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Resumen de situación
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País: España
Sector: Administración Pública
Perfil del cliente
Ciudad situada a unos 20 kilómetros al nordeste de la ciudad de Barcelona, en la comarca del Baix Llobregat, con una extensión de unos 5,5 Km2, y una población de cerca de 26.000 habitantes, según el censo publicado por el INE en el año 2.005.
Situación
Se necesitaba una herramienta capaz de abordar de forma robusta, rápida y sencilla la Gestión Documental y de expedientes propios, así como la creación de sitios departamentales, y el portal de la administración local.
Solución
Plataforma de colaboración y gestión documental que da soporte al sitio web, a las subsedes departamentales, y al portal de atención al ciudadano, de forma coherente, sencilla, dinámica y siempre actualizada.
Beneficios
Fácil adopción, basada en herramientas que los usuarios ya conocen.
Reducción de costes de mantenimiento.
Mejora en la carga y distribución de los procesos.
Con la tecnología de desarrollo estándar .NET las posibilidades son ilimitadas.
Productos
Windows Server 2003 Enterprise Edition
Exchange 2003 Enterprise Edition
SQL Server 2000 Enterprise Edition
SharePoint Portal Server 2003
Windows XP Professional
Microsoft Office 2003 Professional
Microsoft Visual Studio
Partner
Netpoint Solutions
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Hemos mejorado la gestión interna a través de la informatización de nuestros procedimientos, con colaboración basada en mensajería, flujos de control, avisos, etc. y la seguridad de la firma electrónica, obteniendo buenos resultados desde el primer momento.
Antonio Fraile, Jefe del Departamento de Informática del Ayuntamiento de Sant Andreu de la Barca.
Partiendo de una infraestructura tecnológica básica, formada por un servidor de ficheros con carpetas compartidas departamentales y públicas, el departamento de Informática del Ayuntamiento quería dar un mejor servicio de colaboración interno, desarrollando además una web con información y un portal de servicios de interés público a disposición de la ciudadanía, haciendo que su Administración fuera más cercana y abierta.
Se buscaba una herramienta que fuese robusta y a la vez dinámica, que tuviese el respaldo de una gran compañía y con gran número de implantaciones. A la vez se quería contar con una compañía de consultoría con una amplia experiencia en este mercado y que hubiese realizado implantaciones en el sector de la Administración Pública.
Adoptando una solución de fácil implementación basada en Microsoft SharePoint Portal Server, con una respuesta rápida y sobre todo escalable, y contando con la colaboración de Netpoint Solutions, en pocas jornadas de parametrización obtuvieron beneficios visibles y sobre todo funcionales.
Situación
Sant Andreu de la Barca es un municipio catalán (Generalitat de Catalunya, España), situado en la comarca del Baix Llobregat, y que formando parte del área metropolitana de Barcelona tiene una densidad de población de 4.665 habitantes por kilómetro cuadrado. El gran aumento de la población que ha experimentado en los últimos años, con un índice de nacimientos que les sitúa en cabeza de toda Cataluña, les ha obligado a trazar una política de mejoras en todos los ámbitos que garantice que este crecimiento va acompañado de los servicios que la ciudadanía requiere.
Actualmente en las distintas Administraciones del país se ha apostado decididamente por Internet como vía de comunicación, creando webs y portales con información de interés público a disposición de la ciudadanía, haciendo a las Corporaciones Locales más cercanas y abiertas.
Estas iniciativas han tenido una gran aceptación y una repercusión positiva en la opinión pública, de forma que los ciudadanos demandan, además de una información completa y actualizada, una utilización más efectiva, con la incorporación de nuevos servicios como son la realización de trámites administrativos, la emisión y envío de los distintos formularios, el seguimiento completo de los procedimientos administrativos, la Gestión Documental, y la gestión interna funcionarial, entre otras capacidades.
Partiendo de un entorno básico en el que contaban con servidores de ficheros e impresión que proporcionaban a los funcionarios municipales carpetas compartidas departamentales y públicas, y en el que la información no estaba organizada de forma centralizada, bajo el impulso de Begoña Gil, la Coordinadora de Organización y Antonio Fraile, el Jefe del Departamento de Informática, se buscó una herramienta que mejorase la colaboración interna, que organizase la información, que fuera dinámica y pudiera mejorar la relación y la participación con los ciudadanos.
Como premisa, querían contar con una solución que fuese robusta y a la vez dinámica, preparada para evolucionar cuando fuera necesario (en contenidos y servicios), que tuviese el respaldo de una gran compañía y con gran número de implantaciones, y "a la vez buscamos una compañía de consultoría con una amplia experiencia en este producto y que hubiese realizado implantaciones en el sector de la Administración Pública", comenta Antonio Fraile.
