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博得供應鏈使用 Office 365 讓資安管理更方便

在美國 Office 365 已是企業 IT 使用的主流系統

過去的這 3 年對許多公司來說都是艱辛的 3 年,但對博得人來說,卻是個年年倍數成長的 3 年,在 1 人就能開一家公司、看似了無新意的貨物承攬業(Forwarder)中,博得展現出令人驚訝的產業了解度,並成功執行了創新的經營策略,財務長王建偉笑著說:「我們是靠精心構思的服務,靠精巧的整合,贏得客戶的認同。」首先,博得捨棄其它路線,只經營亞洲-美國航線,提供更多樣化的服務內容,從專注與精緻化建立起優勢;其次,利用資金融通,協助許多因金融風暴受創的亞洲貿易商,幫他們渡過難關,確保他們持續對博得下單,也順勢扮演起貿易商的角色,對於毛利提升大有助益;第三,未來將陸續收購美國當地貨物承攬業者,以及招募經銷商,加快擴點提升市占率;在博得晉身美國前五十大貨物承攬業者時,博得也靠著另一項創新,解決企業成長、逐漸大型化後的整合難題。

難題在於,博得全球分公司電腦系統各自為政,拖累彼此的效率,例如同樣一趟貨運,印尼出貨、台灣付款、美國入關,三家子公司竟要做三份不同的表單報告,像郵件伺服器也是每家子公司各管各的,各自申請網域名稱,資源整合的問題不解決,公司就無法進步,但究竟該從哪裡下手?王財務長回憶:「老闆說,我們就從 Office 365 開始吧。」

哈佛 EMBA 同學與美國客戶一致推薦,管理方便效率提升

原來林皇佑總經理到哈佛大學上 EMBA 課程時,得知同班同學(不少人是美國大型企業的 CEO)的公司大部份都使用 Office 365,這些 CEO 們甚至問他:「你為什麼不用?」因為在美國,Office 365 已是企業基礎 IT 的主流系統,Office 365 主流到什麼地步呢?當時林總經理正在爭取波音公司亞洲零件製造部門的貨運及相關貿易服務業務,波音說,希望博得也使用 Office 365,讓雙方有一致的作業平台,博得可說是在市場一面倒支持的聲浪下,選擇 Office 365 以解決企業管理問題。

「Office 365 低成本就能架構權限管理,就像 AD 一樣好用,並且透過使用者帳號可完整設定權限,最方便。」

博得供應鏈 財務長 王建偉

率先全面導入 Office 365 的是博得台灣母公司,王財務長說:「Exchange Online 郵件系統真的很容易管理。」過去租用某大電信公司信箱,要調整設定或碰到問題只能打電話,等待對方工程師處理,有時工作被迫暫停,自從用了 Office 365,管理權就回到自己手上,管理介面不只好操作,功能也很完整,例如只要簡單設定,就能強制每位員工定期更換密碼,公司安全更有保障,也能統一設定所有員工的簽名檔,塑造整齊、高品質的公司形象,若遇到疑難雜症,一通電話就能享受 Office 365 顧問龍群科技的專業服務,兼具自主管理與在地支援的好處。

信箱大、功能強,SharePoint 更協助建立貨運進度查詢服務

除了好管理,Office 365 信箱功能也很強大,例如系統穩定,保證 99.9% 上線時間,讓博得終於擺脫過去信箱時常當機的風險,擋垃圾信功能也很令人滿意,不像過去每天都會收到很多垃圾郵件,讓公司又多了一道保護,而重視郵件備份的博得,更能藉由 Office 365 完整封存公司所有信件,25G 大信箱也讓使用者能完整保留郵件,可隨時上線查閱,對比從前只有 5G 信箱的時代,王財務長說:「毫無刪信壓力。」

Office 365 的 SharePoint Online 則讓溝通變得更輕鬆,從前討論大小事情都要透過 email,有時一天 400 封信可能只是談一件事,有了 Office 365,只要花幾分鐘就可建立一個小組網站,小組成員可以在類似社群網站的介面留言、討論,清楚又有效率;還可透過權限設定讓客戶進入內部網站查詢貨運進度,這項功能贏得客戶高度好評,「客戶一用就會迷戀上,離不開我們,」王財務長笑說,此外,SharePoint 也是知識管理平台,公司文件版本更新、檔案分享都統一放在這裡,員工自行下載即可。Office 365 以郵件系統、工作平台讓博得人順利整合人與事,帶動公司繼續成長,即使是傳統的貨物承攬業,博得仍將持續在台灣創造出下一個奇蹟。

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陳○三 07-×××-××21#246
王○任 07-×××-××51#7555
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黃○楠 09××-××××70