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Documentos inteligentes en Microsoft Office 2003
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Resumen Los documentos inteligentes son soluciones desarrolladas
que asocian la lógica empresarial y las acciones personalizadas con el
contenido de un documento de Microsoft Office Word 2003 o de Microsoft Office
Excel 2003. Los documentos inteligentes trabajan con la estructura XML de un
documento para determinar el lugar y el modo de ayudar a los trabajadores de
la información en la preparación de documentos complejos. En estas notas se
describen en detalle los documentos inteligentes y se proporciona una
introducción a consideraciones clave relacionadas con su desarrollo y uso.
Para obtener la información más reciente, visite
www.microsoft.com/spain/Office/default.asp y
www.microsoft.com/Office/
Índice
XML: el Lenguaje de marcado extensible (eXtensible Markup
Language) es un lenguaje de definición de metadatos que se utiliza para
describir datos en un formato abierto estructurado.
Definición de esquemas XML: archivos XML válidos que se utilizan
para definir la estructura de otros archivos XML.
XSLT: archivos XSLT (Extensible Stylesheet Language
Transformation). Se utilizan para transformar el formato y el contenido de
archivos XML existentes.
Los documentos de Microsoft® Office 2003 pueden ser mucho más que
repositorios de información proporcionada por el usuario, pueden programarse
para que sean inteligentes. Los documentos inteligentes pueden introducir
datos de forma automática, facilitando la tarea de rellenar formularios o de
trabajar con plantillas a los trabajadores de la información. Los documentos
inteligentes también pueden tener acceso a datos externos de forma automática
y colocarlos correctamente en un documento, o bien proporcionar ayuda
contextual para guiar a los trabajadores de la información en la preparación
de documentos complejos. La información de un documento inteligente se puede
compartir incluso en sistemas y aplicaciones dispares.
Los documentos inteligentes, que están disponibles en Microsoft Office Word
2003 y Microsoft Office Excel 2003, contienen una lógica de programación que
define el modo de utilizar los documentos y controla la forma de manipular los
datos de los documentos. Los documentos inteligentes adquieren su potencia del
soporte integrado del código XML, que es la plataforma subyacente de las
acciones de los documentos inteligentes. Los elementos XML se incluyen en el
documento y definen e inician las acciones asociadas. El código que controla
las acciones subsiguientes se puede escribir en diversos lenguajes de
programación, lo que proporciona a los desarrolladores la capacidad de diseñar
una solución viable en cualquier proceso empresarial.
En este documento técnico se describen en detalle el uso y las ventajas de
los documentos inteligentes, además de explorar su arquitectura e
implementación.
Los documentos inteligentes asignan acciones o controles a secciones
concretas de un documento (delimitadas con etiquetas XML). Dentro de estas
secciones, el documento inteligente, a través del panel de tareas Acciones de
documentos, puede presentar información a los trabajadores de la información
en forma de gráficos, de texto de ayuda, de fragmentos de documentos o de
controles basados en acciones como cuadros de texto, botones de opción,
botones de comandos o incluso controles ActiveX personalizados.
En el siguiente ejemplo de documento inteligente, un vendedor necesita
construir su presentación comercial antes de su reunión con un cliente (un
médico). Se compone de una carta breve, hojas de datos de los productos y un
formulario para mostrar al médico cuántas muestras de productos pidió en la
última visita. Finalmente, el documento inteligente contiene un formulario
para capturar la dirección y la información de colegiado del médico en el caso
de que desee pedir más productos.
Para crear este documento, tradicionalmente el vendedor tendría que buscar
la información del cliente en la lista de contactos de su organización.
Además, tendría que cruzar la especialidad de su cliente con los productos que
vende para incluir la información más relevante. La solución de documento
inteligente de ejemplo facilita el proceso mediante la formulación de unas
pocas preguntas y la posterior ejecución de búsquedas en bases de datos, la
lógica empresarial y su procesamiento en función de reglas predefinidas y de
la lógica empresarial integrada.
En el momento de abrirse en Word 2003, este documento inteligente explica
al vendedor que debería resaltar el texto “Nombre del médico”. Cuando lo hace,
este cursor se encuentra dentro de un par de etiquetas XML (denominadas
“drname” en este caso); en función de esto, el desarrollador diseñó el
documento inteligente para mostrar un cuadro de texto, como se muestra en la
Figura 1.
