Mit den Office Extensions for Business Administration (OXBA) können öffentliche Verwaltungen ihre elektronische Aktenführung auf einfache, anwenderfreundliche und kostengünstige Weise an die GEVER-Standards des Bundes anpassen. OXBA ist eine Erweiterung, die sich nahtlos in die Office Programme von Microsoft einfügt und es Anwendern erlaubt, direkt in der vertrauten Softwareumgebung GEVER-konforme Dokumente zu erstellen und den GEVER-Workflow in ihrem Aufgabenbereich zu steuern.

Öffentliche Verwaltungen in der Schweiz stehen heute vor der Herausforderung, ihre Prozesse an neue Anforderungen anzupassen, wie sie beispielsweise in den Standards des Bundes für die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) definiert sind. Der GEVER-Standard stellt sicher, dass die elektronische Aktenführung schweizweit auf allen Verwaltungsebenen einheitlich erfolgt und garantiert, dass elektronische Dossiers problemlos zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten ausgetauscht werden können.

Für die GEVER-konforme Aktenführung in Verwaltungen existieren unterschiedliche Fachapplikationen, die in der Regel jedoch nicht oder nur teilweise in die normale Office Arbeitsumgebung integriert sind. Für die Benutzer bedeutet dies einen hohen Lernaufwand und Komforteinbussen, da dauernd von der Office-Umgebung zur Fachapplikation und zurück gewechselt werden muss. Manuelles Kopieren von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen und Mehrfacheingaben zu gleichen Dossiers machen die Systeme zudem fehleranfällig. Diese Unzulänglichkeiten haben das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) und Microsoft dazu bewogen, gemeinsam nach einer anwenderfreundlicheren Lösung zu suchen: Ziel war eine GEVER-Lösung, die sich so einfach und intuitiv bedienen lässt, dass sie von den Anwendern gar nicht als solche wahrgenommen wird.

Das Resultat der gemeinsamen Entwicklungsanstrengungen heisst Office Extensions for Business Administration, kurz OXBA (Hinweis: Beim BIT wird die Lösung auch unter dem Namen GEVER Office geführt).