Intrum Justitia inledde ett genomgripande strategiarbete 2006-2007 som bygger på att ömsa skinn från ett traditionellt inkassoföretag till att bli en aktör som tillhandahåller hela spannet av kredithanteringslösningar. Arbetet beräknas vara helt färdigt under 2011. Redan tidigt insåg man att intranätet skulle bli ett ovärderligt verktyg i omvandlingsprocessen.

– Alla våra strategiska delmål förutsätter att den gamla och spretiga organisationen kan förenas till ETT Intrum Justitia. Olika delar av organisationen ska på ett enkelt sätt kunna dra nytta av goda erfarenheter från andra håll i koncernen, hitta kostnadsbesparingar samt utveckla tjänsterna. Vi ville därför skapa ett intranät med bättre möjligheter att tydligt kommunicera företagets gemensamma värderingar och mål, berättar Meri Mäkkylä, Corporate Communication Manager på Intrum Justitia.

Bolaget verkar dessutom i en geografiskt utspridd miljö som bidrar till kommunikationssvårigheter. Därför var det också viktigt att göra strukturen tydligare. Den tidigare lösningen hade ett användargränssnitt som gjorde det svårt att hitta andra landssajter och viktig, koncerngemensam information. Den befintliga lösningen levde helt enkelt inte upp till de krav som omvandlingen krävde. Det saknades samhörighetskänsla och fanns inte tillräckligt effektiva samarbetsytor.

Tillsammans med Microsoftkonsulten Precio påbörjade Intrum Justitia arbetet med det nya intranätet på försommaren 2007. Valet föll på plattformen MOSS 2007 eftersom den erbjuder bästa basen om man vill nå de mål som Intrum Justitia strävade efter. Precios roll var att bygga intranätslösningen samt vara implementatör och utvecklare.

Målsättningarna för intranätsprojektet var bland annat:

• Att skapa en tydlig struktur med gemensam förstasida innehållande både lokal information som är relevant och lockande, samt länkar till lokala verktyg som är nyttiga för användarna.
• Att skapa lättanvända och funktionella samarbetsytor för både funktioner och projekt.
• Att migrera all information från det gamla intranätet (efter rensning).
• Förbättrad och mer lättillgängligt corporate directory för att underlätta interna kontakter över gränserna inom koncernen.
• Ny layout (logga och nya färger) enligt den nya företagsidentiteten.

Användarvänligt intranät

I december 2007 sjösattes det nya intranätet. Det var användarvänligt och erbjöd effektiv samarbetsfunktionalitet. Intrum Justitia hade fått ett rollstyrt, personaliserat intranät med en gemensam startsida innehållande både koncernövergripande och lokal information, samt väl utvecklad funktionalitet i form av både lokala och centrala samarbetsytor.

Förstasidans lokala information styrs av geografisk tillhörighet. Förutom koncernspråket engelska talas det nämligen inte mindre än 18 olika språk i koncernen. För att erbjuda användarnytta lades stort fokus på att bygga en fungerande organisation av intranätsansvariga i respektive land. I praktiken har varje land en huvudredaktör. Alla huvudredaktörer har fått två dagars utbildning inom verktygsfrågor (hur man använder MOSS 2007) samt lärorik information om hur man höjer användarnas kompetens inom internkommunikation.

– En viktig del är att det är enkelt att underhålla och administrera själva portalen. Dessutom finns en naturlig koppling mellan plattformen och Office och Exchange – de talar väl med varandra – vilket förstås underlättar, poängterar Björn Bemgård från Precio.

– Vi är mycket nöjda med vårt nya intranät som definitivt har levt upp till organisationens stora behov av informationsutbyte över gränserna. Användandet av intranätet har vuxit markant under året efter lanseringen – både sett till informationsmängd och användarstatistik. Medarbetarna har verkligen dragit nytta av möjligheterna att hitta och dela information, både lokalt och på internationell nivå. Dessutom har nyhetspubliceringen ökat väsentligt de första 10 månaderna, säger Meri Mäkkylä och tillägger:

– MOSS 2007 erbjuder Web 2.0 "out of the box". Det är väldigt viktigt för ett företag där det sker mycket spontant samarbete. En lokal redaktör kan enkelt, och med ganska liten utbildning, använda de funktioner som finns utifrån både lokala kommunikationsbehov eller arbetsgruppens önskemål, säger han.

Wiki-funktionen inbjuder till debatt

Intrum använder också wiki-funktionen. Med de arbetsflöden som finns är det mycket enkelt att hantera ändringar och godkännande.

– Även undersökningsverktyget är mycket populärt och används för att snabbt samla information och åsikter. Det gör att det blir mycket enkelt att till exempel väcka debatt om de nya Intrum-värderingarna via intranätet, fortsätter Meri Mäkkylä.

Intrum Justitias medarbetare använder sig flitigt av de samarbetsytor som finns tillgängliga. Antalet aktiva samarbetsytor har ökat rejält eftersom det är enkelt och effektivt att mötas den vägen.

– Framtidens utmaningar blir att skapa regional struktur på intranätet. En mer långsiktig vision är att, med hjälp av intranätet, förbättra personalens förståelse för hur deras dagliga arbete bidrar till det finansiella resultatet. MOSS2007 erbjuder en möjlighet att visa nyckeltal som kommer från andra system. Slutligen behöver vi också förstärka samarbetet mellan intranätsanvariga, business och IT för att dela med oss till alla inom koncernen hur vi kan få största möjliga affärsnytta av MOSS 2007, avslutar Meri Mäkkylä.

Text: Peter Ström

Länkar:

Intrum Justitia 
Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 

Bransch:	Financial services
Lösningsområde:	Internkommunikation
Produkt:	Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)