Figura 1 Panel de tareas Acciones de documentos
Cuando el trabajador de la información escribe el nombre del médico, el
documento inteligente lleva a cabo unas cuantas acciones: en primer lugar,
busca todas las instancias del elemento XML “drname” dentro del documento e
inserta el nombre del médico. Los desarrolladores del documento inteligente
diseñaron este documento inteligente para que utilice el nombre del médico
como cadena de consulta en diversos sistemas de servidor. Los resultados de
estas consultas se insertan a continuación en su lugar correspondiente, en
función de los elementos XML. Los desarrolladores disponen de diversas
opciones sobre el modo de llevar a cabo dicha recopilación de datos. Por
ejemplo, puede conectarse a un servicio Web mediante el envío de un mensaje
SOAP a través de un HTTP POST, o bien sacar partido del soporte XML de una
base de datos relacional, como SQL Server 2000. También pueden conectarse a
través de una conexión ADO, ODBC u OLEDB más tradicional.
De nuevo, el vendedor sólo proporciona información clave y el código
personalizado del documento inteligente se encarga de recopilar datos desde
distintos orígenes de datos: información de contacto y número de colegiado
desde la base de datos de CRM, hojas de datos de productos desde otra
ubicación, información de aseguradoras desde otra base de datos, etc. En el
otro extremo del proceso, el documento inteligente actúa como formulario de
entrega, capturando la información del pedido y enviándola a la ubicación
correspondiente, completando de este modo el viaje de ida y vuelta de los
datos.
Existen diversas ventajas en una solución de documentos inteligentes,
algunas de las cuales se describen a continuación:
- Permite el flujo de datos dentro de una organización: a partir de
ahora, la información de los documentos de Office ya no serán datos
“muertos”, que no se pueden consultar ni procesar de forma externa: las
soluciones de documentos inteligentes ayudan a integrar los datos de los
documentos de Office 2003 en el almacén de datos de la empresa. Los
desarrolladores pueden definir la manera en la que estos datos están
disponibles, incorporando la lógica empresarial y el modelo de seguridad de
la organización al funcionamiento del documento inteligente.
- En versiones anteriores de Word, no siempre ha sido posible separar los
datos del texto. Aprovechando el contenido bien estructurado y definido
mediante XML, Word 2003 permite tener acceso a los datos de los documentos
de Word desde otras aplicaciones y sistemas.
- Ayuda en la creación de documentos estructurados: las soluciones
de documentos inteligentes son más adecuadas para documentos estructurados,
como documentos creados a partir de plantillas, revisiones de empleados,
además de cualquier tipo de documentación como documentos de requisitos,
documentación de ayuda, notas de productos, etc.
- Los documentos inteligentes se pueden diseñar para que se autocomplete
gran parte del documento en función de los datos introducidos por el usuario
o del comportamiento del mismo (el modo en que se rellenó la primera parte
del formulario).
- Se encarga de su propia distribución y de las actualizaciones: un
método de distribución centralizado y eficaz permite que el administrador de
TI no tenga que visitar cada uno de los escritorios para garantizar que la
instalación es correcta. Una vez que se abre el documento inicial o la
plantilla en un equipo cliente, el documento inteligente se puede
implementar y, posteriormente, actualizar directamente desde el servidor sin
intervención alguna por parte del administrador. Eso sí, como el documento
inteligente consta de código firmado, los administradores tienen el control
de la distribución de las actualizaciones.
Los documentos inteligentes permiten a los desarrolladores asignar acciones
concretas a elementos XML dentro de un documento ya existente o de uno nuevo.
El código XML dentro del documento asignado se corresponde con un esquema XML
subyacente. Una vez que el documento está preparado, los desarrolladores
pueden utilizar la interfaz API de documentos inteligentes, disponible como
parte del kit para desarrolladores Office 2003 Solution Developers Kit,
para asignar las acciones que controlarán la solución.
Los desarrolladores tienen mucha flexibilidad a la hora de trabajar con
documentos inteligentes. Pueden manipular el documento directamente o
interactuar con procesos del servidor, como recuperar datos o enrutarlos a
otra ubicación para que los utilice un sistema de servidor. Los
desarrolladores también disponen de mucha flexibilidad en cuanto al modo de
desarrollar: pueden utilizar Visual Basic 6.0, Visual Basic .NET, C# o C++.
Una vez compilado el archivo DLL de un documento inteligente, el
desarrollador debe crear un archivo de manifiesto que describe la ubicación de
los siguientes elementos:
- Un archivo DLL que contenga el código de automatización que controla la
solución
- Un esquema XML que se corresponda con los elementos asignados dentro del
propio documento
- El Manifiesto XML que ayuda a proteger cualquier elemento complejo de
los trabajadores de la información
El Manifiesto actúa como una ubicación central que contiene información
acerca de todos los componentes del documento inteligente. Por tanto, para
instalar una solución de documento inteligente en una plantilla de documento
basta con apuntar el documento hacia el archivo de manifiesto. Observe en la
Figura 2 que la dirección URL de la solución es la ruta de acceso al archivo
de manifiesto, la cual proporciona el nombre de la solución, la ruta de acceso
al archivo DLL, etc. Este documento inteligente ya está listo para su uso.
