Publicerad: 5/6/2011
Visningar: 26
Betygsätt:

Växjö kommun Växjö kommun uppdaterar kommunikationslösning och sparar pengar

Växjö kommun hade en mycket komplex it- och kommunikationsmiljö. Varje avdelning använde en egen lösning, vilket förhindrade samarbete mellan de anställda och gav upphov till höga underhållskostnader. Nyligen installerades Microsoft Lync Server 2010, en enhetlig kommunikationslösning som sänkte kommunens kostnader och ökade medarbetarnas effektivitet.

Växjö kommuns medarbetare hanterar en mängd uppgifter inom en rad avdelningar. På grund av det breda utbudet av tjänster som kommunen erbjuder, och de roller som krävs för att kunna erbjuda tjänsterna, var det svårt för kommunens it-avdelning att tillhandahålla en infrastruktur som tillgodosåg alla krav och behov.

Det hela resulterade i en mängd vitt skilda it-lösningar. Att underhålla alla system var dyrt och tidskrävande, och med dubbla förekomster av systemen förhindrades effektiv kommunikation mellan avdelningarna.

- Vi vill ha en it-lösning som effektiviserar varje medarbetares uppgifter. Lösningen måste innefatta både e-post och telefoni, men även alla våra verktyg för samarbete och innehållshantering, säger Per Andersson, Växjö kommuns it-chef.

Växjö kommun planerade att distribuera Office Communications Server till alla medarbetare, men innan man hann börja distributionen lanserades Lync Server 2010 som nästa generation av Office Communication Server. Lync Server 2010 ger förbättrad konferens- och röstkapacitet och har ett förenklat användargränssnitt, vilket tilltalade Växjö kommun, som därför bestämde sig för att uppgradera till Lync före den slutgiltiga distributionen.

Flexibilitet och kompatibilitet med Lync

Växjö har uppgraderat Office Communications Server-maskinvaran till Lync Server. Den nya installationen innefattar en klientserverpool med datacenterplacerade medlingsservrar för hög tillgänglighet.

Lync Server erbjöd flexibilitet och kompatibilitet med befintliga telefonilösningar, vilket gav enkel och kostnadseffektiv installation av röstfunktioner. Så småningom kommer Växjö att ansluta Lync Server direkt till det publika telefonnätet.

Under det närmaste året ska Lync 2010-klienten distribueras till alla medarbetare. Därmed kan de dra fördel av effektiva funktioner för snabbmeddelanden och närvaroöverblick, smidigt samarbete, onlinemöten och VoIP. Man planerar även att installera Exchange Unified Messaging för röstmeddelanden. När medarbetarna har fått egna röstkonton i Lync Server Enterprise kan de ta emot röstmeddelanden i inkorgarna i Microsoft Outlook 2010.

Med driftsättningen av Lync Server 2010 når Växjö kommun sin målsättning: en fullständig kommunikations- och samarbetsplattform för alla medarbetare. Enligt kommunens beräkningar kommer distributionen att ge stora kostnadsbesparingar, högre effektivitet och lägre miljöpåverkan. - Helheten, med Microsoft Office 2010, Exchange Server 2010 och SharePoint 2010, ger total överblick och närvaro – man behöver bara högerklicka för att använda snabbmeddelanden eller prata med varandra. Med Lync kopplas allting ihop, så att användarna kan nå varandra närhelst det behövs, säger Per Andersson.

Kostnaderna sänks med 5 miljoner kronor på årsbasis

Distributionen av Lync Server till alla medarbetare i Växjö kommun ger tydliga besparingar. Dessa ska användas för kommande it-projekt.

It-avdelningen har utvecklat rutiner för regelbundna möten online, vilket har minskat resandet. Man tänker sig att onlinemöten kommer att bli allt vanligare inom kommunen när alla medarbetare har tillgång till onlinemötesfunktionerna. Enligt uppskattningar reser 20 procent av kommunens personal till möten som i hälften av fallen lika gärna skulle gå att hålla online. De ekonomiska besparingarna för bensin, flygbiljetter, måltider och hotellnätter beräknas uppgå till mer än 800 000 kronor.

Minskat koldioxidutsläpp är viktigt för Växjö kommun, vars slogan är ”Europas grönaste stad”. Resor inverkar på miljön och kommunens målsättning är att minska koldioxidutsläppen med 330 ton genom att arbeta för att kommunens anställda kör mindre bil i arbetsrelaterade ärenden.

Förbättrar användarnas effektivitet

Enligt Växjö kommuns beräkningar kommer medarbetarna att uppnå högre effektivitet, eftersom de kan träffas online i stället för i konventionella möten.

Växjö kommun tror att Lync-klientens användarvänlighet kommer att förbättra kommunikationen rent generellt.

- Klienten är mycket användarvänlig, vilket ökar sannolikheten för att våra medarbetare använder alla funktioner, säger Per Andersson.

Den här fallstudien är endast till för informationssyften. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, FÖR DEN HÄR SAMMANFATTNINGEN.
Översikt



Företagsstorlek
7398 anställda

Företagsinformation
Växjö är Europas grönaste stad med över 80 000 invånare. I Växjö finner du en spännande kombination av småstadsidyll, universitetsstad och nöjesmetropol. Här kan du leva gott med minimal miljöpåverkan.


Program & tjänster
  • Microsoft Dynamics
  • Microsoft Sharepoint Server
  • Microsoft Office

Industri(er)
Government

Land
Sweden

Språk
Swedish