Publicerad: 1/20/2012
Visningar: 196
Betygsätt:

Toolbox Toolbox hittade rätt verktygslåda för it

När Martin Lindqvist tog över företaget Toolbox fungerade it-miljön dåligt. Genom att satsa på molnlösningen Microsoft Office 365 kan hela företagets verksamhet effektiviseras. Dessutom sparar lösningen mycket pengar åt Toolbox.

Martin Lindqvist och hans far Roger köpte Toolbox Sweden AB år 2007. Företaget säljer verktyg för maskinell träbearbetning till grossister, återförsäljare, industrier och privatpersoner. Sortimentet av varor som importeras från Europa och Asien är brett.

Sedan förvärvet har företaget lagt ned mycket arbete på att effektivisera verksamheten.

Många nya funktioner
– Med den nya molnbaserade it-lösningen är förutsättningarna ännu bättre för en fortsatt effektivisering. Den är fräsch och har gett oss många nya funktioner. Men framför allt sparar vi hiskeligt mycket pengar jämfört med alternativa lösningar, säger Martin Lindqvist, vd för Toolbox Sweden AB.

Sedan tidigare fanns det en gammal server som fungerade dåligt. Det var svårt att hitta information. E-postinkorgarna var ständigt fulla på grund av stort internt kommunikationsbehov. Till slut var man tvungen att uppdatera it-miljön.

Lync för kommunikation
Det var konsultbolaget IT-Hantverkarna som föreslog att Toolbox skulle satsa på Microsoft Office 365. Så skedde. E-posten migrerades till molntjänsten. För bättre kommunikation infördes Microsoft Lync, och för bättre informationshantering Microsoft SharePoint. IT-Hantverkarna ansvarar för drift, underhåll och support av lösningen. Affärssystemet ligger kvar i den gamla servern som fungerar bättre sedan belastningen på den har minskat.

Den första tydliga förändringen i arbetssättet som lösningen har medfört är att medarbetarna via Lync kan kommunicera med snabbmeddelanden i stället för den tidigare tröga e-posten. Med Lync kan företaget också kommunicera genom videokonferenser.

– Möjligheterna med videokonferenser är helt enastående, säger Martin Lindqvist. Vi kan spara oerhört mycket tid genom minskat resande. Kvaliteten på bilden och ljudet är utmärkt, och kommunikationen störs inte av några fördröjningar.

Lättåtkomligt system
Med SharePoint kan Toolbox strukturera informationen betydligt bättre än tidigare. Dokument som tidigare funnits i Excel har omvandlats till formulär i SharePoint, exempelvis prislistor, närvaroregistrering och ledighetsansökningar.

– Nu hittar vi vår information mycket snabbare. Om jag är på besök hos en kund eller en leverantör kan jag enkelt logga in på SharePoint på min dator. Alla medarbetare kan komma åt systemet var i världen de än befinner sig.

Kundsvar direkt
SharePoint används bland annat för företagets egen produktion av profilstål som används för att specialtillverka vägg- och taklister. I en lista framgår det vilka order som kommit, om vägg- eller taklisten är ritad, om kunden har fått korrektur och responderat, vilken status produkten har i tillverkningsprocessen, och om den är levererad till kunden.

– Vi levererar på tre dagar. Om varan inte har kommit ringer kunden oss. Då kan vi gå in på den här listan och ge kunden svar direkt. Tidigare fick vi kontakta produktionen för att få statusinformation, vilket kunde ta kanske fem eller tio minuter.

I utvecklingens framkant
Toolbox betalar en fast månadsavgift för molnlösningen som uppgår till cirka 6 000 kronor per år. Alternativet till Office 365 hade varit inköp av en ny server för kanske 150 000 kronor. Dessutom skulle enbart kostnaderna för att administrera servern överstiga kostnaderna för Office 365.

– Vi kan växa i den här lösningen. IT-Hantverkarna kommer också se till att vi ständigt ligger i framkant av it-utvecklingen, säger Martin Lindqvist.

Produktion: Appelberg
Journalist: Måns Widman

FÖRETAGSPROFIL: Toolbox Sweden AB tillhandahåller verktyg för maskinell träbearbetning inom hobby, hantverk och småindustri. Verktygen importeras främst från Europa och utvalda leverantörer i Asien. Företaget har även viss egen utveckling och produktion. Försäljning sker till grossister, återförsäljare, industrier och slutförbrukare.

UPPGIFT: Modernisera it-miljön för att effektivisera verksamheten och öka företagets möjligheter att fokusera på kärnverksamheten.

LÖSNING: Microsoft Office 365.

RESULTAT: Ökad effektivitet i verksamheten, förbättrad kommunikation, tidsbesparingar, säker drift och underhåll av it-miljön, stora kostnadsbesparingar.

Kontaktpersoner:
Martin Lindqvist, Toolbox Sweden AB
Tel: 0120-854 50
martin.lindqvist@toolbox.se

Fredrik Berg, IT-Hantverkarna
Tel: 0120-250 202
fredrik.berg@it-hantverkarna.se

Den här fallstudien är endast till för informationssyften. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, FÖR DEN HÄR SAMMANFATTNINGEN.
Översikt




Företagsinformation


Hardware


Third Party Software


Program & tjänster
Microsoft Office 365

Industri(er)
Manufacturing & Resources

Land
Sweden

Språk
Swedish