Publicerad: 11/8/2009
Visningar: 5
Betygsätt:

Skolinspektionen Skolinspektionen byggde upp ny IT-miljö rekordsnabbt

Nya myndigheten Skolinspektionen ville ha en IT-miljö som var lätt att sköta och smidig att växa i. Dessutom skulle den byggas upp på rekordfart. Konsulterna hade tre månader på sig att konfigurera systemet och fick tillgång till lokalerna två dagar innan de 250 anställda flyttade in. Med den senaste tekniken från Microsoft, i såväl serverplattform som klientdatorer, löstes uppgiften inom utsatt tid och nu efterfrågar de nöjda användarna ännu fler funktioner.



David Riseborough, IT-chef på Skolinspektionen, har ett intensivt halvår bakom sig. Han tillträdde sin tjänst i oktober 2008, men började arbeta deltid i projektet från juli. Ett par månader tidigare hade ett regeringsbeslut om omorganisation av skolmyndigheter trätt i kraft. Här ingick bland annat att de statliga skolinspektörer, som tidigare hade haft sin arbetsplats på Skolverket, skulle kopplas loss och bilda en egen myndighet – Skolinspektionen.

− Startdatum var satt till 1 oktober. Det gick inte att rucka på. Vi hade bara några månader på oss att bygga upp den nya myndigheten från grunden, säger David Riseborough.

Hans ansvar var att se till att det fanns ett fungerande IT-system på plats. Tidplanen var pressad och situationen försvårades ytterligare av man inte fick tillgång till lokalerna förrän i sista stund.

− När vi satte igång under sommaren fanns ingenting. Vi visste var kontoret skulle ligga här i Stockholm, men det var bara två tomma våningsplan utan väggar eller inredning. Det fanns ingen tid att dra kablar till ett vanligt nätverk i huset, eller att installera en normal växel. Därför valde vi genomgående bärbara datorer, och bara mobiltelefoner, säger David Riseborough.

Först den 30 september skulle lokalen vara färdigställd så att IT-teknikerna fick tillgång till den, och kunde få allt på plats medan de 250 anställda var på två dagars introduktionskurs i Nynäshamn. Datumet hade högsta prioritet och blev avgörande för den lösning som valdes.

− Det första vi stämde av när vi började specificera vilka system som behövdes, var om det skulle vara möjligt att ha dem i luften till 1 oktober – och allt som gjorde att de inte kunde vara uppe till dess tog vi bort, säger David Riseborough.

Ambitionen var att i högsta möjliga grad använda standardprodukter, och valet föll på en renodlad Microsoft-plattform. Redan under sommaren beslutades att inte ta över några maskiner eller applikationer från Skolverket, utan börja helt från noll. På serversidan innebar det en satsning på Windows Server 2008 med nya virtualiseringstekniken Hyper-V, och till klientdatorerna valdes senaste operativsystemet Windows Vista med kontorsprogrampaketet Office 2007.

− Fördelen med att börja från scratch är att man kan bygga upp sin egen miljö, utan att behöva ta hänsyn till gamla installationer. Det hade varit mycket värre för oss om vi hade varit tvungna att ta över applikationer från Skolverket och skapa samma miljö hos oss. Då hade vi inte haft den här rena enkla strukturen, och då hade vi varit tvungna att bygga upp en annan kompetens för att hantera den blandade miljön, konstaterar David Riseborough.

Eftersom de flesta som jobbar på Skolinspektionen kom från Skolverket och jobbar vidare med samma typ av ärenden, behövdes trots allt tillgång till en del av Skolverkets verksamhetsspecifika applikationer. Detta löstes temporärt genom att Skolverket lade till ett webbgränssnitt på de flesta av sina system. Därigenom kan medarbetarna på Skolinspektionen komma åt dem via Internet, helt oberoende av den IT-miljö som har byggts upp på den nya myndigheten.

− Vissa applikationer som vi måste ha kör vi fortfarande hos Skolverket, men under 2009 ska de bytas ut och vi ska bygga upp egna varianter av dem i vår egen Microsoft-miljö, säger David Riseborough.

Den typen av förändringar förenklas av att modern virtualiseringsteknik används i serverparken. Traditionellt krävs en burk för varje server, men det innebär att mycket datorkraft kan stå outnyttjad vid låg belastning på en enskild server. Skolinspektionen kör 26 virtuella servrar på tre fysiska maskiner, vilket ger ökad flexibilitet när systemet behöver utvecklas.

