Publicerad: 6/20/2012
Visningar: 53
Betygsätt:

Ministry of Education and Culture Avoimen aikakauden asianhallintajärjestelmä

Suomen opetus- ja kulttuuriministeriölle toteutettiin uusi asianhallintajärjestelmä, jossa hankkeet saatetaan vireille, käsitellään ja toimitetaan eteenpäin sähköisesti. Kun asiakirjat ovat kaikkien nähtävillä ja asian etenemistä voidaan seurata, organisaation avoimuus lisääntyy ja työskentely tehostuu. Sähköinen arkistointi ja hakutoiminnot mahdollistavat dokumenttien turvallisen tallentamisen ja nopean löytämisen.

Affecton toteuttaman Salama-järjestelmän toiminnallisuudet määriteltiin ja rakennettiin huolellisesti yhdessä käyttäjäkunnan kanssa. Ministeriön hallinnonala on laaja ja tiedonkulun pitää toimia saumattomasti myös organisaatioiden välillä. ”Pääsemme vihdoin aidosti sähköiseen toimintaympäristöön, kun sama järjestelmä on muillakin käytössä. Tämä on ollut iso askel eteenpäin”, opetus- ja kulttuuriministeriön tietohallintojohtaja Irma Nieminen sanoo.

Ratkaisut

Järjestelmän moottorina hyrrää SQL-palvelin ja dokumentit valmistellaan ja käsitellään SharePointissa. ”Hankkeen ensimmäisessä vaiheessa SharePoint ei ollut mukana. OKM halusi kuitenkin hyödyntää sitä suunniteltua laajemmin, joten teimme tarvittavat muutokset alun perin suunnittelemaamme arkkitehtuuriin”, johtaja Petri Hakanen Affectosta kuvailee projektin etenemistä.

Hyödyt

Käyttäjäkunnan ensivaikutelmat Salama-järjestelmästä ovat olleet positiivisia. Aiemmin asiakirjat liikkuivat sähköpostilla tai toimitettiin printattuna kirjaamoon, nyt niistä on olemassa vain yksi käsiteltävä versio. Kun dokumentit ovat järjestelmässä kaikkien nähtävillä, avoimuus ja tiedonkulku organisaation sisällä lisääntyvät. Työprosessit tehostuvat ja yhdenmukaistuvat, kun järjestelmä ohjaa tekemään asiat oikein eri työvaiheissa.

Sähköisen käsittelyn myötä manuaalista ja muistinvaraista työtä jää paljon pois. Nyt kaikki virkamiehille käsiteltäväksi tulevat asiat löytyvät Salamasta. Järjestelmässä on aina viimeisin versio ja siellä näkyvät myös käsittelyn määräajat.

Käytetyt Microsoft-teknologiat:

- Microsoft® SharePoint
- Microsoft® SQL Server®

Lisätietoja:

Microsoft Oy
Partner Account Manager Juhana Tormilainen
Sähköposti: juhana.tormilainen@microsoft.com
Puh: 0400 698 390

Affecto
Johtaja Petri Hakanen
Sähköposti: petri.hakanen@affecto.com
Puh: 040 551 9611

Opetus- ja kulttuuriministeriö
Tietohallintojohtaja Irma Nieminen
Sähköposti: irma.nieminen@minedu.fi
Puh: 09 1607 7379



This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.