A medida que las organizaciones crean y recopilan información, se incrementa el tiempo que sus empleados dedican a la búsqueda, organización y administración de los datos. Microsoft^® SharePoint^™ Portal Server 2001 integra la administración de documentos y las funciones de búsqueda con las herramientas de uso cotidiano. SharePoint Portal Server permite utilizar el Explorador de Microsoft Windows^®, las aplicaciones de Microsoft Office y los exploradores Web para crear, administrar y compartir información en una organización.

En ocasiones, resulta difícil organizar y utilizar orígenes de información complejos y de gran tamaño, como los diversos recursos compartidos de archivos, porque no existe una estructura organizativa claramente definida. El problema se hace mayor cuando se incluyen orígenes de información como sitios Web, servidores de correo electrónico y bases de datos.

También resulta complicado colaborar con otros usuarios en los documentos, controlar el acceso a ellos y publicarlos dentro de la organización. Aumenta el riesgo de perder o sobrescribir documentos importantes y la dificultad para encontrarlos. SharePoint Portal Server cuenta con una serie de características que ayudan a simplificar la creación de documentos para evitar este tipo de problemas habituales.

Para ayudarle a administrar los documentos, SharePoint Portal Server le permite:

SharePoint Portal Server simplifica la colaboración y el intercambio de información con los revisores, permite identificar los documentos con información descriptiva como las palabras clave, y facilita la publicación de documentos dirigidos a un gran número de usuarios.

SharePoint Portal Server guarda un historial de cada documento para ayudarle a controlar los cambios realizados y evitar que puedan sobrescribirse por error. Antes de modificar un documento, debe desprotegerlo. Esto impide que otro usuario pueda modificarlo antes de que vuelva a protegerlo. Cada vez que protege un documento, se le asigna un nuevo número de versión y se archiva la versión anterior. Cuando desprotege un documento, recupera la versión más reciente, a menos que seleccione una versión anterior.

Los perfiles de documento permiten agregar a un documento información que se puede buscar. Esta información resulta útil para describir o identificar el documento con más claridad. De manera predeterminada, un perfil incluye propiedades básicas como Autor y Título. Puede agregar fácilmente otras propiedades personalizadas, como Número de cuenta o Jefe de proyecto, para disponer de información adicional que simplifique la localización y clasificación de documentos dentro de su organización.

Los documentos publicados se ponen a disposición de los usuarios en el sitio de escritorio digital, donde se pueden realizar búsquedas y consultas. SharePoint Portal Server admite versiones públicas y privadas de los documentos. Puede publicar el documento automáticamente cada vez que lo guarda en el servidor o indicar que se guarde un borrador privado para publicar el documento cuando esté terminado. Puede generar tantos borradores como desee antes de publicar una versión de un documento.

La distribución de aprobación es una forma sencilla de garantizar que un documento ha sido revisado correctamente antes de su publicación. Cuando un autor va a publicar un documento, este puede distribuirse automáticamente a una o varias personas para su aprobación. Estas personas, denominadas aprobadores, tienen la opción de aprobar o rechazar el documento. Los aprobadores reciben una notificación por correo electrónico cuando un documento requiere su aprobación.

Las discusiones Web le permiten intercambiar opiniones en línea sobre un documento sin necesidad de modificarlo. En vez de comunicarse por correo electrónico o tratar de organizar conversaciones sobre un documento, los autores y los revisores pueden comunicarse mediante discusiones Web. Es posible mantener una discusión sobre un documento incluso si está desprotegido. Los comentarios se almacenan como conversaciones ordenadas con los comentarios y las respuestas agrupados.

SharePoint Portal Server utiliza las funciones para controlar el acceso a la información. Según el tipo de tarea que realice el usuario, se le asigna la función de coordinador, autor o lector. Cada función tiene asignada una combinación de permisos concreta: los coordinadores se encargan de las tareas de administración, los autores agregan y actualizan archivos, y los lectores tienen acceso de sólo lectura a los documentos publicados. SharePoint Portal Server también permite denegar el acceso a documentos específicos.

En numerosas organizaciones, los documentos importantes se almacenan en muchas ubicaciones distintas y en una gran variedad de formatos. Muchas infraestructuras de servidor no permiten realizar búsquedas en varios orígenes de información y a menudo sólo permiten realizar búsquedas de texto limitadas. También puede ser complicado determinar si la información que está buscando se encuentra en la lista de resultados de la búsqueda. SharePoint Portal Server dispone de varias características que hacen las búsquedas más rápidas y precisas.

