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Resumen de situación
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País: España
Sector: Construcción, Energía, Ocio y Servicios
Perfil del cliente
Con una facturación agregada de 300 m? y una plantilla de 1.000 empleados, su actividad constructora, de promoción inmobiliaria y energética viene avalada por sus más de 60 años de experiencia, y presencia en España, Portugal y Chile.
Situación
La gestión de los proyectos ?con personal distribuido geográficamente- se realizaba de forma inconexa, con procesos ligados mediante comunicaciones telefónicas y fax, que causaban bastantes ineficiencias.
Solución
Con la ayuda de SharePoint, ahora cada proyecto se gestiona de forma estandarizada, independiente y coordinada, maximizando el flujo de información y disponiendo de un almacén común para toda la gestión documental.
Beneficios
Control integral del estado de los proyectos
Los procesos se han agilizado, con gran reducción de los costes operativos
Mayor seguridad gracias a una completa gestión documental
Productos
Windows Server 2003 Enterprise Edition, Windows Server 2003 Standard Edition, Microsoft Office SharePoint Server 2007, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft SQL Server, Windows XP, Windows Mobile, Microsoft Office, Microsoft Office Project Server, Microsoft Project
Partner
NetPoint Solutions
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El objetivo era que el personal no perdiera ni un segundo en buscar una determinada información. Nuestro personal de campo tiene la información al momento, pues resulta crítico, y ésta fluye con rapidez entre todos los departamentos
Juan Martínez-Sagarra González, Responsable de Sistemas y Procesos, Corporación Llorente
Situación
La gestión de los proyectos ?con personal distribuido geográficamente- se realizaba de forma inconexa, con procesos ligados mediante comunicaciones telefónicas y fax, que causaban bastantes ineficiencias.
Solución
Con la ayuda de SharePoint, ahora cada proyecto se gestiona de forma estandarizada, independiente y coordinada, maximizando el flujo de información y disponiendo de un almacén común para toda la gestión documental.
Interés por la excelencia y la calidad
Corporación Llorente es una empresa española de origen y capital familiar con una presencia sectores tan diversos como la construcción, la promoción inmobiliaria, la energía (eólica, fotovoltaica y biocarburante), los servicios, la salud (atención a mayores), el ocio y las concesiones administrativas. Es el segundo operador de distribución de gas a nivel regional, y uno de los más importantes en infraestructura de gaseoductos a nivel nacional, participando asimismo en más de 2.300 megavatios de energías renovables.
Este holding de más de 60 años de trayectoria ?que proviene de la reciente fusión en el año 2008 de las compañías Bitrebol e Inverduero, posee una cartera de pedidos por 1.000 millones de euros, una plantilla de 1.000 empleados, y cuenta con una fuerte proyección de crecimiento-, tiene como objetivo doblar su tamaño en tres años, fundamentando este desarrollo en una auto-exigencia en innovación y la creación de una cultura de alto rendimiento, según recientes declaraciones de Mario Armero, consejero delegado de Corporación Llorente.
La organización cuenta con numerosas certificaciones de calidad, como la 'Q' de plata, y de medio ambiente y desarrolla una importante labor en investigación, desarrollo e innovación (I+D+i) mediante la colaboración con Universidades y centros de investigación del Ministerio de Fomento.
Hilvanado con este interés por alcanzar la excelencia nos encontramos con su iniciativa encaminada a la mejora de la gestión de proyectos, cuyo desarrollo comenzó centrándose en aquellos proyectos destinados a la promoción, tanto inmobiliaria como energética.
Proyectos gestionados aisladamente
Según comenta Juan Martínez-Sagarra, Responsable de Sistemas y Procesos de Corporación Llorente, "en el sector de la promoción cada proyecto reviste su especial complejidad. Para cada uno se contaba con una mínima infraestructura y todo se hacía de forma aislada: personal para proyectos, infraestructura para proyectos,? siendo todos estos muy amplios". Tomando como ejemplo la construcción de un gaseoducto, resulta muy distinto para un promotor si éste se construye en Andalucía o en Castilla La Mancha, por sus condicionantes geográficos, los diversos aspectos administrativos de cada Comunidad Autónoma y derivados de la propia logística. Por otro lado y tomando como referencia otro tipo de proyectos, según explica el directivo, ?las instalaciones de paneles solares son más sencillas, pero también cambian de un proyecto a otro?.
El punto de partida consistió en analizar ?con la ayuda de personal orientado a procesos- cómo se estaba realizando administrativamente el seguimiento de los proyectos. "Al principio se utilizaba Project y Project Server y con cierto apoyo en los SharePoint Services de Windows Server, porque es lo que la gente ya conocía. Los procesos se hacían manualmente, a golpe de teléfono y fax, y nuestro personal desarrollaba su labor de forma muy tradicional. No eran tecnócratas, y necesitaban herramientas muy fáciles de usar, por lo que optar por un entorno web resultaba crítico".
