Publicerad: 5/8/2013
Visningar: 8
Betygsätt:

Sida Bättre fördelning av Sidas bistånd med nytt system

När Sida bytte system för budget och prognos blev valet Plannica. Biståndsmyndigheten fick inte bara det enkla, snabba och flexibla planeringsverktyg som länge stått på önskelistan. Överblicken gör också att myndigheten lättare kan omfördela biståndet.

Sida hade i flera år dragits med ett tidskrävande och föråldrat system för budget och prognos och sökte en lösning där utfallet kunde analyseras ner i minsta detalj. Valet föll på Plannica.

– Vi tittade på flera leverantörer men det var Business Vision som kunde erbjuda den lösning vi sökte med Plannica. Här kan vi direkt skriva in uppgifter i systemet, vilket ger oss en möjlighet att snabbt, enkelt och kontinuerligt kunna jämföra prognos med utfall och budget, säger Christina Sandberg, projektledare på Sida.

Plannica är ett tillägg till Microsofts standardverktyg för Business Intelligence (BI). Genom SharePoint integreras Plannica med det befintliga intranätet vilket gör det lätt att både importera och exportera ny information. Det krävs alltså inga investeringar i nya portalverktyg och all information kan bearbetas och uppdateras i Excel.

– SharePoint öppnar för många nya möjligheter till ökad kommunikation. Vårt mål som statlig myndighet är att se till att våra anslag gör största möjliga nytta. Höjer vi kvaliteten på våra siffror kan vi lättare omfördela till områden där medlen gör störst nytta, säger Christina Sandberg.

Det gamla systemet var både svåröverblickbart och tidskrävande.

– Tidigare krävdes det många knapptryck för att få en budget registrerad. Det var både komplicerat och svårt att överlåta på andra. Med Plannica har det blivit lätt att registrera och vi sparar tid i och med att allt kan göras i samma program. Vi får också en bättre överblick i och med att vi automatiskt uppdaterar systemet varje timme, säger Christina Sandberg.

Ekonomiskt var Plannica också det mest kostnadseffektiva alternativet. Med 60 aktiva användare blev det en mångsiffrig besparing jämfört med att köpa ett helt nytt system. Eftersom Sida redan använde Microsoft BI som plattform för verksamheten innebar valet av Plannica inga nya licenskostnader, förklarar Christina Sandberg.

Trots de ekonomiska fördelarna är den största vinsten för Sida ändå kvalitetsmässig.

– Vi får kvalitetssäkrade prognoser och en säkrare bokföring där det blivit lättare att upptäcka eventuella fel och göra uppdateringar. En stor fördel är att vi kan gå ner på detaljnivå så långt att vi i ett Excelark kan plocka upp de elektroniska fakturorna. Vi har fått ett flexiblare, säkrare och mer transparant system, säger Christina Sandberg.

Nästa steg är att ge alla Sidas 700 medarbetare tittbehörighet så att även de snabbt får tillgång till detaljerad information kring budget och prognos.

– SharePoint öppnar för många nya möjligheter till ökad kommunikation. Vårt mål som statlig myndighet är att se till att våra anslag gör största möjliga nytta. Höjer vi kvaliteten på våra siffror kan vi lättare omfördela till områden där medlen gör störst nytta, säger Christina Sandberg.

Konsultföretaget bakom Plannica heter Business Vision och är partnerföretag till Microsoft.

– Poängen med vårt planeringsverktyg är att det vänder sig till kunder som valt att arbeta med Microsofts plattform för BI. För ekonomer som jobbar med detta betyder det att de kan gå in i Excel, för dem en välkänd miljö, och direkt bygga egna rapporter. All rapportering och verksamhetsplanering finns på intranätet vilket ger en bra integration, säger Johan Lövh, vd på Business Vision.

Produktion: Appelberg
Text: Susanna Lindgren


Utmaning
Sida hade ett tidskrävande och föråldrat system för budget och prognos, och sökte en lösning där utfallet kunde analyseras ner i minsta detalj.

Lösning
Med Plannica fick statliga biståndsmyndigheten Sida ett enkelt och flexibelt budget- och prognosverktyg baserat på Microsofts plattform för Business Intelligence (BI). Genom att använda SharePoint som portal kan all uppdatering liksom granskning ner på detaljnivå göras i Excel, vilket ger lättåtkomlig överblick utan stora investeringskostnader eller nya licenskostnader.

Resultat
Kvalitetssäkrade prognoser och säkrare bokföring med ett enkelt, snabbt och flexibelt planeringsverktyg. Dessutom mångsiffrig besparing tack vare att lösningen inte medförde några nya licenskostnader.


Kontaktpersoner
Christina Sandberg, Sida
Christina.sandberg@sida.se
08-6985000

Johan Lövh, vd och projektledare, Business Vision
johan.lovh@businessvision.se
0733-689982

Den här fallstudien är endast till för informationssyften. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, FÖR DEN HÄR SAMMANFATTNINGEN.

Översikt



Företagsstorlek
900 anställda

Företagsinformation
Sida, Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Sida bidrar till att genomföra Sveriges politik för global utveckling.

Program & tjänster
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Sharepoint Server
  • Microsoft SQL Server

Industri(er)
National Government Agencies

Land
Sweden

Språk
Swedish

Partner
Business Vision Consulting Svenska AB