Den nya platsen

Arbetslivet förändras, är du beredd?

Tänk att kunna anpassa arbetet efter livet, istället för tvärtom.
Med ny teknik är det inte bara möjligt, vägen dit har redan börjat med det som vi kallar Det nya arbetslivet.
Hur påverkas ledarskapet? Och hur är det för medarbetarna?
Möt personer på Microsoft, Kairos Future och Naturvårdsverket, och se vilka möjligheter och utmaningar de ser.

Blicka framåt, vart är vi på väg?
Ulf Boman

I takt med att ny teknik utvecklas har intresset för det nya arbetslivet tagit fart. Ulf Boman, framtidsstrateg vid Kairos Future, spår att vi om 5- 10 år kommer att ha aktivitetsstyrda arbetsmiljöer.

Ulf Boman är partner och framtidsstrateg vid Kairos Future. Han har länge engagerat sig frågan om framtidens arbetsliv, och ser hur intresset för det nya arbetslivet har tagit rejäl fart den senaste tiden.
– Det är som en ketchupeffekt. Plötsligt så finns alla förutsättningar på plats. Vi har en teknik som fungerar, smartphones, laptop, vår padda, molnet, trådlöshet och många medarbetare som är vana att jobba med den nya tekniken, istället för att ha allt på papper, eller i böcker och pärmar, säger han.

"Människor kommer i allt mindre utsträckning ha ett eget skrivbord"

NY GENERATION KRÄVER ALTERNATIVA ARBETSSÄTT
– Om 5- 10 år kommer vi att ha aktivitetsstyrda arbetsmiljöer, det vill säga i allt mindre utsträckning kommer människor att ha sitt eget skrivbord. Det kommer inte finnas en arbetsplats för var och en, men det kommer finnas många olika miljöer.

SMART TEKNIK SKAPAR NYA MÖTESRUM
– Det kommer att finnas mötesrum av olika storlekar, spridda skrivbord, små arbetshörnor, öppna ytor med soffor och café. En mångfald av rum och utrymmen. Det innebär att när jag kommer in på ett kontor kommer jag inte att veta var någon annan befinner sig utan då kommer jag behöva söka via smarta tekniker. Därför kommer ett gott mottagande bli väldigt viktigt. Att känna sig välkommen, sedd och bekräftad gäller då som alltid. Vare sig du är gäst eller medarbetare.

VIKTEN AV ATT SKAPA MENING I ARBETET
– Vi kommer att sitta hemma och jobba ibland eller på caféet eller skönt tillbakalutade på tåget. Det nya arbetslivet kommer att kretsa kring noder med hemmet längst ut och ett centralt kontor i mitten. Lokalt kan det finnas arbetsställen där vi är medlemmar i en tillfällig arbetsmiljö och möter andra människor som kanske jobbar med liknande saker som oss och som vi kan spåna idéer med.

STORSTÄDERNA I FRAMKANT
Ulf ser inte det nya arbetslivet enbart som en storstadsfråga. Förändringar inom kontoren kommer att ske över hela landet och främst inom tjänsteföretag eller företag med mycket idé- och tankeverksamhet.

– Våra uppgifter blir mer komplicerade. Det dagliga arbetet kräver mer tankearbete, innovativt tänkande, ökat idéflöde och samarbete. Det är inte en linjär produktion som det kanske var tidigare. Vi måste släppa taget om skrivborden.

– Just nu är det många företag som ställer om. Om fem år kommer det vara 25 procent av alla som arbetar på det nya viset, om 10 år är det 75 procent och 20 år 90 procent av företagen, förutspår han.

– Det ligger mycket i uttrycket att i det nya arbetslivet är arbete inte längre en plats man går till, det är något man gör, slutar Ulf Boman.

Ulf Boman

Arbetar som: Framtidsstrateg vid Kairos Future
Familj: Fantastisk fru och fantastiska, utflugna barn
Bor: Hässelby i Stockholms västra utkanter
Fritidsintressen: Musik, mat, litteratur, skidor, skridskor, segling.
Bästa arbetsplatsen utanför kontoret: Hemmet, men egentligen var som helst: caféer, tåg, puben, parken, hotellet. Men inte flygplan - de är usla att jobba från!
Mest använda verktyg för mobilt arbete: Mobilen och laptop

Ge miljön något att jubla åt

ÖKAD EFFEKTIVITET OCH BÄTTRE MILJÖ PÅ VÅRA ARBETSPLATSER
Det nya arbetslivet kan innebära både ökad effektivitet och bättre miljöprestanda på våra arbetsplatser.
– Om du jobbade hemma en dag i veckan skulle du kunna spara flera arbetsdagar om året. Har du en trekvart till jobbet skulle du kunna spara ungefär 282 kg C0² om du brukar köra bil och 70 kg C0² om du brukar åka buss.