Figura 2 Agregar un manifiesto de solución de documento
inteligente
Una vez agregado el manifiesto, el documento almacena la ruta de acceso al
Manifiesto de manera local, dentro de sus metadatos. Con este diseño, si el
documento se carga en un equipo donde no está instalada la solución, se
solicitará al usuario que la actualice desde una ubicación de servidor de
confianza. De este modo se garantiza que toda la solución esté disponible y
operativa, y que cualquier archivo nuevo o actualizado se descargue según sea
necesario. Este proceso hace que la instalación y las actualizaciones en redes
de gran tamaño no constituyan un problema para los desarrolladores.
En las siguientes secciones se ofrece información sobre las prácticas
recomendadas para desarrollar e implementar soluciones de documentos
inteligentes.
Dependencias
Toda la solución de documentos inteligentes (Manifiesto, esquema y DLL)
debe estar alojada en un servidor al que tengan acceso todos los usuarios del
documento inteligente con el fin de facilitar su implementación y su
mantenimiento. Además, los recursos de desarrollo deben asignarse al
desarrollo del Esquema XML que define los elementos y los atributos que
aparecen dentro del documento y a los que se asigna la lógica del documento
inteligente.
Interoperabilidad
Dado que los documentos inteligentes son una característica completamente
nueva de Office 2003, su exclusiva funcionalidad no está disponible en
versiones anteriores de Office. Sin embargo, esto no impide que un documento
creado en Office 2003 con una solución de documentos inteligentes pueda
visualizarse en versiones anteriores del mismo producto. Se mantendrá el
formato general, pero no se mantendrá la lógica del documento inteligente ni
ningún código XML asignado.
Seguridad
Los documentos inteligentes aprovechan las excelentes características de
seguridad de Office 2003. Los documentos inteligentes deben estar firmados por
una autoridad en la que previamente se confía para poder descargarlos e
instalarlos en el equipo de un usuario. Incluso en ese momento el usuario
puede decidir si rechaza la instalación del documento inteligente cuando se le
pregunta.
Los documentos inteligentes hacen uso de la inteligibilidad que aporta XML
a los documentos de Office 2003 para habilitar el acceso de ida y vuelta sin
problemas a los almacenes de datos de la empresa. Los documentos inteligentes
permiten a las organizaciones utilizar XML del modo en el que estaba
concebido. Aunque las soluciones de documentos inteligentes requieren algún
desarrollo, el tiempo de desarrollo puede ser breve y las mejoras de la
productividad pueden ser enormes.
¿Qué diferencia hay entre los documentos inteligentes y las
etiquetas inteligentes?
Los documentos inteligentes se basan en la interfaz API de etiquetas
inteligentes pero se centran más en la estructura del documento que en la
estructura del contenido. Por ejemplo, el sistema de reconocimiento de
etiquetas inteligentes examina el contenido del documento en busca de
información a la cual se puedan asignar las etiquetas inteligentes. Las
acciones de los documentos inteligentes se asignan a elementos de esquemas en
tiempo de ejecución, los cuales deben corresponderse con elementos ya
asignados al documento.
¿Se necesita un esquema XML para poder utilizar los
documentos inteligentes?
Sí, las acciones de los documentos inteligentes están asignadas a elementos
de esquema dentro de un documento de Word 2003 o de Excel 2003.
¿Qué diferencia hay entre las características Investigación
y Referencia de Office 2003 y los documentos inteligentes?
Investigación y Referencia es otra nueva característica de Office 2003 que
permite a los usuarios buscar en varios almacenes de datos simultáneamente.
Además, los desarrolladores pueden crear sus propios servicios de
investigación donde los usuarios pueden realizar consultas. Los resultados de
estas búsquedas pueden contener etiquetas inteligentes que inicien acciones
dentro de un documento.
¿No se podía desarrollar todo esto en VBA antes de Office
2003 y XML?
Sí y no. Gran parte de la funcionalidad de los documentos inteligentes
incrementa enormemente la facilidad con la que se pueden desarrollar
soluciones para la plataforma Office. Además, los documentos inteligentes
facilitan mucho la exposición y el acceso a la información desde orígenes
dispares (bases de datos, otros documentos de Office 2003, etc.).
Para obtener más información, visite los siguientes sitios Web:
Microsoft Office
www.microsoft.com/spain/Office/default.asp
www.microsoft.com/office/
Manual del esquema XML
http://www.w3.org/TR/xmlschema-0/
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Última actualización de esta página: 02 de junio de 2004
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