Verdadera conciencia de gestión documental
Según comenta Martínez-Sagarra, "gracias a la necesidad puntual de una de las compañías se incorporó un nuevo servidor con Microsoft Office SharePoint Server (MOSS), y fue cuando se empezó a dar más importancia a la gestión documental basada en proyectos".
La impulsora de la idea fue la propia dirección de la compañía, que quería trabajar con proyectos normalizados, documentados y basados en hitos. "El objetivo era que el personal no perdiera ni un segundo en buscar una determinada información. Nuestro personal de campo ahora tiene la información al momento, pues resulta crítico, y ésta fluye con rapidez entre todos los departamentos".
El trabajo consistió en analizar los procedimientos de todos los negocios a los que se dedicaban (inmobiliario, energía solar, gas, eólico, etc.) y aplicar esos procedimientos mediante una herramienta que fuera amplia y flexible para admitir lo que en cada caso se necesitara.
"Como punto de partida se utilizó Microsoft Project, porque era una herramienta conocida por todo nuestro personal, y su adopción generalizada no tuvo mucha discusión. Pero lo que sí había que hacer era enlazarla con una gestión documental, para la que sí se vieron más opciones alternativas". Ante la problemática de la integración con el actual sistema de Gestión de Proyectos Empresariales (EPM, Enterprise Project Management), éstas se descartaron y finalmente optaron por SharePoint.
En la concepción, desarrollo e implementación de la solución colaboró NetPoint Solutions, un Microsoft Gold Certified Partner altamente especializado en SharePoint Server.
Juan Martínez-Sagarra tenía una idea muy clara: "era preciso hablar directamente con los proveedores especialistas en la materia, sin intermediarios, y por eso se contrató a NetPoint. Ellos, tras unas entrevistas preliminares realizaron un primer piloto para ver cómo enfocar el tema, y a raíz de éste arrancó el desarrollo".
Se empezó haciendo una consultoría de EPM, analizando los procedimientos de todos los proyectos, para darle luego el enfoque necesario para la gestión documental. El responsable de Sistemas de Corporación Llorente destaca que "El tiempo de desarrollo del proyecto ha sido de poco más de mes y medio, que ha incluido la implantación y la puesta en producción. Luego ha ido evolucionando y para ello se han ido pidiendo nuevas funcionalidades que han sido desarrolladas con posterioridad. Era tan rápido el desarrollo que casi se iba implementando sobre la marcha. Cuando defines claramente el objetivo, los tiempos de desarrollo se acortan".
Partiendo de cuatro plantillas de proyectos tipo (inmobiliaria, promoción de gas, eólica y solar), el procedimiento habitual consiste en establecer una gestión documental propia para cada proyecto. Cada uno tiene su propia intranet a la cual se accede desde la red principal, y se gestiona tal y como quiera el jefe de proyecto, que pasa a ser administrador de su espacio de Intranet.
Ahora SharePoint centraliza toda la gestión documental en formato Word, en formato PDF (mediante el escaneado de contratos, permisos, licencias, documentación oficial, resoluciones judiciales,?), y ciertos procesos mediante workflow.
En referencia a NetPoint Solutions, Martínez-Sagarra recalca que ?Para nosotros es fundamental una buena gestión de colaboradores, diversificando proveedores según producto. Estar bien atendido y estar bien soportado. Y NetPoint ha cubierto todas nuestras expectativas, desde la buena definición y realización del proyecto, hasta la rapidez de la implantación?.
Tras año y medio de progresos continuados, se llegó a una solución caracterizada por un grado de flexibilidad tal, que no sólo ha sido válida para la promoción, sino también para otras actividades de la Corporación Llorente.
Éxito que se difundió por toda la empresa
La idea comenzó gestándose en las promotoras de la Corporación, siendo éstas las destinatarias originales del proyecto. En este sentido, el sistema de gestión inicialmente desarrollado -que era muy válido para la promoción- se ha ido adaptando a las necesidades del holding sacando partido de los recursos de TI internos de la compañía ?formado tan sólo por tres personas- y sin necesidad de la participación directa en esta fase del partner que colaboró en la concepción inicial. "De tal forma que todas las herramientas creadas para la promotora se han ampliado para la constructora, y se han analizado los procesos de la corporación para darles cabida también. Y es que de todas las herramientas que teníamos en la Corporación, se ha elegido la desarrollada sobre SharePoint como buena. Lo que refuerza el acierto en la elección de esta plataforma."
La experiencia con SharePoint en la parte de promoción, ha hecho que tras el análisis de la parte de construcción sea más sencillo implementarlo en otras áreas: "El proceso de gestión de facturas y pagos para la constructora es muy tedioso y puede alargarse mucho si no se dispone de una buena gestión documental. Afortunadamente, con SharePoint, según te hablan se puede dibujar el workflow para aplicarlo de la forma más rápida".
Martínez-Sagarra valora también el apoyo del partner en esta nueva etapa de difusión de SharePoint a otras actividades del grupo: "El centro de mantenimiento pasó de NetPoint a nosotros -fuimos adquiriendo conocimientos y el know how correspondiente-, y de hecho toda la traslación de servicios a la Corporación lo estamos haciendo nosotros, contando siempre con el apoyo y la supervisión de NetPoint".