Det säger Bengt Littorin som är informatör på Naturvårdsverket och en central figur i den svenska debatten om det nya arbetslivet. Hans perspektiv är att det nya arbetslivet kan innebära både ökad effektivitet och bättre miljöprestanda på våra arbetsplatser. Bengt missionerar gärna för värdet av ett nytt sätt att arbeta, till exempel genom hemmadagar på jobbet eller resfria möten.

JOBBA HEMMA-DAGEN BRA FÖR MILJÖN
– Den absolut största miljöpåverkan idag kommer från våra resor så i ett seriöst miljöarbete måste vi reflektera över hur vi reser och om vi kan göra det på ett bättre sätt. Vi kan till exempel ha resfria möten, eller jobba hemma vissa dagar.

"Det handlar om en kulturförändring om vad arbete är"

– Resfria möten ger vinster på flera sätt. Du slipper biljettkostnaden och sparar arbetstid. Du frigör dig också på det viset, så det blir lättare att hinna med livet i stort, ”Work-Life balance” som man brukar prata om.

– Jag tror definitivt att det nya arbetslivet kan fungera idag för alla som har arbeten där man inte måste vara på arbetsplatsen, där man har tydliga uppgifter som ska göras själv. Det kan vara en dag i veckan eller flera som man sitter borta, det måste nog vara individuellt och beroende på arbetsuppgifterna. Och växla med tiden.

MÄT PRESTANDA - INTE ARBETSTID

Bengt Littorin är övertygad om att det nya arbetslivet är något som kommer nå oss alla.
– Delvis handlar det om en kulturförändring där den stora biten är idén om vad arbete är för något. Idag mäter vi den tid arbetstagaren sitter på kontorsstolen, 8 timmar om dagen 5 dagar i veckan. Och då ska vi vara nöjda. Vi är inte så fokuserade på att mäta prestandan, utan mer arbetstiden. Och det är ju ganska konstigt egentligen, det är ju inte det som skapar nytta i organisationen.

DET NYA ARBETSLIVET KRÄVER HÖG DISCIPLIN
Bengt ser dock vissa nackdelar och han har hört invändningarna.
– Sitter man ytterst sällan på kontoret så blir det mer av en konsultorganisation än en riktig arbetsplats och jag tror att ett visst mått av fysiska möten behövs. Den sociala biten, att faktiskt känna att man tillhör ett större sammanhang, den behöver vi, inte för arbetet i sig, men för fikapauserna.

Bengt konstaterar att det nya arbetslivet innebär att medarbetarna måste ha hög disciplin, och att man måste kunna mäta arbetsresultatet på ett annat sätt än idag.

– En annan del i kulturförändringen är vanan, som kan vara en flaskhals. Vi har lärt oss sen vi var små att interagera i fysiska möten, nu ska vi ta bort den grundläggande förmågan och göra det på ett annat sätt och det är klart att folk kan bli oroliga.

TEKNIKEN FINNS - NU GÄLLER DET ATT ANVÄNDA DEN
– Vi måste bli introducerade i det här nya sättet att arbeta. Det kan vi öva på, till exempel genom att interagera på nätet både i forum och på andra ställen.
De tekniska förutsättningarna finns, har du tid så har du också möjlighet att vara med på ett möte, slutar Bengt Littorin.

Bengt Littorin

Arbetar som: Informatör på Naturvårdsverket
Familj: Fru och två tonårsbarn.
Bor: Hässelby
Fritidsintressen: Filma, marinbiologi och vara med familjen.
Bästa arbetsplatsen utanför kontoret: Stämningsfullt kafé
Mest använda verktyg för mobilt arbete: Uppkopplad laptop och diverse verktyg i molnet

Är du en ledare för framtiden?

Hösten 2011 lämnade Sabina Rasiwala Hägglund skönhetsbranschen bakom sig för att ta steget in på Microsofts marknadsavdelning och en mansdominerad it-bransch. Trots många kostymklädda kollegor har hon aldrig varit på ett företag där kvinnor har tagit så stor plats.
– Jag har aldrig arbetat på ett så jämställt företag med så många färgstarka kvinnor, säger Sabina Rasiwala Hägglund, Marknadschef på Microsoft Sverige.

