Publicerad: 3/19/2013
Visningar: 7
Betygsätt:

Länsstyrelserna Länsstyrelserna sparar pengar och miljö med effektivare kommunikation

Under 2009 fick Sveriges alla länsstyrelser en gemensam it-enhet med standardiserad it-miljö från Microsoft. Nu effektiviserar man ytterligare genom att implementera Lync som kommunikationsplattform. - Det sparar både tid, pengar och miljö, säger it-direktör Mats Lilienberg.

I likhet med Trafikverkets initiativ med Resfria möten i myndigheter (REMM) har Länsstyrelserna sedan flera år tillbaka satsat på en it-miljö som främjar distanssamarbete. Den senaste implementationen i raden är Lync från Microsoft, en lösning skapad för att erbjuda tillgång till snabbmeddelanden, information om tillgänglighet, samt ljud- och bildsamtal både på och utanför arbetsplatsen.

- Före Lync använde vi en lösning baserad på Office Communicator Server och LiveMeeting. Båda dessa tjänster togs emot positivt av användarna, som började utnyttja tjänsterna spontant i länsstyrelsegemensamma projekt. När det blev dags för uppgradering av it-plattformen under 2010 fattade vi därför beslutet att gå vidare med Lync, berättar Mats Lilienberg, it-direktör på Länsstyrelsernas it-enhet.

Tätare möten
Lync finns idag på alla länsstyrelsedatorer, vilket innebär att ungefär 5 500 användare nyttjar lösningen.

- Vi har drygt 50 000 chattsessioner en vanlig månad. Funktionen är väldigt användbar inte minst eftersom den i stor grad ersätter eposten. Ska man skicka snabba frågor eller besked är det väldigt mycket bättre, och inkorgen blir mindre belastad.

Med Lync kan medarbetarna även se om kolleger är upptagna, samtala med en eller flera personer, dela dokument och skrivbord samt organisera och delta i onlinemöten.

- Varje månad förekommer ungefär 2 400 onlinekonferenser där fler än två personer deltar. Totalt genomför vi sessioner med 85 andra samverkansmyndigheter i Sverige och Norden. Vi ser direkt om kontaktpersonen är på plats och tillgänglig för kommunikation via chatten.

Men onlinemötena förs också på betydligt kortare avstånd.

- Vi har onlinemöten inom samma byggnad, mellan rummen. Det blir mer dynamiskt så eftersom deltagarna kan sitta och jobba i datorn under tiden istället för att tvingas ta med sig pappersutskrifter att jobba på.

Sparar 10 miljoner om året
Den snabba och enkla kommunikationen via Lync främjar förstås samarbetet med kommuner och övriga myndigheter.

- De större verksamheterna använder Lync väldigt frekvent, särskilt de som har flera kontor i samma län. Det gör att fler länsstyrelsekolleger får kontakt med varandra, vilket gör att de får ett bredare kontaktnät och bättre möjligheter att dela kunskap och information.

Den ökade graden av samverkan i kombination med minskat resande innebär också en stor besparingspotential.

- Mina 130 anställda har sparat 600 000 kronor på mindre resande bara under 2012. Och när vi räknar på hela lösningen och samtliga användare är vår bedömning att länsstyrelserna sparar omkring 10 miljoner kronor årligen. Det minskande resandet innebär också att vi sparar på miljön.

Produktion: Appelberg/Microsoft
Journalist: Jacob Härnqvist


Utmaning
Att uppgradera länsstyrelsernas gemensamma it-miljö och skapa fortsatta möjligheter till besparingar genom effektiva onlinemöten och minskat resande.

Lösning
Att uppgradera från Office Communications Server till Lync Server 2010.

Resultat
Totalt beräknas länsstyrelserna spara 10 miljoner kronor på minskat resande och effektivare projekthantering. Utöver detta tillkommer stora miljövinster.


Kontaktperson
Mats Lilienberg, it–direktör, Länsstyrelsernas it-enhet
Tel: 010-224 45 82
mats.lilienberg@lansstyrelsen.se



Den här fallstudien är endast till för informationssyften. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, FÖR DEN HÄR SAMMANFATTNINGEN.