Sodexo - Řešení pro motivaci s novým účetním systémem zvýšilo efektivitu práce účetních o 20 a reportování zkrátilo o 2 dny

Společnost Sodexo – Řešení pro motivaci je v České republice známá jako tvůrce a dodavatel systémů zaměstnaneckých výhod. Svým více než 25 000 klientům poskytuje nejen stravenky a volnočasové a dárkové poukázky ale také elektronický Cafeteria systém pro správu benefitů. Pro řízení oběhu poukázek, které tiskne Státní tiskárna cenin, využívá specializovaný systém, který si sama vyvinula. Ten je propojený i se samostatným účetním systémem. Tím se nově stal Microsoft Dynamics NAV, který práci účetních radikálně zjednodušil a zefektivnil a zavedl i elektronické workflow faktur.

Výchozí stav

Mezinárodní účetní standardy se nedaly aplikovat
Původní účetní systém, který společnost Sodexo – Řešení pro motivaci v ČR a SR využívala, firmě příliš nevyhovoval. Neuměl totiž to nejdůležitější, co potřebovala – účtovat paralelně podle českých, potažmo slovenských, účetních standardů a zároveň účtovat i podle mezinárodních účetních standardů IFRS, které místní pobočka používá při reportování výsledků mateřské společnosti ve Francii. Převod účetních dat do IFRS tak probíhal ručně, s využitím pomocných Excelových tabulek (nejen kvůli technickým parametrům systému, ale i vzhledem k vzrůstajícímu objemu dat). Navíc původní systém trpěl i dalším, dosti závažným nedostatkem, nepodporoval ani standardní české účetní výkazy jako je Rozvaha a Výkaz zisku a ztráty, které se každoročně musí předkládat auditorům i příslušnému rejstříkovému soudu.

Cíle projektu

Rozhodnutí o novém systému přivítala i mateřská firma
K rozhodnutí o nasazení nového účetního systému vedení české a slovenské pobočky dospělo postupně. Každá měsíční uzávěrka totiž znamenala zbytečnou a zdlouhavou práci řady lidí ve firmě. Navíc, když se v říjnu 2008 místní vedení k tomuto kroku rozhodlo, mateřská firma ve Francii jej sama přivítala. Chtěla totiž, aby všechny dceřiné firmy přešly na jeden ze dvou standardizovaných systémů – buď Microsoft Dynamics NAV anebo konkurenční nadnárodní řešení. Sodexo - Řešení pro motivaci si tedy nechalo vypracovat nezávislou analýzu, který z obou systémů by pro ni byl vhodnější. Výsledek byl celkem jednoznačný – Microsoft Dynamics NAV by v daném případě vyšel o 50 % levněji, nemluvě o tom, že nabízel také velmi snadné propojení se všemi dalšími systémy ve firmě – ať již šlo o specializovaný systém pro řízení oběhu stravenek a poukázek, který sleduje každou poukázku od jejího prodeje zákazníkovi přes zpětný výkup od jednotlivých partnerských provozoven, CRM anebo případně i další dílčí systémy. Navíc Microsoft Dynamics NAV nabízel důvěrně známé uživatelské rozhraní Microsoft Office, včetně ovládání přímo z prostředí Outlooku, což se o druhém systému říci nedalo.

Řešení

Během 6 měsíců mohla firma začít používat nový systém
V únoru 2009 bylo definitivně rozhodnuto o tom, že firma nasadí Microsoft Dynamics NAV. Jeho implementaci měla na starosti společnost WEBCOM a.s.. Plánovaný termín spuštění byl stanoven na 1. září 2009, kdy firmě začínal nový hospodářský rok. WEBCOM a.s. přitom tento poměrně krátký termín bez problémů stihla a vše tak mohlo od začátku září začít fungovat. Datum náběhu nového účetního systému paradoxně o pár dní zbrzdil ten starý, ve kterém bylo potřeba nejprve účetně uzavřít předchozí rok, což díky absenci zákonem daných účetních výkazů trvalo pět dní. Během posledního čtvrtletí roku 2009 pak ještě probíhaly kontroly nastavení jednotlivých procesů i účtů. Při nich se podařilo odhalit pár případů, kdy si účetní například nesprávně nastavily přepočet z účtů české účetní osnovy do IFRS. To však nebyl žádný problém a díky jednoduchému ovládání, které Microsoft Dynamics NAV nabízí, si uživatelé tyto nedostatky byli schopni sami operativně odstranit. S věcmi, se kterými si už sami nevěděli rady, jim pak pomohl implementační partner.

Přínosy

Přínosy nového systému se projevily už po měsíci
Přínosy nového účetního systému se projevily prakticky ihned. Práce s ním byla podstatně uživatelsky přívětivější. Bylo v něm možné využívat postupy i klávesové zkratky, které účetní důvěrně znaly z Excelu, a přestože původní účetní systém byl ve společnosti 11 let, firma nezaznamenala žádné stížnosti či problémy zaměstnanců související s jeho změnou. Spíše naopak. Hned při první účetní uzávěrce se ukázalo, jak moc velký rozdíl je mezi původním stavem bez IFRS účtů a bez účetních výkazů a Microsoft Dynamics NAV, který poskytoval vše automaticky. Nový systém navíc přinesl do firmy usnadnění práce i pro řadu dalších zaměstnanců – zavedl totiž elektronické workflow režijních faktur. Těch firma ročně proplácí na 2 600, přičemž každou z nich je nutné před proplacením schválit příslušným vlastníkem. Při průměrném počtu 10 faktur denně přitom schvalování v papírové podobě bylo celkově neefektivní a zdlouhavé. Nyní se faktura jednou naskenuje, pokud rovnou nepřijde elektronicky, a vše se řeší automaticky přímo v systému. Není třeba zjišťovat, zda má daný člověk dovolenou a kdo fakturu může schválit místo něj, není třeba čekat, až se vrátí z jednání, faktura se prostě zadá do Microsoft Dynamics NAV a v něm se také odsouhlasí.

Práce účetních se zefektivnila a reporty pro vlastníka zrychlily
Díky Microsoft Dynamics NAV mohla také firma při zachování objemu zpracovávaných dat ušetřit 1,5 pracovního úvazku účetních, což představuje více než 20 % nárůst efektivity práce. Navíc od května 2010 byla schopná také bez problémů splnit nový požadavek mateřské firmy na zrychlení reportování z pěti na tři dny od finančního uzavření kalendářního měsíce, což představuje 40% zrychlení. Tím však výčet přínosů nekončí. Díky zavedení elektronického zpracování faktur a automatického zpracování účetních výkazů a reportů se také výrazně zrychlila příprava na pravidelné audity. Stejně tak se zvýšila rychlost reakce na dotazy auditorů. Nově je totiž každá zaplacená faktura ihned k dispozici v elektronické formě přímo v systému. Z každého účtu v účtové osnově se jde jednoduše, kliknutím myši, dostat postupně až na úroveň jednotlivých faktur. Libovolný pohled z Microsoft Dynamics NAV lze také jediným kliknutím na tlačítko vyexportovat do Excelu a poslat například auditorům nebo vedení. Vše je podstatně rychlejší a přehlednější než bylo dřív a hlavně, velké množství zdlouhavé a manuálně prováděné práce se podařilo zautomatizovat. Microsoft Dynamics NAV se tak dokázal přizpůsobit přesně potřebám firmy i jejím zaměstnancům.

Kundens storlek: Medium Organization
Bransch: Other Services
Land eller region: Czech Republic
Lösningar:
  • Microsoft Dynamics NAV 2009
Resurser att ladda nedPDF-dokument