Para facilitar la búsqueda de información, SharePoint Portal Server le ofrece:

Tanto si busca una información concreta como si desea examinar un grupo de documentos relacionados, SharePoint Portal Server le permite encontrar la información de una forma más sencilla.

SharePoint Portal Server aumenta la eficacia de la búsqueda permitiéndole buscar al mismo tiempo en diferentes orígenes de información. Las organizaciones almacenan la información en diferentes lugares, como sitios Web, sistemas de archivos, servidores de correo y bases de datos. Mediante el Asistente para agregar origen de contenido, puede determinar la ubicación del contenido que desea incluir en la búsqueda y vincularlo a su sitio de escritorio digital. SharePoint Portal Server indiza información de cada origen de contenido para poder realizar búsquedas rápidas desde el sitio de escritorio digital. Una vez agregados los orígenes de contenido, el sitio de escritorio digital es el lugar en el que podrá buscar con mayor facilidad todo tipo de información, independientemente de su formato o del lugar en el que esté almacenada.

El sitio de escritorio digital cuenta con una opción de búsqueda de texto que le permite buscar las palabras clave especificadas en el texto y las propiedades de los documentos. SharePoint Portal Server busca todos los documentos que coinciden con la consulta y devuelve una lista con los resultados. Si desea realizar una búsqueda más específica, puede usar la opción de búsqueda avanzada y agregar a sus criterios de búsqueda propiedades del documento, como el autor. También puede definir un ámbito que limite la búsqueda a un conjunto específico de documentos como, por ejemplo, una carpeta para notas de prensa o el sitio Web de un proveedor.

Las categorías se utilizan para organizar la información del sitio de escritorio digital en grupos de documentos similares. De este modo, los usuarios pueden consultar la información por temas. El sistema de clasificación por categorías ayuda a los usuarios que no conocen la ubicación exacta de los documentos a encontrar la información que buscan. Otra de las ventajas es que un mismo documento puede estar incluido en varias categorías diferentes. Las categorías pueden incluir documentos almacenados en SharePoint Portal Server e información de otros orígenes de contenido.

Las categorías constituyen una excelente manera de organizar la información. Sin embargo, si dispone de un gran número de documentos, este proceso puede llevar mucho tiempo. Para simplificar la tarea, SharePoint Portal Server proporciona una herramienta de creación automática de categorías denominada Ayudante de categorías. Una vez que se han incluido en cada categoría varios documentos representativos, el Ayudante de categorías compara estos documentos de ejemplo con los que están sin clasificar y selecciona automáticamente los que mejor se adaptan a cada categoría.

Esta opción mejora la eficacia de la búsqueda y orienta a los usuarios dirigiéndolos a los documentos que se consideran más relevantes para su consulta. El documento "Más probable" es el seleccionado como la mejor recomendación para una categoría o una palabra clave concreta. SharePoint Portal Server muestra los documentos Más probables en la parte superior de la lista de resultados de la búsqueda.

Las suscripciones le mantienen informado sobre los temas que le interesan. Puede suscribirse a los contenidos que considere de utilidad: un documento concreto, todos los documentos de una carpeta, todos los documentos asignados a una categoría o un conjunto de resultados de búsqueda. Después de suscribirse a un contenido, SharePoint Portal Server le enviará una notificación si este ha sido modificado, si se ha incluido un nuevo documento que coincida con su criterio o si se han agregado comentarios de discusiones Web sobre ese contenido. Puede ver sus notificaciones de suscripción en el sitio de escritorio digital o recibirlas por correo electrónico.

SharePoint Portal Server proporciona un sitio Web, llamado sitio de escritorio digital, que se crea automáticamente durante la instalación. Este sitio ofrece un punto de acceso centralizado para buscar y administrar información. Desde un explorador Web, puede realizar tareas de administración de documentos y búsquedas en todo el sitio de escritorio digital. Proporciona acceso a la información almacenada dentro y fuera de la organización, y permite buscar y compartir documentos independientemente de su formato y del lugar en el que estén almacenados.

Puede personalizar la página principal del sitio de escritorio digital para mostrar noticias de la organización y otro tipo de información relevante. Desde el sitio de escritorio digital, se pueden realizar tareas como:

El sitio de escritorio digital utiliza la tecnología de escritorio digital de Microsoft para organizar y presentar la información. Un escritorio digital se compone de Elementos Web personalizables y reutilizables como Búsquedas, Categorías, Noticias y Anuncios. Puede agregar o quitar Elementos Web para personalizar el sitio de escritorio digital de acuerdo con las necesidades de su organización.