”Tekniken ska tjäna mig och inte tvärtom!”

För Sabina har det varit ett spännande och intensivt år att sätta sig in i Microsofts gedigna produktportfölj och lösningar. Den produkt som imponerat mest är Lync. Att i ett och samma verktyg kunna chatta, ha videosamtal och dela dokument.
– Lync är en fantastisk uppfinning! Exempelvis kan ingen bläddra fram Powerpointen som jag visar. Jag kontrollerar presentationen, eller överlåter den åt någon deltagare. Nästa steg blir att behärska SharePoint fullt ut.

Sabina berättar att en av de stora utmaningarna hon stött på i sin roll som marknadschef, har varit att förhålla sig till det mobila och flexibla arbetslivet på Microsoft.
– Att inte ha någon fast plats sätter press på ledarskapet. De fysiska mötena blir ännu viktigare. Ju mer digitalt vi arbetar desto viktigare blir det att vi faktiskt ses.

Hon berättar även att det är viktigt att se till olika gruppers kommunikationsbehov. Istället för att skicka mail försöker hon få till fysiska avstämningar och använder flitigt chatten i Lync och ibland sms för att kommunicera med kollegor.
– För mig är det viktigt att kunna tillämpa tekniken så att den gagnar mig, och inte blir ett hinder. Tekniken ska tjäna mig och inte tvärtom!

Sedan Microsofts nya kontor öppnade arbetar hon gärna i det moderna och öppna landskapet. Både för att den fräscha omgivningen ger ny energi men även för att få möjligheten att träffa kollegor över en kopp kaffe och få ha avstämningsmöte nöga mot öga. När tillfälle ges att arbeta utanför kontoret slår hon sig gärna ner på kafét Bakverket på Södermalm. En viktig frizon i hennes vardag är bilfärden mellan hemmet och jobbet. Musiken som strömmar ur stereon brukar anpassas utifrån arbetsdagen.
– Oftast blir det jazz, Esbjörn Svenssons trio just nu, ibland Lizz Wright eller Nina Simone. Men de dagar då jag ska ha ett viktigt möte eller ska hålla i en presentation brukar jag höja volymen och ladda med Stevie Ray Vaughn.

Sabina Rasiwala

Arbetar som: Marknadschef, Microsoft
Familj: Stor, med två barn och fyra syskon.
Bor: Sickla
Fritidsintressen: Umgås med familj och vänner, laga mat och resa.
Bästa arbetsplatsen utanför kontoret: Kafé Bakverket på Södermalm
Mest använda verktyg för mobilt arbete: Lync

Hur jobbar en mästare?

MED SIKTET INSTÄLLT PÅ VM I JAPAN
Klockan slår halv fem och Pontus Haglund svarar på ett sista mail innan han slänger upp den svarta bagen över axeln och beger sig från kontoret i Akalla. På schemat står ett nittio minuter långt kampsportspass i träningslokalen på Södermalm.
– Målet är VM i Japan nästa år. Jag har tränat kampsport sedan jag var sjutton år och passionen är lika stark idag. Jag var med i VM 2001, men hoppas kunna nå en pallplats den här gången, säger Pontus Haglund, specialist på produktivitet på Microsoft.

"Under VM i Japan, känns det grymt att kunna jobba så här mobilt"

Tre gånger i veckan sätter Pontus på sig den vita dräkten med svart band i midjan. För variationens skull brukar han även snöra på sig joggingskorna för en löprunda runt Kungsholmen.
– Förut fick jag ångest när jag missade ett träningspass. När klockan slog sex och jag visste att träningen skulle börja, satt jag mest på jobbet och var stressad över att jag inte hann dit. Därför passar det så bra att jag idag kan jobba mer flexibelt, och beta av mail och andra arbetsuppgifter senare på kvällen.

Pontus berättar att han försöker undvika att jobba hemifrån, istället slår han sig gärna ner på favoritkaféet på Rörstrandsgatan.
– När jag sitter hemma blir det lätt att både diskmaskinen och tvättmaskinen dra till sig mitt fokus. Och det har hänt att jag har ställt mig och börjat baka surdegsbröd istället för att jobba. Min mamma driver ett kafé på Österlen, så jag antar att det ligger i generna, säger Pontus.

