Med SharePoint som plattform och portal, tillsammans med Office-paketet och Public 360° som ärendehanteringssystem får många av användarna i Marks kommun total överblick av sin arbetssituation redan när de slår på datorn på morgonen.

Marks kommun var i stort behov av att hitta ett mer effektivt dokument- och ärendehanteringssystem. Den kommunala arbetsprocessen som ska stödjas är speciell eftersom den innehåller både moment som är extremt styrda av det offentliga regelverket och politiskt beslutsfattande samtidigt som där också finns inslag av projektarbete i olika grupperingar.

Utmaningen låg i att hitta en användarvänlig och enkel lösning i en miljö som medarbetarna redan kände sig hemtama i. Dokumenthanteringen har sen 2001 hanterats i tidigare versioner av SharePoint, så det kändes naturligt att titta vidare på senare versioner av SharePoint.

Föll för en totallösning

Kommunens fastslog redan från början att man ville uppnå en öppen systemarkitektur med en naturlig portal som ger överblick och leder vidare till de befintliga verksamhetssystemen och Officepaketet där mycket av arbetet utförs.

I två år höll analysen på innan Marks kommun bestämde sig för en totallösning baserad på den senaste versionen av SharePoint (MOSS 2007), tillsammans med partnerföretaget Software Innovations dokument- och ärendehanteringssystem Public 360°.

– Vi såg stora möjligheter att integrera helheten genom att kombinera SharePoint och Public 360°, förklarar Patrik Skog som är administrativ chef i Marks kommun.

Hans kollega IT-chefen Richard Lindström fyller i:

– Ambitionen från IT-enheten är att ha så få applikationer som möjligt och skapa enklast möjliga lösningar sett ur användarperspektivet eftersom slutanvändarna inte alltid är tillräckligt utbildade i användandet av datorer.

Ny portal ger överblick

Den tekniska konfigurationen blev klar i maj 2007 och under hösten påbörjas arbetet med att implementera Public 360° hos ett par av kommunens förvaltningar.

Lösningen kommer att bestå i ett webbgränssnitt som alla medarbetare utgår från – en portal som lotsar medarbetaren vidare till allt det som han eller hon behöver för att kunna utföra sitt arbete på ett bra sätt. Här finns bland annat alla de ärenden som medarbetaren handlägger överblickbart presenterade med aktuell status.

Software Innovations dokument- och ärendehanteringssystem Public 360° ger ett praktiskt stöd för dokument- och ärendehantering som gör att användarna kan följa de regelverk som finns utan att behöva ha djupkunskaper inom IT eller juridik.

– Eftersom Public 360° samspelar med SharePoint kändes det rätt. Några andra lösningar som var så här långt fram fanns inte. Alternativen hade varit att vänta eller att bygga funktionaliteten i samverkan med andra kommuner på produkten SharePoint, säger Richard Lindström.

Det bästa från två världar

Just kopplingen till SharePoint och Microsofts grundbatteri är enligt Marie-Louise Dunberg, produktchef på Software Innovation Public 360°:s kanske viktigaste trumfkort gentemot sina konkurrenter:

– Vi insåg redan för många år sedan att utvecklingen mot portaler var den enda riktiga vägen att vandra. För sex år sedan tog vi därför fram en egen portallösning. När vi nu tillgängliggör våra lösningar mot SharePoint erbjuder vi det bästa från två världar - avancerad informationshantering i Public 360° som nås genom SharePoints enkla och välkända användargränssnitt, säger Marie-Louise Dunberg.

Jämfört med tidigare version har nya SharePoint flera fördelar som gör den till det perfekta navet för Marks kommuns informationsflöden. Patrik Skog och Richard Lindström nämner särskilt förbättrad flödeshantering, dokumentlager, samt kategorisering och återsökning av information

– Att all information finns betydligt mer lättillgänglig är en av de allra största vinsterna. Tidigare lade många av kommunens medarbetare fruktansvärt mycket tid på att leta efter information, menar Richard Lindström.

Det färdiga resultatet blir en lösning där tekniska system samverkar på ett bra sätt samtidigt som handläggarna får ett optimalt verksamhetsstöd och de offentliga regelverken automatiskt hanteras genom systemet utan att användarna behöver lägga extra energi på det.

Utvecklingsarbetet fortsätter

I förlängningen räknar Marks kommun med att bygga vidare på sin helhetslösning så att den också blir publik.

– Det är viktigt att använda de informationsrika system och de processer vi nu arbetar fram för att även kommunicera ut till medborgarna. På sikt kan det bli möjligt för invånarna att initiera ärenden via webben. Vi går från en traditionell ärendehantering till en modern och digitaliserad form som kommer att bli både effektivare och bättre för alla inblandade, säger Patrik Skog.

Av Peter Ström