Operations Solutions Center

Von der Entwicklung und Produktion bis hin zur Qualitätssicherung und zum Kundendienst – zu den Aufgaben des operativen Bereichs („Operations“) gehört es, die Rentabilität des Unternehmens zu steigern, indem hochwertige Produkte zur richtigen Zeit auf den Markt gebracht und entsprechende Kundendienstleistungen bereitgestellt werden.

Der operative Bereich umfasst viele unterschiedliche Abteilungen: Forschung und Entwicklung, Konstruktion, Materialbeschaffung, Produktion, Anlagenverwaltung, Einkauf, Lagerhaltung und Wareneingang/-ausgang. Um die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu ermöglichen, benötigt das Operations-Team eine Unternehmenslösung, die als zentrale Datenquelle und Plattform für gemeinsame Prozesse fungiert.

Wenn unterschiedliche Abteilungen dasselbe System verwenden, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass alle Aufträge rechtzeitig und korrekt ausgeführt werden. Ausserdem bietet ein integriertes System die Möglichkeit, auch von der Norm abweichende Kundenwünsche ohne allzu grossen Aufwand einzutakten. Und da alle Verantwortlichen Zugriff auf dieselben Informationsquellen haben, weiss jeder immer über den Kundenbedarf, die Materiallieferungen und die Produktionszeitpläne Bescheid.

Franz: Ein Tag im Leben eines Operations Managers

Meine Aufgabe ist es, Mitarbeiter zusammenzubringen, um gemeinsam eine Unternehmensstrategie auszuarbeiten. Ich sorge dafür, dass die mir unterstehenden Abteilungen jederzeit alles haben, was sie für ihre Arbeit brauchen. Ich bin ein Problemlöser und mein Motto ist: „Probleme sind da, um gelöst zu werden – hier und jetzt.“ Ich spreche jeden Tag mit den Verantwortlichen für die Lagerung, die Produktion, den Einkauf, die Materialbeschaffung und den Wareneingang/-ausgang, um mit ihnen Kundenaufträge zu diskutieren und etwaige Probleme aus der Welt zu schaffen. Zu meinen Aufgaben gehört es, potenzielle Probleme – z. B. bei abweichenden Kundenbestellungen und ungewöhnlich grossen Aufträgen – zu erkennen und durch Besprechung, Priorisierung und Planung entsprechende koordinierte Massnahmen einzuleiten. Ich rede hin und wieder auch mit den Produktionsarbeitern und den Schichtleitern.

Um effektiv arbeiten zu können, brauchen die Mitarbeiter unbedingt entsprechende Informationen. Deshalb schätze ich auch unsere Microsoft Dynamics-Unternehmensanwendung so. Sie funktioniert genauso wie die vertrauten Microsoft-Anwendungen, so dass jeder, der Informationen benötigt, diese schnell findet und sofort die nötigen Schritte unternehmen kann.

Saskia: Ein Tag im Leben einer Sachbearbeiterin

Ich mache ganz verschiedene Sachen, aber vor allem muss ich mich um die Auftragsabwicklung kümmern. Ich sorge dafür, dass die Arbeiter in der Produktion ausreichend Zeit zur Vorbereitung und Auslieferung der Kundenaufträge haben. Ich helfe, die Abwicklung dringender Aufträge zu beschleunigen, und sorge dafür, dass Probleme bei Kundenaufträgen gelöst werden.

Ausserdem unterstütze ich andere Abteilungen bei der Auftragsabwicklung und der Rechnungslegung. Ich habe ständig mit dem Leiter des Einkaufs zu tun. Eine meiner täglichen Aufgaben ist die Prüfung des Lagerbestands, um zu wissen, welche Waren bestellt werden müssen. Ich arbeite auch mit der Buchhaltung zusammen, damit sichergestellt ist, dass nicht automatisch Lieferungen an Kunden herausgehen, die mit der Bezahlung ihrer Rechnungen im Rückstand sind.

Mit den Kunden spreche ich ab, wie sie ihr Produkt geliefert bekommen möchten. Alle Auftragsabwicklungsarbeiten können anhand der Auftragsnummer und der Kundennummer verfolgt werden. Dies erfordert manchmal ein wenig Zusatzarbeit, hilft aber, die Effizienz und Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Armin: Ein Tag im Leben eines Versandleiters

Ich helfe dabei sicherzustellen, dass das Unternehmen rentabel arbeitet, indem ich mich um den pünktlichen und korrekten Versand unserer Produkte kümmere und dafür sorge, dass sie intakt beim Kunden ankommen. Zu meinen Aufgaben zählt auch die fortlaufende Überwachung unserer Leistungen. Mitunter kommt es vor, dass nicht ausreichend Produkte geliefert werden können. Ich arbeite daran sicherzustellen, dass wir die Nachfrage möglichst immer befriedigen können. Eine Hälfte der Zeit verbringe ich in meinem Büro, die andere Hälfte im Lager, um meine Mitarbeiter anzuleiten. Das Hauptaugenmerk liegt darauf, Aufträge so schnell wie möglich abzuwickeln, um die Umschlagszeiten möglichst gering zu halten.

Auch der Wareneingang gehört zu meinen Aufgaben. So erhalten wir z. B. Waren, die wir für die Komplettierung einer ausgehenden Lieferung benötigen. Wenn wir wissen, dass ein Wareneingang uns ermöglicht, einen Kunden noch am selben Tag zu beliefern, werden die Waren sofort ausgepackt, um Verzögerungen zu vermeiden. Ich bin stets auf der Suche nach Möglichkeiten, den Versand kostengünstiger zu gestalten. So stellen wir, sofern möglich, aus zwei einkommenden Lieferungen eine einzelne ausgehende Lieferung zusammen.

Wir haben gute Leute, aber die Auftragserledigung ist eine komplizierte Angelegenheit, und die Umschlagsrate ist hoch. Es geht dabei nicht nur um schwere körperliche Arbeit und Überstunden, sondern wir müssen bei der Verwaltung der Lagerbestände auch alle Details und die ganze Papierarbeit im Blick haben. Die Umschlagsminimierung ist eine der schwierigsten Aufgaben meines Jobs.

Letztendlich freue ich mich, wenn ich weiss, dass wir so viel wie möglich – möglichst korrekt – versandt haben und dass im Lager alles in Ordnung ist.