Men sedan det nya kontoret slog upp portarna spenderar han gärna arbetsdagarna på Microsoft. De moderna och varierade arbetsytorna tycker han ger ny energi och öppnar upp till spontana möten och samtal mellan kollegor.
– Men det verktyg som jag använder flitigast är fortfarande Lync. Det är så smidigt att snabbt kunna se om någon sitter i möte eller är online och ställa ett par frågor över chatten. När jag är i Japan nästa år under VM, känns det grymt att vi har verktygen för att kunna jobba så här mobilt. Lync är en riktig killer, både på och utanför kontoret!

Pontus Haglund

Arbetar som: Specialist på produktivitet på Microsoft
Familj: Stor, består bland annat av fem halvbröder.
Bor: Vasastan
Fritidsintressen: Kampsport, löpning, bakning och matlagning.
Bästa arbetsplatsen utanför kontoret: Espresso House på Rörstrandsgatan.
Mest använda verktyg för mobilt arbete: Lync

Vågar ditt företag vara attraktivt?

MICROSOFT SATSAR PÅ FRAMTIDENS ARBETSPLATS
Därför väljer Microsoft att erbjuda sina anställda en flexiblare arbetsplats. Anne-Marie Andric, HR-chef på Microsoft Sverige, svarar på frågor om vad det nya arbetslivet betyder för Microsoft som arbetsgivare och vad man bör tänka på när man ger sina anställda möjligheten att arbeta mobilt.

Vad betyder det nya arbetslivet för Microsoft som arbetsgivare?
– Vi är övertygade om att vårt erbjudande om det nya arbetslivet stärker vår attraktionskraft som arbetsgivare. Det nya arbetslivet skapar större förutsättningar till att frigöra tid såväl i arbete som i privatlivet. Med vår teknologi och våra produkter gör vi verklighet av hur ett modernt arbetsliv kan se ut, inte bara i fina ord utan på riktigt.

Varför väljer Microsoft att erbjuda ett flexiblare arbetsliv till sina anställda?
– Vi vill att våra medarbetare ska må bra, under arbetstid men även på fritiden. För de flesta är livet idag en jakt på tid, att få dygnets timmar att räcka till. Ett flexibelt arbetsliv frigör tid genom färre resor till och från jobbet, ger fler sätt att samarbeta på och skapar större möjligheter att må bra. Ett arbete är inte längre en plats man går till, det är något man gör.

"Vi stärker vår attraktionskraft som arbetsgivare"

Vad är viktigt att tänka på som arbetsgivare när man ger sina anställa möjligheten att kunna arbeta var som helst när som helst?
– Tillit till medarbetarnas förmåga, kunskap och ansvarsfullhet är avgörande. Tydlighet kring förväntningar och mål så att det inte råder oklarheter om vad som skall göras. Ett kommunikativt, engagerat och närvarande ledarskap är än mer viktigt då medarbetarna inte alltid är på arbetsplatsen utan kanske arbetar hemifrån. Grundförutsättningen för virtuellt arbete är givetvis att företaget har modern teknik och bra arbetsverktyg.

Hur har responsen varit från de anställda till att arbeta mobilt?
– Överlag positivt och välkomnande, speciellt nu då vi även renoverar kontoret så att även våra lokaler anpassas till vilket behov du har för dagen för att kunna utföra ditt arbete på bästa sätt. Vi skapar kreativa och sociala mötesplatser, tysta ytor för koncentrerat arbete och olika typer av samtals och mötesrum.

Vilka funderingar och frågor hör du när det handlar om flexibelt arbete?
– De flesta funderingar har kretsat kring hur man bibehåller teamkänslan då delar av arbetsgruppen inte är på kontoret. Detta ställer givetvis andra krav på ledarskapet och på mötes- och samtalsformer. Detta har vi förberett genom att erbjuda medarbetare och chefer utbildningar i såväl hur man på bästa sätt använder teknik, som hur det virtuella ledarskapet gestaltar sig.

Hur ser framtiden ut för arbetsgivare som vill erbjuda sina anställda det nya arbetslivet?
– Har man en gång upplevt det nya arbetslivet så tror jag att det blir väldigt svårt att gå tillbaka till det mer traditionella sättet att se på arbete. Det nya arbetslivet är en självklarhet för morgondagens arbete och för de yngre generationerna som är födda in i en global värld där mobilitet och teknik är en del av deras DNA.

Anne-Marie Andric

Arbetar som: HR-chef på Microsoft Sverige
Familj: Två underbara barn, föräldrar och en yngre bror
Bor: Norrmalm
Fritidsintressen: Musik, dans, film. löpning
Bästa arbetsplats utanför kontoret: Min härliga soffa hemma
Mest använda verktyg för mobilt arbete: Lync