− Det blir definitivt lättare att föra in nya applikationer. Man behöver inte köpa en ny server för varje produkt eller applikation vi installerar. Det gör att vi får bättre kontroll över miljön. Eventuellt behöver vi utöka diskutrymmet rent fysiskt någon gång i framtiden, men sådana investeringar kan planeras i kontrollerade steg i förväg, poängterar David Riseborough.

Redan från början dimensionerades systemet efter en viss tillväxt. Förändrade arbetssätt och utökade ansvarsområden gör att myndigheten successivt anställer fler medarbetare. De första fyra månaderna anställdes över 50 personer och i slutet av 2009 räknar man med att arbetsstyrkan är uppe i cirka 350 personer. Att få in alla nyanställda i IT-systemet kräver dock inga större insatser, hävdar David Riseborough:

− Vi har ju standardiserat dataplattformen för att göra hanteringen så enkel som möjligt. När en ny medarbetare börjar läggs ett konto upp med alla rättigheter fördefinierade. Första arbetsdagen hämtar personen i fråga ut en dator, kopplar in sig på nätverket, loggar in med de uppgifter vi gett dem – och sedan är det bara att tuta och köra, säger han.

Den automatiserade konfigureringen av användarnas datorer görs med hjälp av Microsofts Configuration Manager, som är en del av produktsviten System Center. Här ingår även verktyget Operations Manager, vilket är ett viktigt hjälpmedel i den dagliga driften och övervakningen av systemet. Dessa funktioner är dock outsourcade från Skolinspektionen och sköts av konsultföretaget Kerfi, som även stod för den rekordsnabba installationen av IT-plattformen.

− Via Operations Manager får vi tidiga larm om eventuella brister i systemet, exempelvis att diskutrymmet för en viss applikation börjar ta slut eller att filhämtningen från en webbserver inte fungerar. Genom att sätta upp gränsvärden för vad man vill övervaka kan vi få information om fel och se till att åtgärda dem innan användarna hinner märka något, säger Joakim Holtsjö, konsultchef på Kerfi.

Och hittills har allt flutit på smärtfritt.

− Systemet har inte legat nere någon tid alls sedan starten, bekräftar David Riseborough. Det enda problem vi har haft är egentligen att det trådlösa nätet ibland har varit lite för långsamt. Eftersom allt var nytt när det byggdes var vi inte riktigt säkra på hur många accesspunkter vi behövde på kontoret, men nu sätter vi upp fler sådana för att förbättra kontakten med det trådlösa nätet, säger Joakim Holtsjö.

Att döma av responsen från användarna tycks dock inkörningsproblemen ha varit hanterbara. Skolinspektörer och övrig personal är nöjda med sitt nya mobila arbetssätt och efterfrågar allt fler funktioner i takt med att de upptäcker vilka möjligheter den moderna IT-plattformen ger.

− Jag hade väntat mig visst motstånd från organisationen av typen ”så här har vi aldrig gjort förut”, men det har varit tvärtom. Folk har verkligen sett fördelarna med den nya tekniken och tagit den till sig. På Skolverket användes Notes som e-postprogram och de hade precis börjat gå över till Office 2003. Så det har ändå varit ett ganska stort kliv för många, säger David Riseborough.

Han beskriver hur de flesta efter bara några månader helt naturligt använder exempelvis chatt-funktioner för snabb intern kommunikation, bokar möten i Outlook via sina mobiltelefoner, eller kallar till snabbmöten i fikarummet där alla har med sig sina bärbara datorer för att kunna plocka fram aktuella dokument direkt från nätverket.

Förutom de trådlösa lösningarna på kontoret har användarna även inbyggda 3G-modem i sina bärbara datorer. Därmed har de ständig tillgång till all information i kontorets nätverk, oavsett var de befinner sig. Detta uppskattas särskilt av skolinspektörerna, som är ute på besök i skolor runt om i landet tre eller fyra dagar i veckan. En hel del av korrespondensen kan också skötas via mobiltelefonerna. De är utrustade med Outlook-funktionalitet, så att användarna alltid kan nå sin e-post och kalender.

− Medarbetarna är mer mobila än de någonsin varit tidigare. Och tekniken som gör det hela möjligt kan skötas av en ytterst slimmad IT-organisation. Här på Skolinspektionen räcker det med mig själv och en IT-tekniker som snart ska anställas. Kerfi ansvarar för drift och övervakning, och hos dem står även servrarna rent fysiskt, påpekar David Riseborough.

Översikt




Program & tjänster
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Office Communications Server
  • Microsoft Office
  • Windows Server

Industri(er)
Government

Land
Sweden

Språk
Swedish

Partner
Advania