Profundizando en los detalles técnicos, la empresa cuenta con un CDP ubicado en Valladolid. Éste cuenta con 16 servidores estándar, que dan servicio a unos 450 usuarios, entre los que se pueden distinguir tres tipos: 35% de oficina (en localizaciones estáticas), un 45% de personal de obra (con cobertura de TIC basada en estructuras móviles) y un 20% de autónomos (entre personal de campo como directivos y diverso personal de gestión).
Todos los empleados itinerantes disponen de teléfonos móviles basados en Windows Mobile con acceso a Exchange para gestión de email y agendas. Y en referencia a éstos, Martínez-Sagarra nos comenta que "En su día se pensó que accedieran a documentación a través de sus PDAs [el personal de campo], y es un paso que se dará más adelante". Pero lo que sí se aprovechan ?en su integración con el correo electrónico ? son los avisos sobre determinadas circunstancias: el sistema es capaz de lanzar alertas constantemente sobre permisos, nuevos documentos grabados, caducidad de licencias, etc.
El responsable de Sistemas tiene claro que "Nuestra infraestructura tiene el objetivo de dar soporte a los procesos alineados con los objetivos de la dirección, y entre ellos está la optimización de los costes, de los tiempos de ejecución y de la calidad".
Rápido aprendizaje, flexibilidad e integración
De SharePoint Server, Martínez-Sagarra destaca que "Es una herramienta fantástica porque requiere muy poca formación del personal: todo el mundo maneja MOSS aunque no sepa. De hecho se hizo una formación interna más orientada a los propios procedimientos que enfocada a aprender la herramienta".
Según referencian multitud de estudios sobre la aplicación de las TI para la mejora de los procesos y la productividad de los empleados, el factor humano es a la postre, uno de los que revisten mayor importancia: "Lo más complicado ha sido la parte humana, por la forma de trabajo de los proyectos en los que tienes personas aisladas, y es difícil encarrilarles en una manera de trabajar. Gracias a la facilidad de uso de la herramienta hemos superado este reto con un notable éxito".
Como ya indicamos con anterioridad en este mismo documento, un requisito fundamental a la hora de elegir la tecnología sobre la que descansaría la gestión documental y de los proyectos, es que ésta debería basarse en tecnologías Web, que permitieran su uso fácil y accesible a través de un navegador.
Un elemento facilitador del aprendizaje y de su rápida adopción fue la capacidad de adaptación de SharePoint Server, no sólo en la presentación, capacidades de búsqueda y organización de la información, sobresaliendo también su flexibilidad en el reporting. "Las empresas medianas y pequeñas tienen que ser rápidas, muy ejecutivas, y que el usuario perciba resultados rápidamente", resume el directivo.
Otro detalle de suma importancia que Juan Martínez-Sagarra destaca es la capacidad de integración de procesos: "Microsoft Office con la herramienta JetReport nos permite desde Excel acceder a datos de Dynamics NAV: informes, Business Intelligence, etc.", si bien reconoce que por el momento no están procediendo a la combinación de la gestión administrativa con la financiera: "Nuestra gestión de proyectos es poco financiera, por lo que no hemos procedido por el momento a la integración con Dynamics NAV. De Hecho NAV hace sus propios informes por proyecto, que se presentan junto con los nuestros sin estar enlazados. Nos interesa el qué y el quién, el cuánto se lo dejamos a Dynamics NAV".
El futuro: implantación generalizada y escalabilidad
En cuanto al dimensionamiento del tráfico de red, Martínez-Sagarra estima que el 90% de éste es de carácter interno, por lo que considera que un buen servidor puede controlar perfectamente la información sin problemas. "Si mañana doblamos el número de usuarios, también podrá con ello". En cuanto a aspectos tales como la capacidad de almacenamiento, al trabajar contra Microsoft SQL Server y contando con una cabina de discos adecuada -trabajan por norma con RAID 5, el nivel de RAID más eficaz y el de uso preferente para las aplicaciones de servidor-, "Una buena gestión es la que te va a dar la capacidad. Lo bueno que tiene MOSS en su edición 2007 es que la necesidad de escalabilidad es muy fácil de solventar. Es cuestión de añadir máquinas según vayas necesitando"
Según la planificación del responsable de Sistemas y Procesos de Corporación Llorente, el siguiente paso va a ser la integración en un mismo Directorio Activo de todas las oficinas de la compañía, porque ahora tienen dos dominios distintos, procedentes de los entornos previos a la fusión empresarial. Una vez integradas, luego se procederá a que las herramientas se implanten en el resto de la corporación, independientemente de donde estén. "Y en este sentido el proyecto EPM - MOSS es una apuesta ganadora", concluye Juan Martínez-Sagarra: "Desde la petición de vacaciones, el acceso a documentación, la gestión del proyecto,? todo va a ser desde MOSS".
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