizan capacidades de red social basadas en contenidos que se integran
con las infraestructuras existentes, y donde además ya se practican
políticas de gobierno de IT de forma generalizada.
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La plataforma de correo electrónico cumple las normativas y los
requisitos legales en materia de retención y descubrimiento. Existe una
integración adaptada de tecnologías de voz sobre IP (VoIP) con los
teléfonos y centralitas PBX, y una amplia difusión de sistemas de
control de presencia.
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La gestión de documentos y registros dispone de soluciones de búsqueda
consideradas como activo tecnológico estratégico para la empresa y se
integran con uno o más de los entornos de infraestructura de
productividad empresarial (ECM, portal, colaboración, aplicaciones de
línea de negocio), y los departamentos de IT han definido procesos y
procedimientos para conseguir la integración de las búsquedas con las
nuevas aplicaciones de línea de negocio.
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Existen soluciones de gestión de contenidos que ofrecen un entorno
multinivel de creación, con plantillas de documentos basadas en esquemas
XML y soluciones basadas en formularios electrónicos para cubrir los
procesos de negocio de ámbito corporativo en uso.
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La infraestructura facilita un alineamiento estratégico a nivel
corporativo y la consolidación financiera.
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Los informes y análisis de datos se generan bajo demanda de los usuarios
y se gestionan de forma centralizada.
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La infraestructura dispone de herramientas automáticas para la
elaboración de presupuestos, planificación y previsión financiera.
Nivel Dinámico:
Integración plena de personas, procesos e información.
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Los clientes con infraestructura dinámica disfrutan de un entorno de
colaboración eficiente que integra también a proveedores y clientes a
través del firewall.
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La organización saca el máximo partido también de una infraestructura
integrada de portal y colaboración para conectar a los usuarios dentro y
fuera de la organización con las personas, procesos y datos que
necesitan.
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Están preparando aplicaciones compuestas muy sofisticadas, en entornos
basados en roles.
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Disponen de capacidades de red social orientadas al usuario y aprovechan
plenamente las posibilidades de federación de sus relaciones con otras
organizaciones.
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Las soluciones de Comunicaciones Unificadas se integran con los procesos
de negocio y aplicaciones de línea de negocio.
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Disponen de una gestión federada de documentos y registros en el ámbito
interno de la organización y fuera de ella, con un único proceso de
búsqueda que abarca los desktops, contenidos corporativos, aplicaciones
LOB y dispositivos.
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Se realizan análisis proactivos en tiempo real en proceso de bucle
cerrado.
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