Microsoft Dynamics CRM Hjälp och utbildning
Microsoft Dynamics
CRM Hjälp och utbildning
Search Microsoft Dynamics CRM Hjälp och utbildning

Översikt över spåra poster i CRM för Outlook

Du kan använda Microsoft Dynamics CRM för Outlook för att spåra e-postmeddelanden, kontakter, uppgifter och avtalade tider. När du spårar en post för ett e-postmeddelande, kontakt, uppgift eller avtalad tid sparas en kopia av posten som en aktivitet i Microsoft Dynamics CRM och synkroniseras med Outlook-posten. Du kan sedan visa och redigera posten i Dynamics CRM för Outlook eller CRM. Om du synkroniserar Outlook på din mobila enhet du också komma åt dessa poster på den enheten.

Spåra poster i CRM för Outlook är en manuell process. Detta gör att du kan hålla dina personliga Outlook-poster separata från dina CRM-poster.


Tips



På den här sidan:

Använda knappen Spåra jämfört med knappen Ange ämne

Med hjälp av spårningsfönstret

Vad kan du göra efter att du spårat en post?

Andra saker du bör veta om att spåra poster

Använda knappen Spåra jämfört med knappen Ange ämne

Om du vill spåra en post i Dynamics CRM för Outlook klickar eller trycker du på knappen Spåra eller Ange ämne för den post som du vill spåra.

Du kan använda vilken som helst av knapparna för att spåra en post, men det är nästan alltid bättre att använda knappen Ange ämne. När du använder knappen Ange ämne kan du länka ett e-postmeddelande, en avtalad tid eller en uppgift till en viss CRM-post, till exempel ett konto eller affärsmöjlighet, eller till och med en anpassad posttyp (entitet). I vissa organisationer används också knappen Ange ämne för att spåra projekt.

Med hjälp av spårningsfönstret

När en post spåras visas ett Microsoft Dynamics CRM-fönster (kallas även "spårningsfönstret") längst ned i posten. Den här rutan visar:

  • Om objektet spåras

  • Den aktuella posten, om en post angetts

  • Namnet på överordnat konto för kontakter, om ett sådant angetts

  • Länkar till CRM-poster för e-postmottagare. Detta är användbart när du snabbt vill komma åt CRM-kontaktposterna för en e-postmottagare eller visa annan information som lagrats i CRM.

  • Relaterade poster, tillsammans med en symbol för posttypen i CRM

  • Om e-postadresserna, namnen eller distributionslistorna i ett e-postmeddelande också är CRM-poster.

Till exempel visar följande skärmdump spårningsfönstret för en spårad aktivitet som är länkad till Adventure Works-kontot:

Du kan öppna ämnesposten, den överordnade posten för en kontakt eller relaterade poster direkt från spårningsfönstret. Spårningsfönstret innehåller också en Alternativ-knapp som ger snabb åtkomst till personliga spårningsalternativ.


Anteckning

Om du spårar ett e-postmeddelande utan att först expandera listan visar spårningsrutan namnet på distributionslistan. Expandera distributionslistan innan du spårar meddelandet om du vill spåra enskilda e-postadresser.


Vad kan du göra efter att du spårat en post?

När du spårar en post kan du använda knapparna i Dynamics CRM för Outlook-menyfliksområdet för att göra följande.

Om du vill

Välj

Gäller för

Öppna posten direkt i CRM

E-post, avtalade tider, kontakter och uppgifter

Lägga till en anslutning mellan posten och alla CRM-poster som kan spåra anslutningar

E-post, avtalade tider, kontakter och uppgifter

Konvertera posten till en affärsmöjlighet, lead eller ärende i CRM

E-post, avtalade tider och uppgifter

Infoga en CRM-mall

E-post

Infoga en CRM-kunskapsbasartikel

E-post

Bifoga CRM-dokumentation

E-post


Tips

Om knapparna inte är tillgängliga är kanske posten som ska följas upp ännu inte synkroniserad. Detta kan inträffa om din organisation använder serversynkronisering för att synkronisera e-post, avtalade tider, kontakter och uppgifter, men synkroniseringen inte har utförts än. Om knappen Visa i CRM är aktiv har posten synkroniserats. Du kan också använda spårningsfönstret (enligt tidigare beskrivning) för att avgöra om posten har synkroniserats.


Andra saker du bör veta om att spåra poster

Sekretessmeddelanden

Att använda Microsoft Dynamics CRM för Outlook måste du logga in med dina autentiseringsuppgifter (en e-postadress och lösenord). Du kan välja att spara den här informationen lokalt så att du inte behöver ange autentiseringsuppgifterna varje gång du öppnar Outlook. Om du väljer att spara informationen lokalt ansluts CRM för Outlook automatiskt till Microsoft Dynamics CRM Online varje gång du öppnar Outlook.

Efter att du har loggat in och använt CRM för Outlook första gången är anslutningen mellan datorn och CRM Online alltid öppen när du har åtkomst till Internet. Du kan välja att endast inaktivera anslutningen mellan datorn och CRM med en konfigurationsinställning, men om du stänger av anslutningen kan CRM för Outlook uppvisa sämre prestanda.

Om du använder CRM för Outlook för att hålla reda på e-post visas e-posttråden för de användare i organisationen som har behörighet att visa den.

För varje e-postmeddelande du tar emot skickar CRM för Outlook avsändarens e-postadress, mottagarens e-postadress och meddelandets ämnesrad till CRM Online. Detta gör att CRM Online kan verifiera huruvida en viss post ska sparas i CRM Online-tjänsten. När du spårar ett objekt sparar CRM-tjänsten en kopia av objektet. Den kan visas av andra användare i organisationen som har rätt behörigheter. Om du avslutar spårningen av ett objekt är det endast i de fall objektet ägs av dig som kopian automatiskt tas bort från CRM Online.

Om du använder Microsoft Dynamics CRM Online när du använder funktionen Synkronisera med Outlook ”exporteras” CRM-data som du synkroniserar till Outlook. En länk bevaras mellan informationen i Outlook och informationen i CRM Online för att informationen ska förbli aktuell mellan de två programmen. Outlook-synkroniseringen laddar bara ned relevanta CRM-post-id:n när en användare försöker spåra och ställa in ett Outlook-objekt. Företagets data lagras inte på enheten.

En administratör avgör om organisationens användare ska ha behörighet att synkronisera CRM-data till Outlook genom att använda säkerhetsroller.

 
Hade du nytta av den här informationen?