Publicerad: 11/6/2010
Visningar: 15
Betygsätt:

Uddevalla kommun Engagemang och samarbete tar Uddevalla till toppen bland svenska it-kommuner

Uddevalla kommun tar just nu jättekliv mot en enhetlig it-miljö med fokus på bästa möjliga stöd till kommunens olika verksamheter. Målet för den interna it-organisationen är att vara en möjliggörare för verksamheten, varje dag.

Helt nyligen avslutades den första etappen i det projekt som under det kommande året syftar till att göra Uddevalla kommun till en av Sveriges bästa it-kommuner. Från att ha haft en spretig teknisk miljö görs nu resan mot en mer homogen kommungemensam plattform som stödjer verksamheternas olika behov.

Under den första etappen har alla anställda och elever fått en gemensam identitetsplattform, de tre tidigare åtskilda e-postlösningarna har blivit en gemensam och de två it-avdelningarna med sina olika arbetssätt har blivit en.

Den resa som IKT-chefen Britt-Inger Berntsson inlett med sin avdelning är inte främst en resa i tekniska innovationer, produkter och versioner utan en resa som har som mål att på bästa tänkbara sätt stötta kommunens cirka 5 000 medarbetare dagligen.

Dubbel infrastruktur kostar extra, inte minst för användarna

Ett talande exempel på hur spretig miljön var innan, är att kommunens användare i olika förvaltningar fanns i olika mejlsystem och med det kunde man inte hitta sin kollega från andra avdelningar i en gemensam adressbok. Det var som två separata organisationer.

- Ett oerhört ineffektivt sätt att arbeta, för att inte tala om den tid och energi det tog att underhålla alla olika lösningar. Så ska det inte vara i en modern kommun, berättar Britt-Inger Berntsson, IKT-chef i Uddevalla kommun, it måste vara en möjliggörare.

Investering i att få alla ”med på tåget” prioriteras

Många it-projekt har en tendens att komma att handla om teknik där verksamheterna glöms bort. För att motverka detta gick man i Uddevalla ut aktivt och informerade och missionerade kring vad som pågick bland slutanvändarna.

Inspirationsworkshops för kommunens chefer och anställda kombinerades med lärarledda utbildningar, videomaterial och utbildningsguider som lades upp i intranätet.

- Många mejlade spontantant efter inspirationspassen och sa att de såg fram emot att få bli en del av allt det nya. Att få testpersoner ute på avdelningarna och ambassadörer internt har inte varit några problem alls, berättar Britt-Inger Berntsson.

På själva utrullningsdagen fanns Britt-Inger med kollegor från it-avdelningen på plats ute bland kollegorna för att se om någon behövde hjälp eller hade frågor. ”IT by walking around”.

- Målet för oss är inte de olika tekniska produkterna som vi installerar, vi finns till för verksamheterna. För att göra övergången så enkel som möjligt för alla ser vi det som en investering att vara ute bland våra kunder, berättar Britt-Inger Berntsson.

Mobilsynk och gemensamma kalendrar

Ett av de identifierade leveransmålen under den första etappen var något så enkelt som mobilsynk. Tidigare sköttes det med tredjepartsprodukter som krävde manuell handpåläggning - nu är det en naturlig del ur it-miljön, enkel att använda och enkel att underhålla.

Ett annat exempel på en funktion som efterfrågades internt var att kunna dela kalendrar mellan anställda i olika delar av organisationen. Idag sker det genom en webbaserad klient eller en lokalt installerad Outlook. Enkelheten i den nya it-miljön gör att verksamheterna nu själva driver utvecklingen och sprider nya arbetssätt som effektiviserar arbetet.

Inom Uddevalla kommun håller it på att bli en naturlig del av det dagliga arbetet hos verksamheterna – något som är lönsamt inte bara för it-avdelningen, utan för hela kommunen.

- Idag spar vi både tid och pengar, i nästa steg kan vi hantera utveckling runt vår infrastruktur mera strategiskt, och har därför med oss vår partner Kerfi och Microsoft i diskussionerna kring den nuvarande och kommande miljön, säger Britt-Inger Berntsson.

Mejl och verktygslåda online till 14 000 elever

Redan från början fanns behovet av att få med kommunens ca 14 000 elever på tåget. Här har man genom en Live@Edu-lösning som integrerats med basmiljön effektivt nått ut till eleverna. Lärare och elever har snabbt sett fördelarna med verktygslådan online. Arbetet med att anpassa och utveckla onlinetjänsterna har tagit fart och i de arbetsgrupper som skolorna driver finns även it-avdelningen med som bollplank.

Man räknar med att den nya it-miljön ska betala sig på ca ett år. Stora pengar sparas i och med de nya licensmodellerna, och kostnaderna för exempelvis underhåll och support sjunker avsevärt.

- Effektiviteten är en stor vinst i sig. Kommunens ca 5000 medarbetare spar mycket tid i och med att det dagliga arbetet förenklats, och vi på IT-avdelningen kan ge mer stöd och ägna mer tid åt utveckling och omvärldsbevakning, säger Britt-Inger Berntsson.

Rätt stöd viktigt för att lyckas

Sin it-partner genom hela projektet, Kerfi, hittade man via upphandling. Referenser togs från flera andra kommuner för att komplettera den egna kravspecifikationen.

- Vi ville hitta en partner som dels var duktig på Microsoft-lösningar och som kunde bidra med såväl teknisk expertis som att fungera som bollplank. Det var också viktigt att de kunde hjälpa oss med utbildning internt och ta ut det nya arbets- och tankestället till medarbetarna. Det hittade vi i Kerfi, berättar Britt-Inger Berntsson.

Utvecklingen fortsätter

I mötet med Kerfi växte också flera nya tankar kring it fram, inte minst inom samarbete och kommunikation. Nu i etapp två och tre jobbar man med en ny klientplattform där bland annat Unified Communications och SharePoint är en naturlig del. Det finns en löpande dialog där vi i alla delas ser till vad vi kan tillföra för stöd för användarna, våra kunder, och hur vi kan vara en it-organisation som möjliggör, inte förhindrar.

- Idag har vi en riktigt bra grund att arbeta utifrån in i framtiden, säger Britt-Inger Berntsson och fortsätter: Det vi gör är inte unikt sett till det tekniska innehållet, men genom att göra det tillsammans med verksamheterna kommer det att leda Uddevalla upp till toppen bland svenska it-kommuner.

Den här fallstudien är endast till för informationssyften. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, FÖR DEN HÄR SAMMANFATTNINGEN.
Översikt




Företagsinformation

Uddevalla kommun ligger i Västra Götaland.


Program & tjänster
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Office
  • Microsoft Sharepoint Server
  • Windows Server

Industri(er)
Government

Land
Sweden

Språk
Swedish

Partner
Advania