Reestructuración del departamento de TI para alianzas globales
Publicado: 17 de Noviembre de 2006
Por Howard Baldwin
Cuando la compañía comienza a depender de socios globales para hacer negocios, el departamento de TI tiene que prepararse para adaptarse. A continuación se ofrecen algunas sugerencias para ayudarle a preparar a los empleados de TI a trabajar con socios globales.
En resumen:
| • | Involúcrese desde el principio para poder notificar a los directores los desafíos de integración de datos entre socios. |
| • | Asegúrese de que los empleados se percatan de los problemas comerciales involucrados en la alianza. |
| • | Conozca las singularidades de las comunicaciones internacionales. |
| • | Investigue los temas relacionados con la privacidad y la seguridad internacional. |
Una historia verdadera: Una compañía que experimentó un crecimiento mediante la adquisición de siete sistemas informáticos diferentes que no podían intercambiar información. Pero cuando la compañía inició una alianza con otra firma, los ejecutivos de ésta descubrieron casi inmediatamente que para que la sociedad funcionara correctamente, el socio nuevo necesitaba obtener la información de los siete sistemas.
 | El departamento de TI es una parte esencial de la estructura de la organización, por lo que los empleados de TI también son esenciales para la planificación de sociedades. |  | | Larraine Segil
Vantage Partners | |
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El departamento de TI de la compañía se vio obligado a redirigir los recursos para que se pudiera crear un repositorio común y ofrecer la información al socio. Esto resultó ser tan complicado que la compañía terminó por instalar Microsoft Office SharePoint Portal Server para la colaboración. La resolución de los problemas de integración de datos provocó que la finalización de la alianza se pospusiera durante meses, según Larraine Segil, socio de Vantage Partners, firma de consultoría con sede en Los Ángeles, centrada en las sociedades y las asociaciones, que trabajó con la compañía.
La triste verdad es que este departamento de TI en particular no estaba preparado para una alianza. Las alianzas requieren comunicación entre los socios, y esta compañía no podía ni siquiera intercambiar información dentro de sus propios sistemas. Antes de que el departamento de TI pueda aceptar el crecimiento de una firma, especialmente a escala global, es necesario que optimice su funcionamiento.
A continuación se ofrecen cuatro sugerencias acerca de cómo el departamento de TI debe adaptarse para las alianzas, globales o nacionales.
1. Involúcrese en el proceso de planificación.
"El departamento de TI es una parte esencial de la estructura de la organización, por lo que los empleados de TI también son esenciales para la planificación de sociedades", afirma Segil.
En resumen, las alianzas se basan en una comunicación sólida, en su mayoría electrónica, y eso es dominio del departamento de TI. Para que la comunicación se realice sin problemas, tiene que realizar una evaluación sincera del funcionamiento de los sistemas (tanto de los suyos como de los de sus socios).
Tomemos como ejemplo la fabricación y el reto de garantizar que los datos de la línea de montaje actualizan correctamente los sistemas de inventario. Cuanto antes se involucre, más tiempo tendrá de perfeccionar el flujo de información, ya sea a través del intercambio de información de la base de datos sin formato o transacciones basadas en XML. “Las compañías se embarcan en alianzas globales porque intentan alcanzar una ventaja competitiva pero, al hacerlo, se olvidan de que están creando una cadena de suministro más compleja", apunta Kris Ruckman, director de Charlotte, Carolina del Norte, sucursal de Grant Thornton, especializada en consultoría de medianas empresas.
2. Defina los requisitos empresariales.
¿Cuál es el propósito de la alianza exactamente? ¿Aumentar las ventas? Si es así, solicite a los directivos de ventas información de cómo debe producirse. El personal de ventas necesita tener acceso al sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM), mientras que los distribuidores puede que descarguen información específica del país del sitio web. Si vende en Internet, piense en cómo ven el sitio web los clientes internacionales.
Además, los empleados tienen que conocer cuánta información es necesaria (es decir, un solo punto de datos o tendencia semanal), frecuencia de la comunicación, de qué forma las partes intercambian información y mecanismos de informes, según Jim O’Gara, vicepresidente de desarrollo comercial de Front Range Solutions, desarrollador de aplicaciones para PYMES con sede en Dublin, California y Microsoft Gold Certified Partner. Si los ejecutivos necesitan más información de la proporcionada en un resumen semanal enviado por correo electrónico, tiene que tener en cuenta los problemas de formato y de entrega.
3. Mantenga una infraestructura de red que no disminuya el ritmo de trabajo de los socios.
Si esta es la primera incursión de la compañía en una alianza global, el departamento de TI tiene que saber no sólo qué información se transmite sino cómo se transmite. La elección más lógica para las medianas empresas es crear una red privada virtual (VPN) para comunicarse con Europa y Asia, sugiere Robert Douglas, presidente de Planet Magpie, consultoría centrada en las medianas empresas con sede en San José, California. Estas son más fáciles de administrar en lo que se refiere a la seguridad y el ancho de banda.
Si los socios intercambian con frecuencia un gran número de archivos multimedia, Douglas aconseja el uso de dispositivos de hardware denominados aceleradores de redes de área extensa. Colocando uno en cada extremo de una red, esta tecnología puede comprimir en hasta un 90% los archivos.
Para tener acceso a otro tipo de aplicaciones como, por ejemplo, sistemas de contabilidad o facturación, Douglas recomienda el uso del software de emulación de terminal, que permite tener acceso a los datos de aplicaciones específicas. Otra opción: configure un portal web de Microsoft SharePoint, donde se pueda proteger y desproteger la información. Cuando la información se cambia, se le notifica a las partes involucradas, y dispone de un repositorio constante de datos relacionados con los proyectos.
4. Plan de seguridad y protección de la privacidad.
Independientemente de cuál sea el mecanismo de transmisión, el departamento de TI debe administrar la seguridad y la privacidad de las comunicaciones de la alianza. Esto es muy importante en las sociedades internacionales, donde la propiedad intelectual como, por ejemplo, los diseños de productos y software de aplicaciones, representan activos clave para el propietario. (No viene mal comprobar con el departamento legal las regulaciones locales específicas o las actitudes culturales hacia la protección de los datos corporativos o personales.)
Además, dice Ruckman, el departamento de TI debe desempeñar un papel importante en el almacenamiento y archivado de datos. La función empresarial puede que esté en posesión de los datos y decida acerca del acceso y la retención, pero es responsabilidad del departamento de TI hacerlo de una forma segura.
Ayuda cuando una relación finaliza
Cuando la relación finaliza, y la mayoría de las relaciones lo hacen, el departamento de TI a menudo tiene el ingrato trabajo de desmantelar la relación “Tenga una estrategia con respecto a los problemas de cumplimiento y archivo de datos", dice Douglas de Planet Magpie. En muchos sectores, las compañías tienen que conservar los datos durante un cierto tiempo. El directivo del departamento de TI necesita determinar quién va a guardar, transmitir y garantizar la integridad de la información.
Las sociedades globales marcan la diferencia en comunicación y colaboración y el departamento de TI es el supervisor de esas posibilidades. Cuando se tiene en cuenta qué se va a comunicar y cómo van a colaborar los empleados, puede ofrecer más y mejores perspectivas para mejorar el proceso.
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Howard Baldwin es escritor colaborador del Centro para medianas empresas de Microsoft, afincado en Sunnyvale, California. Ha publicado trabajos en CIO, Optimize y en InfoWorld.
