Microsoft Dynamics CRM Hjälp och utbildning
Microsoft Dynamics
CRM Hjälp och utbildning
Search Microsoft Dynamics CRM Hjälp och utbildning

Spåra Outlook-kontakter i CRM för Outlook

När du spårar en kontakt i Microsoft Dynamics CRM för Outlook sparas en kopia av den kontaktposten i Microsoft Dynamics CRM och synkroniseras med Outlook-posten. När dina kontakter spåras kommer du att kunna se alla e-postmeddelanden, uppgifter, avtalade tider och kontoposter som är kopplade till dessa kontakter. Du kan komma åt posterna i Dynamics CRM för Outlook eller CRM.

Att spåra kontakter i Dynamics CRM för Outlook är en manuell process. Detta gör att du kan hålla dina personliga kontakter separata från dina CRM-kontakter. Synkronisering av kontakter från CRM till Dynamics CRM för Outlook sker dock automatiskt. Alla kontakter som du äger i CRM blir automatiskt tillgängliga i Dynamics CRM för Outlook. Om du synkroniserar Outlook på din mobila enhet kan du också komma åt CRM-kontaktposterna på den enheten.

  1. I Dynamics CRM för Outlook väljer du Personer i navigeringsfönstret och sedan upp till 20 kontakter.


    Tips

    Om du vill markera fler än 20 kontakter, eller om du vill hålla reda på alla dina Outlook-kontakter i CRM, kan du använda guiden Lägg till kontakter. Mer information: Använda en guide för att lägga till och spåra flera Outlook-kontakter i CRM för Outlook


  2. Om du vill spåra kontakten gör du något av följande:

    • Om du vill spåra kontaktposten utan att länka den till en överordnad post (kontopost) i CRM väljer du Spåra på fliken Start i gruppen CRM.

      - eller -

    • Om du vill spåra kontakten och länka den till en överordnad post (kontopost) i CRM väljer du Ange överordnad på fliken Start i CRM och söker sedan efter den överordnade posten i dialogrutan Sök efter post. När du hittar posten du vill använda väljer du Lägg till.

      När du väljer knappen Spåra eller knappen Ange överordnad visas en Microsoft Dynamics CRM-ruta (kallas även spårningsfönster) längst ned i kontaktposten. Denna ruta visar att kontakten spåras och ger länkar till relaterade poster. Om du väljer knappen Ange överordnad tillhandahåller Dynamics CRM för Outlook också en länk till den överordnade posten. Berätta mer om hur spårning fungerar

      I Dynamics CRM för Outlook visas ikonen Uppföljd i CRM bredvid alla uppföljda kontakter.

  3. Om du vill lägga till ytterligare information om kontakten på formuläret Kontakter i Microsoft Dynamics CRM väljer du kontakten och sedan Visa i CRM i gruppen CRM.

Anteckningar

  • Om du vill lägga till ytterligare information om kontakten på formuläret Kontakter i Microsoft Dynamics CRM väljer du kontakten och sedan Visa i CRM i gruppen CRM.

  • Om kontakten är länkad till en överordnat post kan du öppna den överordande posten från Outlook-kontaktposten i Dynamics CRM för Outlook. Öppna posten i kontaktlistan. I CRM väljer du Visa överordnad (eller klickar på länken i spårningsfönstret).

  • Fältet Företag för en Outlook-kontakt läggs inte automatiskt till i det överordnade kontot för den nya Microsoft Dynamics CRM-kontakten. Mer information:. Ange personliga alternativ som påverkar spårning och synkronisering mellan CRM och Outlook eller Exchange

Undvika dubbletter av kontaktposter

När du spårar kontakter kontrollerar CRM om det finns dubblettposter. CRM söker även efter dubbletter när du synkroniserar poster manuellt eller går online efter att du har arbetat offline.

Om CRM identifierar din post som en potentiell dubblett sparas inte kontakten, utan i stället visas dialogrutan Identifierade dubbletter i CRM.

Det här är vad du behöver göra om detta händer:

  1. I listan Möjliga dubblettposter dubbelklickar eller trycker du på posten.

  2. Om en ny eller uppdaterad post inte är en dubblett kan du skapa en ny post genom att välja Spara post.

    - ELLER -

    Avbryt ändringarna genom att välja Avbryt om den nya eller uppdaterade posten är en dubblett.

  3. Granska posterna från alla listade posttyper om dubblettidentifieringsregeln har identifierat potentiella dubblettposter i andra posttyper.


Viktigt!

Dubblettidentifiering kan utföras endast om dubblettidentifiering är aktiverat, och om minst en dubblettidentifieringsregel finns för posttypen.


Sekretessmeddelanden

Att använda Microsoft Dynamics CRM för Outlook måste du logga in med dina autentiseringsuppgifter (en e-postadress och lösenord). Du kan välja att spara den här informationen lokalt så att du inte behöver ange autentiseringsuppgifterna varje gång du öppnar Outlook. Om du väljer att spara informationen lokalt ansluts CRM för Outlook automatiskt till Microsoft Dynamics CRM Online varje gång du öppnar Outlook.

Efter att du har loggat in och använt CRM för Outlook första gången är anslutningen mellan datorn och CRM Online alltid öppen när du har åtkomst till Internet. Du kan välja att endast inaktivera anslutningen mellan datorn och CRM med en konfigurationsinställning, men om du stänger av anslutningen kan CRM för Outlook uppvisa sämre prestanda.

Om du använder CRM för Outlook för att hålla reda på e-post visas e-posttråden för de användare i organisationen som har behörighet att visa den.

För varje e-postmeddelande du tar emot skickar CRM för Outlook avsändarens e-postadress, mottagarens e-postadress och meddelandets ämnesrad till CRM Online. Detta gör att CRM Online kan verifiera huruvida en viss post ska sparas i CRM Online-tjänsten. När du spårar ett objekt sparar CRM-tjänsten en kopia av objektet. Den kan visas av andra användare i organisationen som har rätt behörigheter. Om du avslutar spårningen av ett objekt är det endast i de fall objektet ägs av dig som kopian automatiskt tas bort från CRM Online.

Om du använder Microsoft Dynamics CRM Online när du använder funktionen Synkronisera med Outlook ”exporteras” CRM-data som du synkroniserar till Outlook. En länk bevaras mellan informationen i Outlook och informationen i CRM Online för att informationen ska förbli aktuell mellan de två programmen. Outlook-synkroniseringen laddar bara ned relevanta CRM-post-id:n när en användare försöker spåra och ställa in ett Outlook-objekt. Företagets data lagras inte på enheten.

En administratör avgör om organisationens användare ska ha behörighet att synkronisera CRM-data till Outlook genom att använda säkerhetsroller.

 
Hade du nytta av den här informationen?