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日期:2015.10.21

Office 365 協助失親兒福利基金會,以 IT 強化專業關懷

自 2004 在台北市開始第一線失親個案家庭服務以來,台北市失親兒福利基金會目前在全國已設有 10 個服務處,並連結超過 40 位社工的專業,共同守護關懷 6,000 位失親兒的教育與成長。基金會採用了 Office 365 雲端服務後,不僅解決長久以來的IT問題、提升工作效率,也讓關懷更無遠弗屆。台北市失親兒福利基金會執行長馮玉玲表示:「使用者的需求其實很簡單,就是系統要穩定,排除各種使用困擾如電子郵件遺失。我們希望資訊系統能提升工作效率,降低成本,並協助社工們提供更好的服務,Office 365 實現了我們的期盼。」

接連資訊災難 耗損社工心力

基金會提供的失親兒成長關懷計畫服務涵蓋獎助學金、心理諮商、課業輔導、慰問關懷和體驗教育等,例如:每年舉辦春之旅、夏令營、全國育幼院運動會等活動,期望陪伴孩子走出失親陰霾,健康喜樂的長大。每位熱血志工都希望能發揮最大的力量,然而卻常常受限於電腦與網路軟硬體設備,往往必須花費加倍的時間與心力。

最初,基金會的電腦設備多是受贈的二手電腦或拼裝牌電腦,常發生龜速、當機、檔案無法存取或離奇消失等問題,造成社工龐大的負擔。而在 2013 年,基金會先是面臨伺服器硬碟和備份機器同時故障,影響自創立以來的所有資料,緊接著又因為電腦中毒發送垃圾信,導致基金會網域被列入黑名單,造成信件無法順利寄送,之後在越南的伺服器機房遭遇大水淹沒,造成個案系統故障停擺,花費了近兩個月才使系統完全恢復。

啟動雲端服務 跨點合作更方便

接連的震撼教育,讓基金會希望能找到更可靠、更穩定、更安心的 IT 解決方案,於是透過開拓文教基金會的牽線,在 2014 年 1 月加入了台灣「科技濃湯」(TechSoup) 軟硬體捐贈平台。

基金會資訊組長林合昕指出,過去他每天大概有近 20% 的工作時間都在解決像是共享檔案打不開、電子郵件不通等的問題。在導入 Office 365 後,Exchange Online 讓基金會徹底擺脫電子郵件黑名單的污名,高達 25MB 的附件檔案空間,使個案報告內夾帶的照片數量不再受限;此外大家也可共享統一的行事曆和通訊錄,並依工作項目建立不同的聯絡人群組。

OneDrive 的資料同步與整合行動裝置功能,也有助於 10 個服務處跨縣市的資料存取,有了 OneDrive 就不用擔心主機故障,即使有不慎蓋掉的檔案也還可以災難復原。馮玉玲說:「我們希望讓個案記錄趨向病歷化,也就是保存完整的歷程,即使社工離職,或是個案搬家而需轉介當地社工,都能以最快速度掌握個案的狀況與需求,儘可能減少交接的額外時間和心力。」

節省外包費用 提升工作效率

基金會計劃利用 Skype for Business 取代以往月租式的定點會議設備,估計每個月可節省 4 千元。尤其基金會的服務據點現已延伸至中國 8 個偏遠省份,服務數百名失親兒童,Skype for Business 是極少數可和當地同仁通訊,而不會被阻擋的工具。

SharePoint Online 則是用於建置內部和對外網站。尤其是對外網站,以往都是外包且常需來回修改,耗費不少時間和費用。今年的全國育幼院運動會網站就改以 SharePoint Online 架設,短短半天就設定完成,後續的資訊更新作業完全交由使用者負責,無需資訊人員介入。

林合昕表示:「個案的情況都是獨特的,但愈困難,就代表行政工作的負擔愈重。我希望自己能運用 IT 的力量來協助大家工作,也很感謝微軟的協助,讓我們能使用先進的雲端科技。」

善用資訊科技 NPO 質化服務提升

經過一年多的使用,社工們已充分享受到資訊科技帶來的便利與效率,工作穩定度與資料安全性的大幅提升,也讓他們安心踏實許多,免於承受不斷擔憂系統是否出狀況的壓力。馮玉玲與林合昕鼓勵有需求的 NPO 組織一起加入改變的行列,主動探索並善用社會與企業所提供的資源,有了穩定的軟硬體系統,社工們才能有更多的心力專注於個案工作上,提供更優質的服務與關懷,一起攜手打造更美好的世界!

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