Evaluando la posibilidad de acometer un proyecto basado en desarrollos a medida, sistemas propietarios y varios productos de Gestión Documental, y contando con información suministrada por diferentes compañías de software y,"sobre todo a través de la información que nos pasamos entre las distintas corporaciones locales de la zona", recalca Begoña Gil, finalmente optaron por la tecnología de Microsoft, y las capacidades avanzadas de Microsoft SharePoint Portal Server.
Solución
Tras apostar decididamente por las tecnologías de Microsoft, se decidió colaborar con la consultora Netpoint Solutions, por su gran conocimiento de la herramienta de generación de portales Sharepoint Portal Server. Este Microsoft Certified Gold Partner cuenta con el aval de las competencias ISV/Software Solutions, Business Process and Integration Solutions, e Information Worker Solutions, y con la experiencia acumulada de varias implantaciones exitosas en la Administración Pública.
Además, basándose en las capacidades de personalización de esta plataforma, este proveedor de soluciones ha creado productos que complementan Sharepoint, para la definición de flujos documentales y flujos basados en listas."Durante el proyecto han colaborado activamente en la definición de los procesos, aportando su conocimiento en otras instalaciones, aconsejando en cada momento posibles soluciones a nuestras necesidades", comenta Antonio Fraile
Con una implantación gradual cuya primera fase se llevó a cabo en menos de tres meses, según indica el Jefe del Departamento de Informática "Hemos mejorado la gestión interna a través de la informatización de nuestros procedimientos, con colaboración basada en mensajería, flujos de control, avisos, etc. y la seguridad de la firma electrónica, obteniendo buenos resultados desde el primer momento".
Es importante destacar que al estar construido sobre una arquitectura altamente distribuida, los servicios de Sharepoint Portal pueden instalarse tanto en una sola máquina (servidor) o en una granja de servidores, de tal forma que gracias a la implantación de Sharepoint, la Gestión Documental está perfectamente controlada y accesible a los usuarios que la necesitan. "Y es que Sharepoint utiliza el Directorio Activo, para conocer los roles de los usuarios y decidir a que áreas de las información se podrá acceder", señala Antonio Fraile.
Además de beneficiarse de esta total integración con el Directorio Activo de Windows Server 2003, que permite aplicar políticas de grupo para la gestión de los buzones de correo y los permisos, por otro lado cuentan con un módulo de seguridad para acceder a la información documental, definiendo a qué procesos se puede acceder y qué acciones puede realizar en cada caso, vinculadas a la creación, eliminación, visualización y hasta la impresión de contenidos.
La seguridad se complementa con los productos Microsoft Antigen, cuya tecnología procede de la compañía Sybari, de reciente adquisición, y con la que protegen el sistema contra ataques externos.
De entre las diversas ventajas en los nuevos procesos aplicados al tratamiento de la información, Fraile destaca que "La mejora en la gestión de expedientes de entrada, permite optimizar la categorización de cada documento para su tratamiento posterior y la posibilidad de obtener informes y estadísticas de su uso por los ciudadanos". Asimismo, los procedimientos internos, están perfectamente definidos y en cada momento se conoce el estado de cada uno de ellos.
De entre las diversas ventajas en los nuevos procesos aplicados al tratamiento de la información, Fraile destaca que "La mejora en la gestión de expedientes de entrada, permite optimizar la categorización de cada documento para su tratamiento posterior y la posibilidad de obtener informes y estadísticas de su uso por los ciudadanos". Asimismo, los procedimientos internos, están perfectamente definidos y en cada momento se conoce el estado de cada uno de ellos.
Beneficios
Fácil adopción, basada en herramientas que los usuarios ya conocen
Uno de los principales escollos a la hora de implantar soluciones de gestión de la información y espacios de colaboración para grupos de trabajo es la adopción por parte de los usuarios, siendo preciso vencer la resistencia natural de éstos ante el empleo de nuevas metodologías de trabajo, a los que es preciso formar y mentalizar para que las nuevas herramientas puestas a su alcance sean eficaces.
Afortunadamente, tras la implantación de este proyecto la operatividad del Ayuntamiento ha seguido siendo la misma. "Hemos mejorado la gestión interna a través de la informatización de nuestros procedimientos, con colaboración basada en mensajería, flujos de control, avisos, etc. y la seguridad de la firma electrónica, obteniendo buenos resultados desde el primer momento", indica Antonio Fraile
Al estar Sharepoint Portal Server totalmente integrado con Microsoft Office 2003, el hecho de poder compartir documentación en un nuevo entorno ha sido todo un éxito. "Ahora tendemos a tener la información en los servidores y no en el disco duro del puesto de trabajo, lo cual nos da más seguridad y agilidad, evitamos la ineficacia de los documentos duplicados y el engorroso trabajo de averiguar cual es la última versión o documento final", destaca el responsable del Departamento de Informática. Y es que con los servicios de colaboración para grupos de trabajo integrados, los profesionales de la información pueden crear sitios web de forma sencilla, para compartir información y documentos, aportando un modelo de colaboración más simple y efectivo, con el simple uso del explorador y las herramientas de Microsoft Office.
