Ayudar a las personas a conectarse y colaborar es la clave de la innovación

Desde Microsoft Windows Vista y Groove hasta los paquetes de software empresarial de Microsoft Dynamics, la nueva tecnología de aplicaciones está acercando a las personas, y sus ideas.

En resumen:

Hace unas décadas, el experto en dirección Peter Drucker señaló que la innovación no era ciencia e investigación, sino "un cambio en el comportamiento de los clientes, los profesores, los granjeros, los oculistas, la gente en general".

En conclusión, el elemento humano es fundamental en la innovación y este hecho no ha cambiado desde que Drucker escribió estas palabras. No obstante, lo que ha cambiado es la forma en que las personas trabajan en busca de la innovación. En la actualidad, los empleados trabajan en casa, de viaje y en las instalaciones del cliente, así como en la oficina. Tienen que colaborar más allá de los límites de la compañía. Tienen que utilizar y compartir una cantidad de información cada vez mayor que es fundamental, pero en ocasiones apabullante. Y con el ritmo incesante de la innovación, tienen que trabajar lo más rápida y productivamente posible.

Cada vez más, los directores de las Tecnologías de la Información (TI) en las medianas empresas son los encargados de ayudar a sus organizaciones a superar estos retos mediante la búsqueda de formas de ayudar a las personas a conectarse y colaborar, y en última instancia a innovar, a la vez que tienen en cuenta los costes.

Movilidad, colaboración y trabajo en equipo

Hoy en día, la evolución de los productos de Microsoft está centrada en las nuevas realidades que afrontan trabajadores del conocimiento diseminados geográficamente. Una serie de productos de próxima aparición puede ayudar a las medianas empresas a vincular a las personas y a compartir información e ideas, a la vez que aporta mayor eficacia a los procesos de TI.

Por ejemplo, el sistema operativo Microsoft Windows Vista (cuyo lanzamiento está previsto para enero de 2007) dispone de una serie de características que ayudarán a los trabajadores móviles a estar en contacto. Por ejemplo, con Windows Mobility Center, los empleados pueden cambiar fácilmente sus sistemas para adaptarse a nuevas ubicaciones, redes y actividades mediante valores de configuración organizados en una ubicación central.

Windows Vista también proporciona una interfaz de usuario única denominada SyncManager para administrar la sincronización de datos en varios dispositivos. Esto significa que los usuarios pueden administrar mejor la información de calendario y correo electrónico de los asistentes digitales personales (PDA), información de contacto en teléfonos móviles y archivos en equipos en red y servidores de archivos.

En otro frente, el año pasado Microsoft adquirió Groove Networks, con sede en Beverly,Massachussets, y está integrando el software de colaboración de Groove con Microsoft Office y Windows SharePoint Services. El software de Groove permite a los usuarios crear rápidamente espacios de trabajo colaborativos y unir los equipos en torno a datos, archivos, mensajes, formularios, reuniones, calendarios, etc.

El software de Groove se ejecuta en los equipos de los usuarios y utiliza tecnología de igual a igual para mantener actualizados los archivos en los equipos de todos los miembros del equipo. “Basta con iniciar la aplicación y todos los espacios de trabajo se muestran como carpetas en el disco duro", explica Ryan Hoppe, director de marketing de Groove Networks.

“El software se asegura de que al efectuar un cambio, se transfiera a la copia del espacio de trabajo que posee cada miembro del equipo", agrega. Cuando un miembro del equipo se desconecta, el sistema almacena actualizaciones en un servidor que actúa de retransmisor. En cuanto la persona regresa a la red, los cambios se envían automáticamente desde el servidor a su equipo. Las compañías pequeñas que no deseen administrar un servidor de retransmisión pueden suscribirse a un retransmisor administrado por Microsoft.

Groove y Windows SharePoint Services son complementarios, lo que convierte la integración de los dos en una cuestión muy importante. “SharePoint es un entorno excepcional para un equipo grande, mientras que Groove es para equipos relativamente pequeños que necesitan trabajar conjuntamente en un proyecto conocido y que algo se realice muy rápidamente", explica Hoppe.

Por ejemplo, si el equipo de marketing quiere crear nuevos materiales complementarios para un producto, los miembros del equipo pueden ir al sitio de SharePoint y buscar las prácticas recomendadas y las plantillas para dicho material complementario e incorporarlas en el espacio de trabajo de Groove. Allí, los expertos de contenido internos y los equipos de marca pueden trabajar con editores y diseñadores externos para crear el material. Posteriormente, el equipo puede enviar el material complementario terminado al sitio de SharePoint para que esté disponible en toda la compañía.

Para reducir el uso del ancho de banda, una preocupación fundamental de los departamentos de TI que trabajan con tecnología de igual a igual, Groove sólo comparte los cambios efectuados en los archivos, en vez de los archivos completos, a través de la red.

Para garantizar que estos sistemas distribuidos cumplen con las directivas de TI, Microsoft proporciona el software Groove Server Manager, que ofrece a los profesionales de TI una serie de herramientas de control centralizado. “El departamento de TI puede crear cuentas para cada usuario de Groove de la organización y establecer directivas según la cuenta y el equipo real", explica Hoppe.

Innovación y la primera línea

Cada vez más, las ideas innovadoras proceden de las primeras líneas de la empresa, en concreto de las personas que tienen un contacto estrecho con los clientes y los procesos. Como resultado, muchas medianas empresas desean ayudar a estos empleados a hacer un uso mejor de los datos de la empresa y vincularlos de forma eficaz con la organización como un todo.

Así pues, la familia de Microsoft Dynamics de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se está ortientando a la entrega de contenido según la función del usuario en la organización. Microsoft ha identificado unas 50 funciones, como vendedor o consultor. “Cuando un usuario inicia la sesión, el sistema lo reconoce y, según su función, le ofrece una interfaz de usuario exclusiva y personalizada", explica Peter Darling, director de marketing de producto del grupo Microsoft Dynamics AX (antes Microsoft Business Solutions–Axapta) de Vedbaek, Dinamarca. Esto significa que los usuarios disponen de información y herramientas relevantes y fáciles de usar en vez de una avalancha de contenido para administrar.

Las funciones predeterminadas también facilitan el trabajo del departamento de TI. La asignación de derechos de usuario y funcionalidad a numerosos clientes individuales "puede ser una pesadilla para el personal de TI", afirma Darling. Las compañías pueden personalizar funciones para satisfacer necesidades específicas, mediante la función preconfigurada como base.

Microsoft Dynamics también incorpora herramientas de análisis sofisticadas para los usuarios de primera línea. Tradicionalmente, cuando se requerían nuevos tipos de informes, el departamento de TI los tenía que crear. “Así que había que apartar al personal de TI cualificado de lo que estuviera haciendo y tenerlo dos semanas creando un informe", explica Darling. Por otro lado, las soluciones de Microsoft Dynamics, permite una infraestructura de consultas en la que cualquiera a nivel de usuario, no un empleado de TI, puede crear sus propias consultas con apenas asistencias en tan sólo unas horas.

“Si puede dotar de recursos al personal a nivel de usuario para que creen sus propias consultas y encuentren nuevas formas de analizar los datos de la compañía, supondrá un increíble cambio de paradigma en el modo en que los usuarios trabajan con la información", afirma Darling.

Peter Haapaniemi es un escritor afincado en Farmington, Mich. y un colaborador del Centro para medianas empresas de Microsoft.

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