När researrangören Thomas Cook Northern Europe installerat sitt nya ekonomisystem försvann nästan allt övertidsarbete i samband med månadsboksluten. Och fler effektiviseringsvinster är att vänta berättar Carina Lööf, redovisningschef på Thomas Cook.
Thomas Cook Northern Europe ingår i den brittiska koncernen Thomas Cook med kända researrangörer som Ving, Globetrotter och Spies under sin hatt. En stor andel av de närmare 1,5 miljoner kunder som väljer att resa med något av företagets bolag bokar sin resa på nätet. Det krävs med andra ord väl fungerande IT system i alla delar av organisationen.
Våren 2008 stod Thomas Cook Northern Europe inför valet att uppgradera sitt befintliga ekonomisystem eller att byta till ett nytt. Den stora utmaningen var att oavsett vilket val man gjorde var den nya lösningen tvungen att vara i drift den 1 oktober då det nya räkenskapsåret började.
– Vi valde att installera Dynamics NAV istället för att uppgradera vårt gamla affärssystem. Det är något vi inte ångrar nu när vi haft det i drift drygt ett år i. Mycket har blivit enklare och effektivare, säger Klas Elmroth, finansdirektör på Thomas Cook Northern Europe.
Projektet började före midsommar med att kartlägga de integrationer som behövde göras med andra IT-system i verksamheten. Samtidigt gjorde ekonomiavdelningen och konsulter från NAB en genomgång av de redovisningsprinciper som tillämpas i koncernen. Under sommaren gjordes funktionstester med nyckelpersoner i de olika länderna och i september fick användarna utbildning. Totalt tog införandeprojektet mindre än fyra månader och inga semesterplaner behövde ändras.
Övertiden i princip borta
Den snabba implementationen gjorde att projektet fokuserade på de viktigaste funktionerna som krävs för att verksamheten ska fungera, processförbättringar har sedan tagits efterhand.
– Vi har ännu inte sett resultaten av alla effektiviseringar som är möjliga med Dynamics NAV, men vi kan se att övertiden i princip är borta i samband med månadsbokslut och minskat med cirka 30 procent under årsbokslutet 2009, säger Carina Lööf, redovisningschef på Thomas Cook.
Koncerngemensamma system
Från ett tekniskt perspektiv har det också blivit betydligt enklare med ett ekonomisystem från Microsoft eftersom Thomas Cook Northern Europe använder Microsoftplattformen för många av sina andra system.
– Det har till exempel varit enkelt att kombinera Business Intelligence-funktionerna i SQL Server med Dynamics NAV och Excel, säger Kamilla Gustavsson, projektledare på Thomas Cook.
Det är NAB Solutions som har utvecklat kompletterande funktionalitet till Dynamics NAV som stödjer Shared Service Centers.
– Vi har erfarenhet av kunder med liknande behov som Thomas Cook Northern Europe, därför klarade vi av att införa ett nytt ekonomisystem på den relativt korta projekttiden, säger Johan Adenmark, försäljningschef på NAB.
Några Shared Service Center funktioner som Thomas Cook Northern Europe använder är gemensam kontoplan i alla bolag, bankintegration mot alla nordiska länder och automatisk matchning för kontoavstämning.
Den här fallstudien är endast till för informationssyften. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, FÖR DEN HÄR SAMMANFATTNINGEN.