Colaboración más ágil, transparente y efectiva
La combinación de los servidores de comunicación y colaboración de Windows Server System - SharePoint Portal Server y Microsoft Exchange-, extienden las funcionalidades de la plataforma de servidor Windows Server 2003 en la dirección de una colaboración, mensajería y comunicación en tiempo real de mayor productividad. Esta infraestructura integrada para el profesional de la información ayuda a organizaciones como el Ayuntamiento de Sant Andreu de la Barca a conectar con el mínimo impacto la información, las personas y los sistemas, elevándolas a un nivel superior y propiciando mejores y más rápidas decisiones en la actividad cotidiana.
SharePoint Portal Server ofrece a los usuarios la potencia de avanzadas tecnologías de búsqueda de Microsoft para crear portales que les permita tener más productividad a la hora de localizar la información disponible. Además de contar con un punto único en el portal para lanzar búsquedas, también es posible configurarlo para que se envíen los datos mediante suscripción, proporcionando directamente notificaciones de contenido nuevo y modificado.
"La formación ha sido muy rápida, pues los usuarios ya están acostumbrados a la filosofía Windows de Microsoft y el entender la utilización del portal ha sido intuitivo", señala Begoña Gil, la Coordinadora de Organización del Ayuntamiento, quien añade que "Los usuarios están acostumbrados a utilizar herramientas de Microsoft: Word, Excel, Access, Outlook, Internet Explorer, etc., con lo cual la formación y adaptación ha sido más sencilla,... y es que al fin y al cabo son ellos los que tienen que usar estos elementos en su trabajo". Para ellos, la gestión de los correos, agendas, tareas, contactos, etc., es muy intuitiva y sencilla, utilizando como entorno Microsoft Outlook 2003.
Por otro lado, los servicios integrados de datos en Windows Server 2003 ofrecen a las administraciones públicas una infraestructura de almacenamiento que protege los datos del usuario final, garantiza la integridad y disponibilidad de estos datos y reduce las pérdidas accidentales de información, a la vez que les ofrece medios más potentes para recuperarlos por sí mismos. El basarse únicamente en una familia de productos tan integrada basada en las tecnologías Microsoft, hace que el control sobre los procesos de gestión sea mucho más sencillo, consiguiendo una reducción de costes de mantenimiento, y mejorando la carga y distribución de los procesos.
Las intranets, proyectos vivos en continua evolución
El montar un entorno Web online hace que la colaboración entre ciudadanos y la administración o entre los propios funcionarios se realice de una forma dinámica, pudiendo saber en cada momento en qué estado están los procesos administrativos y la documentación generada en los plenos o comisiones periódicas.
Los Ayuntamientos como el de Sant Andreu de la Barca tienen dos clases de competencias, las propias, que pueden ser exclusivas o en concurrencia con otras instituciones locales, y las atribuidas por delegación de otras instituciones públicas. Y para satisfacer los requerimientos internos y un cada día mejor servicio al ciudadano, el portal ha de vivir una constante evolución. "El uso y las sugerencias de los distintos departamentos del Ayuntamiento nos obligará a que la tecnologías de Microsoft tengan un papel muy importante, hoy con la integración de los documentos generados con Office y mañana con las interfaces de las aplicaciones de gestión que autocomplementen la información que el usuario y el ciudadano requiere", resalta Begoña Gil.
Para atender estos requisitos de personalización, evolución y continua mejora inherentes a este proyecto -en cuya fase de diseño e implementación ha sido decisiva la colaboración de NetPoint Solutions por sus conocimientos y experiencia en esta categoría de soluciones-, se ha aprovechado la tecnología WebParts de SharePoint Portal Server, gracias a la cual se ha podido personalizar la interfaz de usuario con escritorios que les ofrecen de forma transparente componentes de sus aplicaciones web.
Sharepoint y sobre todo la amplia comunidad de desarrolladores en .NET tiene una base de desarrollos estándar enorme, por lo que el haber podido utilizar dichos WebParts, han permitido que se tuviesen procesos inmediatamente productivos. "El hecho de emplear una tecnología de desarrollo tan estándar como .NET, hace que las posibilidades de crecimiento no tengan limitación, tanto mediante la utilización de WebParts ya existentes en el mercado o con los que sea preciso desarrollar", indica Antonio Fraile.
Gracias a su diseño basado en los estándares de la industria de Internet, como OLE DB, Microsoft ActiveX Data Objects (ADO), XML y HTTP, los desarrolladores pueden reutilizar sus conocimientos. Este nivel de soporte facilita el uso de herramientas como Microsoft Visual Studio .NET, para integrar funcionalidades de Active Server Pages (ASP) a su portal.
Para más información
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Para más información sobre las actividades del Ayuntamiento de Sant Andreu de la Barca , llame al teléfono 93 635 64 00 o visite su Web: www.stabarca.com
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